هل تفتقد شركتك باستمرار المواعيد النهائية وتواريخ الاستحقاق؟ إذا كان الأمر كذلك، فتعرف على كيفية قيام نظام إدارة المهام بتحسين إدارة سير العمل، وهل تقع شركتك ضحية للتنفيذ غير الفعال للمهام؟ هل يفقد فريقك باستمرار المواعيد النهائية؟
إذا كان الأمر كذلك فقد تحتاج إلى التفكير في نظام إدارة المهام الذي يعد ضرورياً لأنه يقدم أفضل الحلول للإدارة.
يقوم برنامج إدارة المهام بإدارة المهام وتتبع الوقت والتعاون مع فريقك كما يساعدك على إكمال المهام مع الالتزام بالمواعيد النهائية في الوقت المحدد.
تستخدم الكثير من الشركات هذا النظام لأنها تدرك أهمية إدارة المهام بالطريقة الصحيحة، نقدم لك في هذه المقالة بعض الفوائد الرئيسية لاستخدام برنامج إدارة المهام الفعالة.
نظام إدارة المهام
على الرغم من أن إدارة المهام قد تبدو مشابهة لإدارة المشاريع، إلا أنهما ليست متشابهتين تمامًا.
نظام إدارة المهام هو أحد التطبيقات التي تساعد في تنظيم المهام وتبسيطها، ويتم تحديد أولويات المهام وفقًا لأهميتها، ويساعد ذلك في تحقيق أهداف إدارة المشروع.
ما يميز نظام إدارة المهام هو قدرته على تحسين إدارة سير العمل وزيادة الكفاءة والفعالية في إنجاز المهام. إليك بعض النقاط الرئيسية:
- إنشاء المهام وتعيين المواعيد النهائية:
- يمكن للفريق إنشاء مهام جديدة وتحديد مواعيدها النهائية.
- يتيح لك نظام إدارة المهام تتبع تقدم المهام وتحديث حالتها بشكل مستمر.
- تحديد الأولويات وتوزيع الموارد:
- يمكن استخدامه لتحديد المهام الأولوية وتخصيص الموارد المتاحة.
- يساعد في تعيين الأدوار والمسؤوليات لأعضاء الفريق.
- التعاون وتبادل المعلومات:
- يتيح للفريق التعاون بشكل أفضل وتبادل المعلومات والملفات ذات الصلة بالمهام.
- يمكن استخدامه لحل الإشكاليات بشكل سريع وفعال.
- مراقبة المهام من البداية إلى النهاية:
- يساعد في اتخاذ قرارات نشطة لمهام المشروع.
- يتيح متابعة التغييرات في الوقت الفعلي.
بالإضافة إلى ذلك، يُعنى نظام إدارة المهام بجوانب مثل الوقت والموارد والتكرار. يستخدمه العديد من الشركات والمؤسسات لزيادة الكفاءة والإنتاجية.
من المتوقع أن يشهد سوق أنظمة إدارة المهام نموًا مستمرًا، ويُتوقع أن يصل حجمه إلى 4.33 مليار دولار أمريكي بحلول عام 2023.
اقرأ أيضًا نظام متابعة المهام للشركات
ما هي ميزات تطبيق ادارة المهام؟
نظام إدارة المهام هو تطبيق يستخدم لتنظيم وإدارة المهام في الشركات والمؤسسات.
يتيح هذا النظام للفرق العمل الإطلاع على المهام المحددة وتحديد الأولويات وتعيين المسؤوليات والمواعيد النهائية ومتابعة التقدم بشكل دوري.
يحتوي نظام إدارة المهام على مجموعة من الأدوات والميزات المصممة لتحسين إدارة المهام.
وتشمل هذه الأدوات والميزات:
- تحديد المهام: يمكن للمستخدمين إنشاء مهام جديدة وتحديد الأولويات لها وتحديد المواعيد النهائية وتعيين المسؤوليات.
- تتبع التقدم: يمكن للمستخدمين متابعة التقدم في إنجاز المهام وتحديث حالة المهام بشكل دوري.
- توزيع المهام: يمكن للمستخدمين توزيع المهام على أعضاء الفريق وتعيين المسؤوليات لكل شخص.
- إعلامات التذكير: يتيح النظام إرسال إشعارات تذكيرية للمستخدمين بمهامهم المستحقة والمواعيد النهائية.
- التعاون والتواصل: يسمح النظام بتبادل الملفات والمعلومات المتعلقة بالمهام بين أعضاء الفريق والتواصل بشكل أفضل.
- التقارير والإحصائيات: يمكن للمستخدمين الحصول على تقارير وإحصائيات توضح أداء الفريق والموظفين ومدى تحقيقهم للأهداف والمواعيد النهائية.
تستخدم الشركات والمؤسسات نظام إدارة المهام لتحسين إدارة سير العمل وتحديد الأولويات وتحقيق المواعيد النهائية وتحسين جودة العمل وزيادة الإنتاجية.
اقرأ أيضًا نظام متابعة المهام في السعودية
فوائد نظام إدارة المهام
في المتوسط يتم إنفاق 80٪ من يوم العمل في مهام ذات قيمة ضئيلة أو معدومة للنشاط التجاري.
تعد إدارة المهام أمراً بالغ الأهمية لأنها تمنحك نظرة عامة على العمل الذي تحتاج إلى القيام به.
و يتيح لك النظام دمج إدارة الوقت وتخطيط الوقت في عملياتك هذا يضمن لك قضاء الوقت المناسب في العمل على الأجزاء الأساسية من عملك.
الإدارة من على منصة واحدة
سواء كنت تعمل في مشروع فردي أو عدة مشاريع ، فإن الإدارة جزء لا يتجزأ. يساعدك نظام إدارة المهام على إدارة كل شيء في شكل بطاقات / تذاكر وملاحظات وتقويمات.
