أفضل نظام إدارة الزائرين في الرياض

إن عملية اختيار برنامج إدارة الزائرين المناسب لعملك من أهم الأمور التي يمكن أن تقدمها لأعمالك، لذلك شركة وقت البيانات تعمل دوماً على تقديم الأفضل لك.

فقط أخبرنا عن المبنى الذي تديره أو الحدث ونحن نساعدك في العثور على أفضل حل، ونقدم لك أفضل نظام لإدراة الزائرين في السعودية.

سواء كنت تدير شركة كبيرة أو صغيرة أو تقيم فعاليات فإننا في وقت البيانات نقدم لك أفضل الحلول دائماً.

في هذه المقالة سوف نعرض عليك أنواع أنظمة إدارة الزائرين و المميزات التي نقدمها في شركة وقت البيانات.

ماهو نظام إدارة الزائرين؟

يتتبع نظام إدارة الزائرين وصول الزوار ومغادرتهم وحركتهم عبر مساحة محمية لتعزيز الأمن وحماية الخصوصية وتنظيم سير عمل الزائر وتبسيطه.

تتلقى معظم أماكن العمل تدفقًا منتظمًا للزوار قد يشمل شركاء العمل والمتقدمين للوظائف وموظفي التوصيل والمقاولين وأفراد عائلة الموظف.

تتمثل وظيفة نظام إدارة الزائرين في جمع معلومات الزوار مثل الاسم ووقت وتاريخ الزيارة ومعلومات الاتصال والصور بحيث يكون هناك سجل واضح لمن دخل وخرج من المبنى بالضبط.

يمكن أن يأخذ هذا شكل ورقة تسجيل دخول الزائر أو تطبيق تسجيل الدخول.

اقرأ أيضًا 8 طرق يساعد بها نظام إدارة زوار المؤسسات عملك على التوفير

 

نظام إدارة الزائرين

أنواع أنظمة إدارة الزائرين

أصبح برنامج إدارة الزوار من أكثر البرامج شيوعاً إنه حل شامل لإدارة أي شخص داخل منشأة في أي وقت مع استكمال سجل الأحداث، وهنا سوف نتعرف على أنواع أنظمة إدارة الزوار:

أنظمة إدارة الزائرين المستندة إلى السحابة

يتم استضافة برامج وبيانات إدارة الزوار بشكل آمن في السحابة ويمكن الوصول إليها من أي مكان تقريبًا.

تتمتع الأنظمة المستضافة على السحابة بالعديد من الفوائد، بما في ذلك النشر السريع وخيارات تكامل الجهات الخارجية، وكلاهما مهم لحل إدارة الزائر.

إدارة الزوار في مكان العمل

هذه هي أنظمة القرن العشرين التي ظهرت في السوق قبل ظهور الحوسبة السحابية، يتم تشغيلها على شبكات الشركة وتخزين البيانات والتطبيقات على جهاز محلي.

لا تزال أنظمة إدارة الزوار المرتبطين بالمضيف قيد الاستخدام في العديد من المؤسسات الكبيرة بما في ذلك المرافق العامة والخاصة.

بعد التطورات في الحوسبة السحابية وتقنيات الإنترنت، تقوم معظم الشركات بنقل إدارة الزوار وأنظمة الأعمال الأخرى إلى السحابة.

الأنظمة المحلية لها القيود التالية مقارنة بالأنظمة القائمة على السحابة:

  • تتطلب استثماراً كبيراً مقدماً.
  • لا يمكن الوصول إليها من خارج المنشأة عبر تطبيق تسجيل الوصول.
  • خطر اختراق البيانات وتعطل الخادم.
  • صعب ومكلف للقياس والصيانة.
  • تتطلب تدريباً إضافياً.

اقرأ أيضًا أهم الميزات والوظائف لنظام الزوار للفعاليات

إدارة الزائرين في الرياض

أنظمة إدارة الزائرين المتكاملة

تتزامن أنظمة إدارة الزوار المتكاملة مع أنظمة التحكم في الوصول.

تعد إدارة الزوار ميزة مضمنة في نظام التحكم في الوصول وهي جاهزة للعمل على الفور مع أجهزة القراءة والأقفال ووحدات التحكم المتوافقة.

أكشاك إدارة الزائرين

تتطلب أكشاك إدارة الزوار والتسجيل الذاتي من الضيف أو الزائر إدخال معلوماتهم باستخدام جهاز لوحي مشترك بشاشة تعمل باللمس أو كشك الخدمة الذاتية الموجود في منطقة المدخل.

مكتب الاستقبال تسجيل الوصول

يعد تسجيل الوصول في مكتب الاستقبال أو الردهة حلاً تقليدياً لإدارة الزائرين وجهاً لوجه للمرافق.

