البريد الإلكتروني او الايميل هو طريقة لتبادل الرسائل المخزنة على الكمبيوتر عن طريق الاتصالات وعادة ما يتم تشفير رسائل البريد الإلكتروني في نص الكود القياسي الأمريكي لتبادل المعلومات ومع ذلك يمكنك أيضا إرسال ملفات غير نصية مثل الصور الرسومية وملفات الصوت كمرفقات يتم إرسالها في تدفقات ثنائية حيث كان البريد الإلكتروني أحد الأنشطة الأولى التي يتم إجراؤها عبر الإنترنت ولا يزال الاستخدام الأكثر شيوعا ويمثل البريد الإلكتروني نسبة كبيرة من إجمالي حركة المرور عبر الإنترنت كما يمكن أيضا تبادل البريد الإلكتروني بين مستخدمي مزودي الخدمة عبر الإنترنت وفي شبكات أخرى غير الإنترنت العامة والخاصة ولهذا تستخدم الشركات استضافة الايميل لتقوم بعمل شبكة من الايميلات الخاصة بموظفين هذه الشركة لذلك يجب ان تبحث عن شركة تأمن لك استضافة ايميلات للشركات في جدة.
يمكن توزيع البريد الإلكتروني على قوائم الأشخاص وكذلك على الأفراد كما يمكن إدارة قائمة التوزيع المشتركة باستخدام عاكس البريد الإلكتروني حيث تمكنك بعض القوائم البريدية من الاشتراك عن طريق إرسال طلب إلى مسؤول القائمة البريدية وتسمى القائمة البريدية التي تتم إدارتها تلقائيا بخادم القائمة.
البريد الإلكتروني هو أحد البروتوكولات المضمنة في مجموعة بروتوكولات التحكم في النقل ضمن بروتوكول الإنترنت (TCP / IP) كذلك بروتوكول شائع لإرسال البريد الإلكتروني هو Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) والبروتوكول الشائع لاستلامه هو Post Office Protocol 3 (POP3).
اليوم غالبا ما يستخدم مصطلح البريد الإلكتروني لتضمين كل من البريد الإلكتروني المستند إلى المستعرض مثل Gmail والبريد الإلكتروني غير المستند إلى المتصفحات مثل Outlook لـ Office 365 ومع ذلك تم التمييز سابقًا في تعريف البريد الإلكتروني على أنه برنامج غير متصفح لانه يتطلب خادم بريد إلكتروني وعملاء مخصصين وتتمثل مزايا استخدام البريد الإلكتروني غير المتصفح في التكامل مع الأنظمة الأساسية لبرامج الشركة وتعزيز الأمان ونقص الإعلانات.
استخدامات البريد الإلكتروني
يمكن استخدام البريد الإلكتروني بعدة طرق إما شخصيا أو داخل منظمة وكذلك واحدا لشخص واحد أو بين مجموعة كبيرة من الأشخاص.
- يجد معظم الناس أن البريد الإلكتروني وسيلة مفيدة للتواصل مع الأفراد أو مجموعات صغيرة من الأصدقاء أو الزملاء لإنه يمكن المستخدمين من إرسال واستقبال المستندات والصور والروابط والملفات الأخرى بسهولة علاوة على ذلك فإنه يوفر للمستخدمين مرونة التواصل مع الآخرين وفقا لجدولهم الزمني الخاص.
- من الاستخدامات المفيدة الأخرى للبريد الإلكتروني للتواصل الفردي أو الجماعي الصغير إرسال رسائل بريد إلكتروني للمتابعة المهنية بعد المواعيد أو الاجتماعات أو المقابلات أو تذكير المشاركين بالاقتراب من المواعيد المحددة والأنشطة الحساسة للوقت كما أنه يمكن المستخدمين من تذكير جميع الحاضرين في الاجتماع بحدث قادم بسرعة وسهولة أو إخطار المجموعة بتغيير الوقت ويتم المساعدة في ذلك من خلال دمج التقويمات والمواعيد في معظم منصات خدمة البريد الإلكتروني.
- علاوة على ذلك يمكن للشركات استخدام البريد الإلكتروني لنقل المعلومات إلى عدد كبير من الموظفين والعملاء والعملاء المحتملين ويتم استخدام البريد الإلكتروني بشكل متكرر في الرسائل الإخبارية حيث يتم إرسال المشتركين في القائمة البريدية محتوى معينا ومروجا له من شركة وحملات تسويق عبر البريد الإلكتروني المباشر حيث يتم إرسال إعلان أو ترويج إلى مجموعة مستهدفة من العملاء.
