نظام الاتصالات الإدارية الصادر والوارد

نظام الاتصالات الإدارية الصادر والوارد

ماهو نظام الاتصالات الإدارية الصادر والوارد

هو نظام الكتروني مخصص يربط بين أكثر من جهة او فروع لجهة معينة تمتاز بدعم سير اجرءات العمل وارشفة الوثائق وتحتوي على نظام صلاحيات متطور مع تطبيق معايير امنية متعددة.

يعمل النظام بمساعدة المؤسسات على الربط بين الأفرع المختلفة ومتابعة سير العمل ضمن المؤسسة، كما يقدم خدمات تنظيم المراسلات الصادرة والواردة من العملاء وبين الموظفين في المنشئة نفسها.

إن العمليات الأساسية التي يقوم بها نظام الإتصالات الإدارية هي إدارة المراسلات الصادرة والواردة من والى الشركات سواء الداخلية منها أو الخارجية حيث أن المراسلات الصادرة هي المراسلات التي تصدر عن الإدارة ويشمل الخطابات الرسمية للشركات، المعاملات ، التعاميم ، البرقيات ، القرارات وغيرها من العمليات التي تتم داخل الشركات. أما المراسلات الواردة هي التي ترد إلى الإدارات المختلفة سواء من إدارات الشركة  الداخلية أو الخارجية.

ويقوم النظام بمتابعة كل العمليات ابتداءً من إدخال قيد المعاملة وتسجيلها ضمن قاعدة البيانات و عرضها و تدقيقها  وتسديدها و متابعتها إلى أن يتم إرسالها الى الجهة المطلوبة أو إنهائها واكمال المطلوب منها.

ماذا  يعني مصطلح أتمتة العمل؟

هي سلسلة من الخطوات والأجرأت اتي يتم القيام بها لتنفيذ مهمة محددة بعيدة قدر الأمكان عن تدخل العنصر البشري، حيث يتم حفظ هذه الخطوات واعادة أستخدامها لتوفير الوقت والجهد.

وهذا مايقوم به نظام الاتصالات الإدارية الصادر والوارد من أتمتة جميع العمليات على المعاملات لإنجاز المعاملة وتصديرها واستقبالها بأقل وقت وجد ممكن.

نظام الاتصالات الإدارية الصادر والوارد

 

ميزات نظام الاتصالان الإدارية الصادر والوارد المطور من قبل وقت البيانات :

  • إستقبال الرسائل الإلكترونية والبلاغات وتنظيمها وجدولتها وأضافتها الى الأرشيف برقم مرجعي ليسهل الوصول اليها لاحقاً.

  • أصدار الرسائل وإعادة توجيهها الى الشخص المسؤول عن القسم داخل المؤسسة ليتم معالجتها.

  • إرسال رسائل الإشعار والتنبيهات للموظفين والعملاء أثناء متابعة سير المعاملة.

  • يقوم النظام بعملية الأرشفة الإلكترونية تخزين المعاملات المتنوعة وجدولتها بعدة أقسام وتنظيمها مع ربطها برقم ليسهل الوصول اليها في اي وقت ومن أي قسم داخل المنشأة للموظف الذي يملك الصلاحيات.

  • تنظيم عملية سير المعاملات بين الأقسام المختلفة والتوقيع الإلكتروني على المعاملات مع ألية سريعة ومتميزة لتراسل المعلومات بين الأفرع والأقسام المعنية بسير المعاملة.

  • يساعد المؤسسة على أتمتة سير العمل والربط مع الجهات المعنية.

  • تعيين أكثر من مستوى لسرية المعاملات.

  • استعراض المعاملات حسب الموظف او النوع او القسم او الفرع او المدينة.

  • البحث المتقدم باسم المعاملة أو أي حقل او معلومة داخل المعاملة.

  • تسجيل بيانات المعاملات الواردة والصادرة والداخلية ، وضم المرفقات إلى المعاملة.

 

اهم الوظائف التي يقوم بها نظام الاتصالات الإدارية:

  • الربط المركزي بين جميع الإدارات أو بعضها.

  • إدارة المراسلات الداخلية والخارجية مع جميع الإدارات والشركات.

  • التوافق التام مع برامج الموارد البشرية وأنظمة الرواتب والنظام المالي ونظم إدارة المشروعات في الشركات.

  • تصنيف المعاملات في اماكن خاصة حسب نوع المعاملة وإمكانية التعامل معها حسب صلاحية الموظفين داخل كل إدارة.

  • إمكانية تصدير أو إرسال المعاملة لعدة جهات مع إمكانية إعادة توجيهها على عدة مستويات من الإدارة المعنية بالمعاملة.

  • يستطيع النظام إرسال ملفات مرفقة عن طريق اختيار ملفات مخزنة سابقا لدى الموظف أو عن طريق المسح الضوئي المباشر للمستندات وإرفاقها مع المعاملة.

  • سهولة ترتيب وتنظيم المعاملات مع أمكانية البحث عن اي معاملة بسهولة عن طريق رقم المعاملة أو الأسم او اسم الموظف المسؤول عنها.

  • يوفر النظام إصدار تقارير فورية تحتوي على جميع الحركات والتعديلات التي تمة على المعاملة حيث تعطي التقارير صورة واضحة لمتابعة الموظفين وتسهيل عملية اتخاذ القرار من قبل الإدارة.

أطلب نظام الاتصالات الإدارية الصادر والوارد من شركة وقت البيانات الآن من هنا