إنها عضوية وشخصية وبديهية ، ولكنها تعاني من نكسات عندما يتعلق الأمر بالنفقات العامة والفعالية وإدارة البيانات.

ميزات نظام إدارة الزائرين

أنواع مختلفة من الأعمال والمباني والمرافق لها احتياجات إدارة زوار متنوعة إلى حد كبير على سبيل المثال، قد ترغب الشركة التي تتلقى عدداً كبيراً من العملاء في تقديم خدمة التسجيل الذاتي وخيارات تسجيل الوصول.

بينما إذا كنت تدير مؤتمراً أو معرضاً قد ترغب في التأكد أن الأشخاص المدعوين فقط قد دخلوا إلى المبنى.

لذلك قبل حصولك على برنامج إدارة الزائرين من شركة وقت البيانات عليك إخبارنا بنوع النظام الذي تريد الحصول عليه لنقدم لك الحل الأمثل لعملك.

فيما يلي أهم ميزات نظام إدارة الزائرين التي تبحث عنها أي منشأة والتي نقدمها في شركة وقت البيانات:

أمن البيانات وخصوصية المستخدم

يجب أن يحتوي برنامج إدارة الزائرين على ميزات أمان البيانات بما في ذلك اتصالات TLS و HTTPS بالإضافة إلى إمكانات التخزين الشاملة.

يجب أن يكون لديها سياسة خصوصية قوية وتساعد الشركة على الامتثال لقوانين الخصوصية المعمول بها.

الإخطار والقدرة على الاتصال

يجب على برنامج إدارة الزوار إخطار المضيفين عندما يقوم الضيف بتسجيل الوصول ، خاصةً إذا كان نظام تسجيل الوصول الذاتي.

ستقوم أنظمة الإخطار بإرسال إشعار للزائر عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية القصيرة أو من خلال التطبيق.

بالإضافة إلى ذلك يمكن للمضيفين إرسال رسائل مهمة وإعلان الطوارئ للزوار.

يمكن أن تشمل الاتصالات قواعد الزيارة ، واحتياطات السلامة الخاصة بفيروس COVID، واستبيانات الفحص الصحي، وإعلانات مهمة أخرى.

اقرأ أيضًا مقدمة عن نظام الزوار للفعاليات

إدارة الزائرين في الرياض

مهام سير العمل قابلة للتخصيص

بغض النظر عما إذا كان العميل أو المقاول أو سائق التوصيل أو الضيف الشخصي قد دخل إلى المبنى، يجب أن يكون نظام إدارة الزوار قادراً على المساعدة في التمييز بين مهام سير العمل المخصصة وتصميمها لكل حاجة.

تجربة الزائر

تبدأ صورة المنظمة عند الباب إن وجود ميزات مريحة مثل تسجيل الوصول الذاتي والتسجيل عن بُعد والدخول بدون تلامس وما إلى ذلك يمكن أن يعطي انطباعاً أولياً رائعاً للمبنى والشركة.

يجب أن تكون برامج إدارة الزوار بديهية للمسؤولين وأي نوع من المستخدمين.

إدارة الامتثال

يعد الامتثال اعتباراً جاداً عند اختيار برامج إدارة الزوار، حيث يوجد الآن في أكثر من 80 دولة قوانين خصوصية لحماية البيانات الشخصية، وقد تحتاج مؤسستك أيضاً إلى الامتثال للوائح .

خيارات التكامل

اعتماداً على طبيعة منشأتك قد تتضمن بعض عمليات الدمج الضرورية أنظمة التحكم في الوصول وبرامج المعرف الرقمي، وأيضاً قوائم المراقبة والاتصال الداخلي بالفيديو وأنظمة المراقبة وغيرها .

التقارير والرؤى

تعتبر رؤى البيانات مهمة للغاية عندما يتعلق الأمر بالمرافق.

نقدم في شركة وقت البيانات ميزات إعداد التقارير والرؤى حسب طلب العميل وعرضها بشكل مخطط رسومي مع إمكانية تصديرها إلى ملف Excel، ويمكن مشاهدة كل التقارير عن طريق أجهزة الجوال.

وأيضاً ميزة إعداد التقارير المتقدمة مع القدرة على تطبيق المرشحات المطلوبة حسب الزوار أو حسب الحدث أو حسب التاريخ.

اقرأ ايضاً: فوائد نظام إدارة الزوار

ماذا تنتظر اطلب برنامج إدارة الزائرين من شركة وقت البيانات واحصل على جميع المزايا والفوائد، وللحصول على البرنامج تواصل معنا

من هنا

المصادر:    rs4it.sa   academy