- يمكن أيضا استخدام البريد الإلكتروني لتحويل العملاء المحتملين إلى عملاء يدفعون أو لنقل عملية بيع محتملة إلى عملية شراء مكتملة على سبيل المثال قد تنشئ شركة بريدا إلكترونيا آليا يتم إرساله إلى المشترين عبر الإنترنت الذين يحتفظون بالعناصر في سلة التسوق الخاصة بهم لفترة محددة من الوقت وقد يذكر البريد الإلكتروني العميل أن لديه منتجات موجودة في سلة التسوق الخاصة به ويشجعه على إكمال عملية الشراء قبل نفاد المخزون.
- رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة التي تطلب من العملاء إرسال مراجعة بعد إجراء عملية شراء شائعة أيضا وقد تتضمن استبيانا يطلب من العملاء مراجعة جودة الخدمة أو المنتج الذي تلقوه مؤخرا.
أنواع رسائل البريد الإلكتروني
يتم استخدام التسويق عبر البريد الإلكتروني من شركة إلى شركة (B2B) من قبل الشركات التي تحاول تسهيل تبادل المعلومات أو المنتجات أو الخدمات بين مؤسساتها وغيرها وإنه يختلف عن التسويق عبر البريد الإلكتروني من شركة إلى مستهلك (B2C) لأنه يركز على نقل المنطق والمنطق وراء قرار شراء معين فيما يتعلق باحتياجات العمل المحددة بدلا من جذب مشاعر المستهلكين لإقناعهم بشراء منتج وتتضمن بعض الأنواع المختلفة من رسائل البريد الإلكتروني B2B ما يلي:
- يتم إرسال رسائل البريد الإلكتروني الترحيبية إلى المشترين المحتملين بعد اشتراكهم في أنشطة الاشتراك الخاصة بالأعمال مثل قائمة بريدية أو مدونة أو ندوة عبر الإنترنت وغالبا ما تحتوي على معلومات إضافية مفيدة للمشترك الجديد كما يمكن أن يساعد إرسال سلسلة من رسائل البريد الإلكتروني الترحيبية الشركة في إقامة علاقة مع المشتري وتحسين ولاء المشتركين.
- تقدم رسائل البريد الإلكتروني الترويجية نوعا من الصفقات للمشترين مثل نسبة مئوية من سعر الشراء أو شهر مجاني من الخدمة أو رسوم مخفضة أو محذوفة للخدمات المدارة وهذا هو النوع الأكثر شيوعا من البريد الإلكتروني B2B.
- تستخدم رسائل البريد الإلكتروني لرعاية العملاء المحتملين ولتثقيف المشترين المحتملين بالحلول والخدمات المتاحة في محاولة لنقل أي بيع منظور إلى عملية شراء مكتملة وتعرف رسائل البريد الإلكتروني التي تهدف إلى رعاية العملاء أيضا باسم حملات التشغيل.
- يتم إرسال رسائل البريد الإلكتروني بشكل روتيني إلى جميع المشتركين في القائمة البريدية إما يوميا أو أسبوعيا أو شهريا وتحتوي الرسائل على محتوى محدد نشرته الشركة مؤخرا حيث يوفر للشركات فرصة لنقل المعلومات المهمة لعملائها من خلال مصدر واحد وقد تتضمن الرسائل الإخبارية عناوين أو تسميات توضيحية للأخبار ذات الصلة بالصناعة مع روابط للمقالات الكاملة ودعوات الأحداث ومنشورات مدونة الشركة وعروض المحتوى.
- غالبا ما تستخدم رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالتدريب والتي تعرف أيضا باسم رسائل البريد الإلكتروني لما بعد البيع لتعزيز ولاء العملاء ويمكن استخدام رسائل البريد الإلكتروني هذه لتعريف المشترين بالخدمات المقدمة أو تثقيفهم حول كيفية استخدام منتجاتهم المشتراة حديثا وغالبا ما تتضمن نصائح حول كيفية استخدام وإدارة المنتجات أو الخدمات الجديدة بحيث يمكن أن تساعد رسائل البريد الإلكتروني المدمجة العملاء في تسهيل اعتماد المستخدم عند مواجهة عمليات نشر الخدمة على نطاق واسع.
مزايا البريد الإلكتروني للشركات
تشمل مزايا البريد الإلكتروني ما يلي:
- فعاله من حيث التكلفه وهناك العديد من خدمات البريد الإلكتروني المجانية المتاحة للأفراد والمؤسسات بمجرد اتصال المستخدم بالإنترنت ولا توجد رسوم إضافية للخدمة.
- يوفر البريد الإلكتروني للمستخدمين عملية اتصال غير عاجلة تمكنهم من إرسال رد عندما يكون ذلك مناسبا و يتيح هذا أيضا للمستخدمين التواصل بغض النظر عن جداولهم الزمنية المختلفة أو مناطقهم الزمنية.
