انظمة ادارة المشاريع في الرياض

أنظمة ادارة المشاريع

توفر أنظمة ادارة المشاريع هيكلا لمديري المشاريع للإشراف على العمل الذي يتحملون مسؤوليته حيث توفر أنظمة ادارة المشاريع  التنظيم ويمكن أن يساعد مدير المشروع على أن يكون أكثر كفاءة في تخصيص الوقت والموارد و إذا كنت تعمل كمدير مشروع فإن تعلم العمل مع أنظمة إدارة المشاريع يمكن أن يكون مفيدا لتقدمك الوظيفي و في هذه المقالة سوف نناقش ماهية نظام إدارة المشروع وما هي المكونات الرئيسية لنظام إدارة المشروع ولماذا يجب عليك التفكير في استخدام نظام إدارة المشروع.

نظام إدارة المشروع هو نموذج للإشراف على تنفيذ المشروع و يمكن أن يوفر إطارا لإدارة التوقعات وتفويض المسؤوليات وإنشاء الإجراءات و قد يستخدم نظام إدارة المشروع برنامجا متخصصا لإدارة المشاريع أو يستخدم حزم البرامج المهنية الشائعة.

 

ما هي المكونات الرئيسية لنظام إدارة المشاريع؟

يغطي نظام إدارة المشروع مجموعة واسعة من العناصر في خطة المشروع حيث يساعدك النظام على تنظيم هذه المعلومات والوصول إليها عند الحاجة بما في ذلك مكونات خطة المشروع الشائعة التالية:

نِطَاق المشروع:

من المهم تحديد نطاق محدد بوضوح للمشروع حيث يحدد التوقعات للمشروع ويضمن أن جميع الأطراف يفهمون هذه التوقعات و يمكن أن يساعد تحديد نطاقك بوضوح داخل نظام إدارة المشروع الخاص بك على تجنب زحف النطاق حيث يحاول العميل أو أصحاب المصلحة إضافة عناصر جديدة دون البدلات المقابلة.

 

مقاييس النجاح:

يعد فهم كيفية حكم أصحاب المصلحة على نجاح المشروع عند اكتماله أمرا مهما عند التخطيط لهذا المشروع وتنفيذه و يضمن تضمين المقاييس المفضلة للنجاح أن جميع الأطراف العاملة أو المستثمرة في المشروع تفهم كيف يقوم المسؤولون بتقييم الأداء في المشروع و هذا يسمح للعمل الأمثل لتلبية تلك التدابير وتجنب سوء الفهم حول التوقعات في نهاية المشروع.

 

الإنجازات:

في نهاية المشروع إذا توقع أصحاب المصلحة نتائج محددة من المشروع فمن المهم تضمين ذلك في نظام إدارة المشروع و قد يتضمن هذا القسم أيضا تفاصيل حول المخرجات مثل معلومات الكمية والجودة و يوفر سرد المخرجات في نظام إدارة المشروع سجلا مكتوبا لتوقعات المشروع لتجنب سوء الفهم أو الخلافات عند التسليم.

 

هيكل العمل:

هيكل تقسيم العمل هو عنصر حاسم في نظام إدارة المشروع يحدد هذا القسم المهام المطلوبة لإنجاز المشروع وتحقيق جميع الأهداف والتوقعات منه ويشمل أيضا الموظفين أو الفرق المسؤولة عن كل مهمة في المشروع ويساعد على ضمان فهم الموظفين لأدوارهم وتوقعاتهم أثناء التنفيذ.

 

البرنامج الزمني:

يعد تحديد جدول زمني خطوة مهمة لأي خطة مشروع حيث يساعد نظام إدارة المشروع في إدارة الجدولة طوال فترة تنفيذ المشروع من خلال توفير جداول زمنية لكل من المشروع الكلي والعناصر الفردية أثناء تنفيذه و قد تتضمن أنظمة إدارة المشاريع الدمج عبر تطبيقات أو أجزاء متعددة من البرامج من أجل تسهيل فهم الموظفين لتوقعات الجدول الزمني وتتبع التقدم المحرز في كل مهمة بالنسبة لتواريخ التسليم المتوقعة.

 

انظمة ادارة المشاريع في السعودية

 

ميزانية:

يعد الاحتفاظ بالمشروع في حدود الميزانية مهمة مهمة لمدير المشروع و يمكن أن يساعدك نظام إدارة المشروع في تتبع كل من الإنفاق الكلي على المشروع ويساعدك على تخصيص ميزانيتك بكفاءة و قد يسمح برنامج إدارة المشاريع داخل نظامك بمراقبة مبسطة لإنفاق الميزانيات المخصصة أيضا و يساعدك هذا في تحديد ما إذا كانت الأقسام تتطلب إعادة تقييم تمويلها لنقلها من مهمة أقل من الميزانية إلى مهمة تحتاج إلى مزيد من التمويل.

