برنامج تنظيم وإدارة المشاريع

عملية تنظيم المشاريع عملية معقدة تحتاج الى برنامج تنظيم وإدارة المشاريع حيث يجب تنفيذ بعض المهام بترتيب معين لنفرض مثلاً أنك تنظم عملية بناء منزل فإنه لا يمكنك تثبيت النوافذ إذا لم تقم بتركيب الجدران بعد ومن المحتمل أن يكون لديك العشرات من المقاولين الذين يعملون في المنزل وعليك أن تعرف الأيام التي يكونون متاحين فيها لصب الأساس ووضع البلاط وما إلى ذلك، ثم عليك أن تقوم بجدولتها ليس فقط بناءً على مدى توفرها ولكن أيضاً على أساس كل مهمة تحدث بالترتيب الصحيح.

طريقة إدارة مشروع معقد مثل هذا بما في ذلك جميع الوظائف التي يجب أن يقوم بها من ومتى تحتاج الى استخدام برنامج تنظيم وإدارة المشاريع.

برنامج تنظيم وإدارة المشاريع هو نوع من التطبيقات التعاونية حيث يقوم جميع الأشخاص الذين يعملون في مشروع بتسجيل الدخول ومعرفة ما يفترض بهم القيام به ومتى، كما يسجل هؤلاء الأشخاص أيضاً تقدمهم في تلك المهام ويضيفون التفاصيل ذات الصلة مثل الملاحظات حول أي تغييرات مع مستوى الصلاحية المناسبة  ويمكن للمدراء والمشرفين أيضاً معرفة ما يفعله الموظفون والعمال وما المتطلبات التي يجب تلبيتها لهم لإنجاز العمل بالسرعة والدقة.

بالنسبة للشخص أو الأشخاص الذين يديرون المشروع يوفر برنامج تنظيم وإدارة المشاريع نظرة عامة واضحة على المشروع وحال سير العمل به، هل جميع المهام تسير على الطريق الصحيح ليتم الانتهاء منها في الوقت المحدد؟ إذا تأخرت إحدى المهام كيف تؤثر على المواعيد النهائية المتوقعة للمهام الأخرى؟ هل يوجد شخص ما للقيام بمهمة عاجلة إذا كان الشخص المكلف بذلك مريضاً؟ بالإضافة إلى ذلك  برنامج تنظيم وإدارة المشاريع يدعم تتبع الموارد المالية حيث يقوم التطبيق أيضاً بإخبار الأشخاص المسؤولين عما إذا كان المشروع يعمل وفقاً للميزانية أم لا.

الخدمات التي يقدمها برنامج تنظيم وإدارة المشاريع

  • يتيح لك برنامج تنظيم وإدارة المشاريع تتبع وإدارة أي نوع من المشاريع مثل إنشاء منتج جديد أو بناء منزل أو موقع ويب أو إطلاق حملة تسويقية وعادةً ما تتعقب الفرق التي تستخدم برنامج تنظيم وإدارة المشاريع أكثر من مشروع واحد في كل مرة، حيث يساعدهم البرنامج في معرفة موعد جدولة العمل بناءً على الوقت الذي تحتاج فيه الأمور إلى إنجاز والموارد البشرية المتاحة للقيام بها.
  • يكتشف برنامج تنظيم وإدارة المشاريع لمشكلات قبل حدوثها من خلال تتبع تقدم العمل والمهام الفردية على سبيل المثال بعد إكمال ست ساعات من مهمة يقدر أنها تستغرق ثماني ساعات إجمالا يمكن ل برنامج تنظيم وإدارة المشاريع إصدار صوت تنبيه عندما يكون الموعد النهائي وقبل موعد التسليم.
  • تقدم أقوى تطبيقات إدارة المشاريع أيضاً إعادة تدفق جدول المشروع تلقائياً عندما تنحرف المهام عن المسار حيث يقوم البرنامج  بإنشاء تقارير تعطي المدراء نظرة ثاقبة حول أعضاء الفريق الذين لديهم الكثير جداً أو القليل جدًا من العمل المخصص لهم ويتيح لك البرنامج تتبع ميزانيات المشروع أيضاً  وتسجيل الساعات القابلة للفوترة حتى تتمكن من إرسال الفواتير إلى العملاء مقابل وقت العمل.