- إذا كان المستخدم لديه الوصول إلى الإنترنت فيمكن الوصول إلى البريد الإلكتروني من أي مكان وفي أي وقت.
- السرعة والبساطة لان رسائل البريد الإلكتروني سريعة وسهلة الإنشاء مع توفر المعلومات وجهات الاتصال بسهولة كما يمكن أيضا استبدالها بسرعة بأقل وقت تأخير.
- إرسال جماعي بحيث يجعل البريد الإلكتروني إرسال رسالة واحدة إلى مجموعات كبيرة من الأشخاص أمرا سهلا وممكنا.
- يمكن البريد الإلكتروني المستخدمين من تصفية رسائلهم وتصنيفها كما يمكن أن يؤدي ذلك إلى منع ظهور رسائل البريد الإلكتروني غير المرغوب فيها مثل البريد العشوائي والبريد غير الهام مع تسهيل العثور على رسائل محددة عند الحاجة إليها.
- يمكن حفظ عمليات تبادل البريد الإلكتروني والبحث عنها بسهولة ويتيح ذلك للمستخدمين الاحتفاظ بالمحادثات المهمة أو التأكيدات أو الإرشادات في سجلاتهم واستعادتها بسرعة إذا دعت الحاجة إلى ذلك.
أمان البريد الإلكتروني
تم تصميم البريد الإلكتروني ليكون نظاما أساسيا مفتوحا ويمكن الوصول إليه ويمكن المستخدمين من التواصل مع بعضهم البعض ومع الأشخاص أو المجموعات داخل المؤسسة ونتيجة لذلك فهو ليس آمنا بطبيعته وأمن البريد الإلكتروني ضروري.
أمان البريد الإلكتروني هو المصطلح المستخدم لوصف التقنيات المختلفة التي يمكن استخدامها من قبل الأفراد والمؤسسات ومقدمي الخدمات لحماية المعلومات الحساسة المحفوظة في اتصالات وحسابات البريد الإلكتروني من الوصول غير المصرح به أو الضياع أو التدمير.
يمكن للأفراد حماية حساباتهم بشكل استباقي عن طريق إنشاء كلمات مرور قوية وتغييرها بشكل متكرر ويجب على المستخدمين أيضا إنشاء عوامل تصفية ومجلدات للرسائل غير المرغوب فيها لفصل رسائل البريد الإلكتروني التي يحتمل أن تكون ضارة والبريد غير الهام بالإضافة إلى تثبيت برامج مكافحة الفيروسات والبرامج الضارة وتشغيلها على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم.
تتضمن بعض أفضل الممارسات التي يمكن للمؤسسات فرضها لتأمين البريد الإلكتروني تنفيذ بوابة أمان البريد الإلكتروني وتدريب الموظفين على الاستخدام المناسب للبريد الإلكتروني ونشر حلول تشفير البريد الإلكتروني المؤتمتة.
تعالج بوابات البريد الإلكتروني وتفحص جميع رسائل البريد الإلكتروني المستلمة للتحقق من وجود تهديدات لا ينبغي السماح بدخولها إلى النظام. البوابة متعددة الطبقات هي أفضل طريقة لأن الهجمات تزداد تعقيدا وتعقيدا وإن تدريب الموظفين على كيفية استخدام البريد الإلكتروني بشكل صحيح وكيفية التمييز بين الرسائل الضارة يمكن أن يساعد المستخدمين على تجنب تهديد البريد الذي لم يتم اكتشافه بواسطة البوابة.
تستخدم حلول تشفير البريد الإلكتروني الآلي لفحص جميع الرسائل الصادرة بحثا عن معلومات قد تكون حساسة وإذا تم اعتبار المادة حساسة فسيقوم الحل الآلي بتشفير المحتوى قبل إرساله إلى المستلم المقصود وتمنع هذه العملية المهاجمين من الوصول إلى المعلومات الحساسة حتى لو قاموا باعتراضها حيث سيتمكن المستلمون الذين لديهم إذن لعرض البريد الإلكتروني فقط من رؤية المحتوى الذي تم فك تشفيره.
يمكن لمزودي خدمة البريد الإلكتروني أيضا تحسين أمان البريد الإلكتروني من خلال إنشاء معايير وآليات تحكم في الوصول وكلمة مرور قوية بالاضافة الى ذلك يضمن مقدمي الخدمة أيضا توفير حلول التشفير والتوقيعات الرقمية لحماية رسائل البريد الإلكتروني أثناء النقل وفي صناديق الوارد الخاصة بالمستخدمين كما يجب على مزودي الخدمة تطبيق جدران الحماية وتطبيقات برامج تصفية البريد العشوائي لحماية المستخدمين من الرسائل غير المعترف بها والخبيثة وغير الجديرة بالثقة.