 

رقابة جودة:

مراقبة الجودة هي عملية التأكد من أن المخرجات والإنتاج في المشروع يلبي المعايير المطلوبة و قد يضع نظام إدارة المشروع إجراءات وقائية في مكانها الصحيح لتحديد متى تظهر المقاييس أن مستويات الجودة قد انخفضت إلى ما دون حد معين و يتيح لك ذلك إجراء تغييرات سريعة من أجل زيادة مستويات الجودة وتحقيق الأهداف.

 

خطة إدارة الموظفين:

توفر خطة إدارة الموظفين إرشادات لمتخصصي الموارد البشرية داخل المنظمة. يمكن أن يكون جزءا قيما من نظام إدارة المشروع من خلال المساعدة في توفير هيكل لموظفي الموارد البشرية عند العمل مع الموظفين في المشروع وهذا يشمل إدارة الموظفين المعينين للفرق وساعات عملهم في المشروع.

 

لماذا استخدام نظام إدارة المشاريع؟

سواء كنت تتحدث عن العمليات والمبادئ الشاملة أو الحلول التقنية يوفر كلا النظامين للفرق نهجا أكثر تنظيماً للمشاريع و يؤدي هذا المستوى من التنظيم إلى عدد من الفوائد بما في ذلك:

وضوح محسن:

تعني العمليات الواضحة والتواصل المركزي ارتباكا أقل حول أهداف المشروع وكيف ستحققه.

زيادة المساءلة:

وبالمثل يمنح نظام إدارة المشروع أعضاء الفريق رؤية أفضل لكيفية ملاءمتهم للمشروع ككل مما يزيد من إحساسهم بالملكية على المهام المخصصة لهم.

تعاون أفضل:

عندما يفهم الناس ما الذي يعملون من أجله وما يتحملون مسؤوليته  يمكنهم العمل معا بقدر أقل من الاحتكاك والإحباط.

 

النجاح المتكرر:

النظام عبارة عن إطار عمل يمكن استخدامه مرارا وتكرارا مما يعني أنه لا يساعد مشروعا واحدا على النجاح فحسب بل يساعد جميع المشروعات على النجاح.

أضف كل ذلك معا وستصل إلى السبب الرئيسي لاستخدام نظام إدارة المشاريع حيث إنه يمكن فريقك من تقديم المزيد من المشاريع الفائزة في الوقت المحدد وفي ظل الميزانية.

 

الجهود الفاعلة:

أصحاب المصلحة في المشروع هم أولئك الذين لديهم مصلحة مستثمرة في نجاحه و قد يشمل هذا كلا من المستثمرين الخارجيين والملكية داخل المنظمة و يسرد قسم أصحاب المصلحة من هم أصحاب المصلحة في المشروع بالإضافة إلى مستويات سيطرتهم والتي قد تختلف من مشارك نشط إلى مجرد الاستفادة من نتائج عملية ناجحة كما يمكن أن تشمل أيضا أهداف أصحاب المصلحة الفردية للمشروع.

 

خطوط الاتصالات:

الاتصال مهم في أي مشروع ويمكن لنظام إدارة المشروع أن يسهل ذلك بطريقتين أولاً تدوين خطط الاتصال الرسمي داخل المنظمة مثل أي أحداث واجتماعات مهمة و قد يساعدك البرنامج الذي تستخدمه كجزء من أنظمة إدارة المشروع أيضا في تحسين الاتصال في المشروع من خلال توفير برنامج مثل غرف الدردشة الخاصة بالشركة أو أنظمة المراسلة لمناقشة المشروع.

 

تقييم المخاطر:

يعد فهم مخاطر المشروع جزءا أساسيا من التخطيط الفعال لتقليل تعرضك للخطر و يحلل قسم المخاطر في نظام إدارة المشروع كلا من التكلفة المحتملة للمخاطر التي تواجهها في المشروع واحتمالية مواجهتها من أجل تحديد المخاطر الإجمالية التي تمثلها و يمكن أن تشمل المخاطر التي قد تدرجها في هذا المكون المالية المستندة إلى الوقت والجودة.

 

خطة المشتريات:

عند العمل في مشروع يتطلب موارد خارجية من المهم أن تأخذ في الحسبان كيف كنت تنوي الحصول على الموارد بحيث يمكن أن يشير هذا إلى الموارد المادية التي تحتاجها لتنفيذ المشروع و قد يشير أيضا إلى موارد العمل مثل المهام التي تتطلب منك التعاقد مع مهني أو منظمة أخرى.

 

انظمة ادارة المشاريع

 

لماذا استخدام نظام إدارة المشاريع؟

إذا كنت تعمل في إدارة المشاريع فقد يتيح لك إنشاء نظام إدارة المشروع تحقيق نتائج محسنة في مشاريعك بحيث تتضمن بعض فوائد نظام إدارة المشروع الرسمي ما يلي:

 

تخطيط المشروع:

إن استخدام نظام إدارة مشروع منظم يجعل من السهل إنشاء خطة مشروع فعالة و تسمح لك الأنظمة المتكاملة بفحص جميع المعلومات ذات الصلة بالمشروع وتنظيمها بطريقة تسهل عليك متابعتها كما يساعد هذا عند إنشاء خطتك حيث يتيح لك اتخاذ قرارات مستنيرة خلال عملية التخطيط.

 

تقدير الميزانية:

إدارة الميزانية هي واحدة من أهم المهام كمدير مشروع حيث يساعد الحفاظ على مشروعك في حدود الميزانية في الحفاظ على رضا أصحاب المصلحة و يتيح لك وجود ميزانية تلبية جدولك الزمني وإنجازاتك دون الحاجة إلى إضافة تمويل إضافي كما تساعد أنظمة إدارة المشروع على تسهيل الإنفاق المالي الفعال طوال فترة مشروعك لإبقائك في حدود الميزانية.

 

تنظيم الوثيقة:

يمكن أن يساعد استخدام برنامج نظام إدارة المشروع في الحفاظ على تنظيم المستندات الخاصة بالمشروع. تسمح العديد من حزم برامج نظام إدارة المشاريع المخصصة بتعيين الوصول إلى الملفات لعدة مستخدمين كما يتيح لك ذلك تجميع المستندات الضرورية والملفات الأخرى معا والتأكد من أن جميع الموظفين المعنيين يمكنهم الوصول إليها في مكان واحد كما إن تزويد موظفيك بالمستندات التي يحتاجونها في مكان واحد يمكن أن يجعل الوصول إلى الملفات أسهل وأسرع.

 

إدارة الوقت:

المواعيد النهائية هي مقياس مهم يستخدم للحكم على نجاح مديري المشاريع كما تساعدك أنظمة إدارة المشاريع في الحفاظ على مشروعك في الموعد المحدد بالإضافة إلى تزويد الموظفين بالموارد والتوجيهات الواضحة التي يحتاجون إليها للعمل بشكل أكثر إنتاجية كما يمكن لنظام إدارة المشروع أيضا مساعدتك في مراقبة التقدم من أجل تحديد المجالات التي تتأخر فيها عن الجدول الزمني مبكرا من أجل إجراء التغييرات التي تحتاجها تحقق أهدافك.

 

تفويض المهمة:

عند إدارة مشروع من المهم تعيين المهام للموظفين أو الفرق الأكثر ملاءمة لإكمالها كما يساعدك نظام إدارة المشروع المنظم على تحديد أولويات مهامك و هذا مهم بشكل خاص للمهام ذات المتطلبات من المهام الأخرى في المشروع للتأكد من تعيينها بالترتيب الصحيح كما يمكن أن يساعدك هذا في العثور على أفضل طريقة لتخصيص المهام لأعضاء الفريق من أجل زيادة الكفاءة الإجمالية لفريقك ورفع مستويات الإنتاجية في المشروع.

 

تخصيص الموارد:

من المهم كمدير مشروع أن تستخدم الموارد المتاحة لك لتحقيق أقصى فائدة. يساعد نظام إدارة المشروع على توفير فهم أكثر شمولاً لمشروعك أثناء مرحلة التخطيط وأثناء تقدمه كما يمكن أن يسمح لك هذا بتحليل الموارد المتاحة وتحديد المجالات لاستخدامها لتوليد النتائج المثالية في المشروع.

 

تتبع الأداء:

من خلال متابعة التقدم والأداء في المشروع طوال فترة تنفيذه كما يمكنك تحديد الفرق والموظفين الذين يتفوقون ويحققون مستويات أعلى و هذا فعال في توفير الحافز للمجموعات ومساعدة أعضاء الفريق على تحسين أدائهم من خلال عكس مجموعات أكثر فعالية كما يسمح لك بتحديد الأداء الرائد و يمكن أن يوفر هذا معلومات مفيدة عند التفكير في الترقيات الداخلية أو تحديد كيفية تعيين مهام مهمة في المستقبل.

 

لطلب النظام يمكنكم التواصل معنا في شركة وقت البيانات وطلب الخدمة

من هنا