- يوفر منصة تكامل مركزية لمراقبة الأنشطة التي يؤديها فريقك.
- لا يتعين على فريقك حفظ الأشياء .
- ومن السهل على الفريق بأكمله البقاء على المسار الصحيح.
- يقلل البرنامج من مخاطر فقدان المعلومات الحساسة والمهام الأساسية والمواعيد النهائية.
- باستخدام مثل هذه البرامج فإنك لا توفر الوقت فحسب ، بل تتمتع أيضاً ببيئة خالية من الورق.
جعل أولويات المهام أسهل
تحديد أولويات المهام هو عامل حاسم في الوفاء بالمواعيد النهائية للمهام الأساسية و خلاف ذلك يصبح من الصعب جداً إدارتها في الوقت المحدد.
بشكل عام أثناء بدء العمل يتعثر الكثير من الأشخاص في المهام ذات الأولوية المنخفضة وتستهلك هذه المهام معظم الوقت اللازم لأداء واجبات أساسية أخرى.
ذلك لأن التركيز ينصب على إنهاء قائمة المهام التي لديك و يعد ضعف إدارة المهام عاملاً رئيسياً يساهم في عدم الالتزام بالمواعيد النهائية.
هذا لأن وظيفتك لم يتم ترتيبها حسب الأولوية بناءً على الأهمية والمواعيد النهائية.
الوصول إلى البيانات من أي مكان وفي أي وقت
الوصول الصحيح إلى البيانات مهم جداً إذا كنت تتعامل مع مهمة معقدة وتخطط للعمل خارج المكتب ومن الأهمية بمكان أن يكون لديك جميع البيانات الأساسية حتى لا تواجه مشكلات في استمرار العمل.
ترقب كل المهام
في الشركات ذات المهام المتعددة ، من الضروري عرض حالة كل منهم. هذا يساعدك على التفكير في كيفية سير الأمور.
يؤدي تتبع تقدم المهام يدوياً إلى قتل الكثير من الوقت وذلك لأن كل وظيفة يتم تحليلها جنباً إلى جنب مع مشاكلها و باستخدام مدير المهام ، يمكنهم بسهولة تتبع تقدم كل عضو في غضون ثوانٍ.
زيادة إنتاجيتك
تعتبر الإنتاجية في إدارة المشاريع أمراً مهماً جداً لنجاح أي مؤسسة قد يقضي عضو فريقك الكثير من الوقت في العثور على ما يجب القيام به، وينتج عن هذا قضاء معظم وقتهم في البحث عن المهام بدلاً من تنفيذها.
خدمات نظام إدارة المهام من شركة وقت البيانات
نظام متابعة المهام هو نظام مطور من أجل تنظيم ومتابعة المهام والطلبات المختلفة التي يقوم بها مستخدمي هذا النظام.
يساعدك نظام إدارة المهام المقدم من شركة وقت البيانات في التغلب على مشكلات تحديد أولويات المهام و بهذه الطريقة يمكنك إكمال جميع المهام الأساسية في الوقت المحدد.
توجد العديد من الفوائد و الخدمات التي يمكن الحصول عليها من استخدام نظام إدارة المهام من وقت البيانات ومن بين هذه الفوائد:
- تحسين التنظيم والإنتاجية: يساعد نظام إدارة المهام في تحديد الأولويات وتنظيم المهام بشكل فعال، مما يزيد من الإنتاجية ويحسن جودة العمل.
- تحديد المواعيد النهائية: يمكن لنظام إدارة المهام تحديد المواعيد النهائية للمهام، مما يساعد في تحقيق الأهداف في الوقت المحدد.
- توزيع المهام: يمكن لنظام إدارة المهام توزيع المهام بين أعضاء الفريق وتعيين المسؤوليات، مما يحسن التعاون والتنسيق بين الفريق ويساعد على تحقيق الأهداف.
- تحسين التواصل والتعاون: يساعد نظام إدارة المهام في تحسين التواصل والتعاون بين أعضاء الفريق، ويتيح تبادل المعلومات والملفات بشكل سهل وفعال.
- متابعة التقدم: يمكن لنظام إدارة المهام متابعة التقدم المحرز في إنجاز المهام، والتحقق من تحقيق الأهداف المحددة.
- تحسين إدارة الموارد: يمكن لنظام إدارة المهام تحديد الموارد المتاحة وتوزيعها بشكل فعال، مما يساعد على تحقيق الأهداف بأقل تكلفة وزمن ممكن.
- توليد التقارير والإحصائيات: يمكن لنظام إدارة المهام إنشاء تقارير وإحصائيات توضح أداء الفريق والموظفين ومدى تحقيقهم للأهداف والمواعيد النهائية.
بشكل عام يمكن القول أن استخدام نظام إدارة المهام يساعد في تحسين إدارة سير العمل وتحقيق الأهداف بشكل أكثر فعالية.
يعتبر نظام إدارة المهام المقدم من شركة وقت البيانات في السعودية حلاً مثالياً، فهو لا يساعدك في تحديد مهامك بسرعة فحسب بل يمكّنك أيضاً من عرض جميع المهام ذات الصلة.
يمكنك منح جميع المشاريع بمواعيد استحقاقها حتى يتمكنوا من التخطيط للأشياء وفقاً لذلك.
كل هذه الفوائد وغيرها توفرها لك شركة وقت البيانات في نظام إدارة المهام الأفضل في السعودية.
استخدام هذا النظام يجعل المهام المعقدة تبدو سلسة ويساعد شركتك على الوفاء بالمواعيد النهائية في الوقت المحدد.
اقرأ أيضًا برنامج ادارة المهام للموظفين
لطلب النظام من هنا
المصادر: