نظام الاتصالات الإدارية في السعودية

افضل نظام للإتصالات الإدارية في السعودية

يعمل نظام الإتصالات الإدارية المقدم من شركة وقت البيانات على تحويل نظام المعاملات اليدوي الى نظام رقمي يتم فيه أتمة كاملة لعملية تبادل المعاملات الصادرة والواردة داخل المؤسسة الواحدة وكيفية تعاملها مع الجهات الخارجية سواء الحكومية او الخاصة او الشركات المختلفة والأفراد، يستطيع نظام الإتصالات الإدارية توفير الوقت والجهد مع الدقة العالية فى متابعة سير وتبادل المعاملات مع امكانية الاتصال المباشر بين الوحدات الادارية والعديد من العمليات الاخرى لمتابعة المعاملات . .

يهدف افضل نظام للإتصالات الإدارية في السعودية المطور من قبل شركة وقت البيانات إلى أتمتة جميع أعمال وأقسام الاتصالات الإدارية في الشركات، حيث يقوم النظام بملاحقة جميع المراسلات الصادرة والواردة من الجهات المختلفة ومتابعتها من خلال تنفيذ الإجراءات اللازمة عليها من عمليات العرض و الإحالة والتسديد و تدقيق المعاملات.

إن العمليات الأساسية التي يقوم بها نظام الإتصالات الإدارية هي إدارة المراسلات الصادرة والواردة من والى الشركات سواء الداخلية منها أو الخارجية حيث أن المراسلات الصادرة هي المراسلات التي تصدر عن الإدارة ويشمل الخطابات الرسمية للشركات، المعاملات ، التعاميم ، البرقيات ، القرارات وغيرها من العمليات التي تتم داخل الشركات. أما المراسلات الواردة هي التي ترد إلى الإدارات المختلفة سواء من إدارات الشركة  الداخلية أو الخارجية.

ويقوم النظام بمتابعة كل العمليات ابتداءً من إدخال قيد المعاملة وتسجيلها ضمن قاعدة البيانات و عرضها و تدقيقها  وتسديدها و متابعتها إلى أن يتم إرسالها الى الجهة المطلوبة أو إنهائها واكمال المطلوب منها .

يعمل افضل نظام للإتصالات الإدارية في السعودية بأخذ نسخ عن قيد المعاملات الصادرة و الواردة ومعالجتها بطرق ومفاهيم منظمة ومعروفة لدى العاملين في مجال الإدارة  وذلك عن طريق حفظها في سجلات محددة أعدة لهذه الغاية مما يسهل معالجة المعلومات وإجراء العمليات عليها بدقة و كما يضمن سهولة الرجوع إلى إي معاملة عند الحاجة إلى ذلك.

نظام الاتصالات الإدارية

اهم الوظائف التي يقوم بها نظام الاتصالات الإدارية:

  • الربط المركزي بين جميع الإدارات أو بعضها.

  • إدارة المراسلات الداخلية والخارجية مع جميع الإدارات والشركات.

  • التوافق التام مع برامج الموارد البشرية وأنظمة الرواتب والنظام المالي ونظم إدارة المشروعات في الشركات.

  • تصنيف المعاملات في اماكن خاصة حسب نوع المعاملة وإمكانية التعامل معها حسب صلاحية الموظفين داخل كل إدارة.

  • إمكانية تصدير أو إرسال المعاملة لعدة جهات مع إمكانية إعادة توجيهها على عدة مستويات من الإدارة المعنية بالمعاملة.

  • يستطيع النظام إرسال ملفات مرفقة عن طريق اختيار ملفات مخزنة سابقا لدى الموظف أو عن طريق المسح الضوئي المباشر للمستندات وإرفاقها مع المعاملة.

  • سهولة ترتيب وتنظيم المعاملات مع أمكانية البحث عن اي معاملة بسهولة عن طريق رقم المعاملة أو الأسم او اسم الموظف المسؤول عنها.

  • يوفر النظام إصدار تقارير فورية تحتوي على جميع الحركات والتعديلات التي تمة على المعاملة حيث تعطي التقارير صورة واضحة لمتابعة الموظفين وتسهيل عملية اتخاذ القرار من قبل الإدارة.

 

لماذا تختار افضل نظام للإتصالات الإدارية في السعودية المقدم من وقت البيانات؟

  • متابعة المعاملات بين الإدارات المختلفة داخل المؤسسة و أيضا معاملات المؤسسة مع الجهات الخارجية .

  • تعيين أكثر من مستوى لسرية المعاملات .

  • متابعة تاريخ المعاملة والى من ومتى أسندت.

  • تعريف أنواع المعاملات.

  • تعريف أنواع من الجهات التي يتم التعامل معها الخارجية والداخلية.

  • استعرضها حسب الموظف او النوع او القسم او الفرع او المدينة.

  • أرشفة البيانات.

  • نسخ احتياطي للبيانات.

  • إمكانية إنشاء هيكل تنظيمي للمنشأة (الجهة وفروعها وإداراتها وأقسامها والموظفين).

  • إمكانية إعادة تفعيل المعاملة بعد اغلاقها.

  • إدارة صلاحيات المستخدمين.

  • استخدام الباركود

  • التوافق مع جميع شاشات الأجهزة الذكية.

  • صفحة معلومات لكل مستخدم تحتوي اسمه وصورته الشخصية ومعلومات اخرى.

  • إمكانية طباعة المعاملة بالبار كود.

  • إضافة متابعين للمعاملة.

  • توزيع صور من المعاملات على الادارات المختصة بشكل آلي عبر النظام أو البريد الإلكتروني.

  • يوفر النظام آلية سهلة لربط المعاملات مع بعضها من خلال علاقات التسديد والالحاق، ويضمن النظام استعراض المعاملة بكافة تفاصيلها أي المعاملة وجميع المعاملات المتعلقة أو المتصلة بها.

شركة وقت البيانات لديها فريق مميز من خدمة العملاء قادر على توضيح جميع مزايا نظام الإتصالات الإدارية اطلب النظام من هنا