برنامج إدارة المشاريع

اختيار برنامج تنظيم وإدارة المشاريع المناسب لنشاطك

قد يستغرق اختيار برنامج تنظيم وإدارة المشاريع المناسب بعض الوقت لكن الأمر يستحق أن يتم تنفيذه بشكل صحيح قبل طرحه على فريق بأكمله عادةً ما يكون لتطبيقات إدارة المشاريع تكلفة إعداد كبيرة حتى عندما يكون من السهل تعلم الاستخدام والسماح لك باستيراد البيانات، لا يزال الأمر يستغرق وقتاً لضبط البرنامج للقيام بما تريد القيام به ومن ثم إشراك الجميع في استخدامه.

عند تحديد برنامج تنظيم وإدارة المشاريع المراد استخدامه من المهم التفكير في نوع العمل الذي يقوم به فريقك وعدد الأشخاص في المؤسسة وكيف تريد إدارة عملك وهناك الكثير من الخيارات الممتازة التي تناسب كل ميزانية.

من خلال تطبيق إدارة مشروع موثوق به يمكن للأشخاص التعاون بسهولة أكبر في أعمال المشروع بالإضافة إلى ذلك يمكن لأصحاب الأعمال ومديري الفريق الحصول على رؤى مفيدة حول كيفية عمل فرقهم وما إذا كانت المشاريع تسير في المسار الصحيح وكيفية توجيههم للعودة إلى مكان ناجح عند الانزلاق.

مميزات برنامج تنظيم وإدارة المشاريع

  • تقسيم المشروع الى عدة مراحل وتحديد المهام المطلوبة بكل مراحله.
  • انجاز المشروع بالجودة المطلوبة وفي الوقت المقدر وبالتكلفة المحددة.
  • تقسيم المشروع ومطابقتة مع ماهو مخطط له لمعرفة الانحرافات ومعالجتها.
  • ادارة المستخلصات وتجهيزها وفقاً للعقود المبرمة.
  • الأعمال الإضافية.
  • نسبة الإنجاز.

برنامج إدارة المشاريع

ما هي فوائد برنامج تنظيم وإدارة المشاريع

يمكن أن يكون برنامج إدارة المشروع الناجح لا يقدر بثمن بالنسبة للأعمال التجارية وتشمل الفوائد على:

– الوضوح:

يقوم برنامج تنظيم وإدارة المشاريع بمحاذاة عدة مشاريع معاً لتحقيق هدف واحد مشترك وهذا يعني أن مديري المشاريع واضحون بشأن مخرجاتهم الفردية ويمكنهم تخطيط أنشطتهم وفقًا للأهداف الاستراتيجية للبرنامج.

– الكفاءة:

في عملية إدارة البرنامج يتم وضع مجموعة من المشاريع في مكان واحد ويمكن لمديري البرامج استخدام برنامج إدارة المشاريع للإشراف على التقدم المحرز في جميع المشاريع في لمحة وتحديد أولويات الموارد وفقًا لذلك.

– إدارة المخاطر:

من خلال تمكين مديري المشاريع من الإبلاغ عن نقاط الضعف عند ظهورها كما يمكن إنشاء مجموعة من أفضل الممارسات لتحديد المخاطر المماثلة في وقت مبكر وتجنب تكرار الأخطاء.

– تسجيل المشاريع:

تقييد المشاريع الخدمية وربط المهام بها والمواد الخاصة بالمشروع وتسجيل اعداد ساعات العمل والمسؤول عن انجاز المهام.

– إدارة المهام الأعمال:

ستظهر المهام المسندة بدفتر المهام الخاص بكل موظف ويكمن معرفة تواريخ تحقيقهم لانجاز المهام التي تم تكليفهم بها.

– الربط:

ربط المهمة بوثائق البرامج الاخرى كالمحاسبة وبرنامج شؤون الموظفين ورفع الوثائق والمرفقات مع أي مهمة تنجز.

لطب البرنامج يمكنكم التواصل معنا في شركة وقت البيانات وطلب الخدمة من هنا