نظام الاتصالات الإدارية الصادر والوارد في السعودية

نظام الاتصالات الإدارية الصادر والوارد

مقدمة :

نظام الاتصالات الإدارية هو نظام حديث، غير معقد سهل الأستخدام وفعال جداً، مهمته الأساسية إدارة الاتصالات الإدارية بمراحلها المختلفة الصادرة والواردة، ابتداءً من عملية إنشاء المعاملة، حتى متابعة سير العمليات وإدارة المهام المتعلقة بالعملية، إلى مرحلة الإغلاق النهائية.

فيما لو كان نظام الاتصالات الإدارية لديك غير موجود وتعمل بالطريقة اليدوية لإدارة إتصالاتك الإدارية الصادرة والواردة فإنك ستقع في العديد من الصعوبات والعقبات منها :

– عدم القدرة على البحث وتتبع مراحل سير المراسالات والمعاملات بمختلف أنواعها.
– أحتمال كبير لفقدان الأوراق والمعاملات.
– هدر كبير في وقت الموظفين المسؤولين عن عملية تتبع العاملات.
– عدم القدرة على تتبع الموظفين وعملهم.
– لا يوجد آلية تنبيه للرد على الخطابات في التواريخ المطلوبة.
نظام الاتصالات الإدارية هو تطبيق ويب متطور تم تصميمه وبرمجته ليكون حلاً للمشاكل التي تظهر بالطريقة اليدوية، باستخدام آليات وتقنيات متطورة تمكنك من الأنتقال من طريقة الإدارة الورقية لإدارة الكترونية كاملة، بسهولة ومرونة تجعل من النظام سهلا في التطبيق، واستثمار ناجح لعملك.

مهام النظام الرئيسية

التوجيهات وقبول الطلبات:
عند فتح معاملة والبدء بإنشاء طلب على النظام، يقوم النظام تلقائياً بمساعدتك وتوجيهك بخطوات محددة ومتسلسلة بطريقة مرنة لإدارة سير المعاملة  بين الإدارات المختلفة. كما يستطيع الموظف المسؤول عن المعاملة بتحويل المراسلة لموظف آخر لمتابعتها، وتعيين مهمة له، أو طلب موافقة على المراسلة لإعتمادها وإصدارها.
 إدخالات سهلة ومرنة:
يسمح لك نظام الاتصالات الإدارية بسهولة إنشاء المراسلات الجديدة الواردة والصادرة، وإعطاءها رقما موحدا يمكن طباعته على هيئة باركود  Barcode لتتبعه بسهولة فيما بعد.

الإشعارات والتنبيهات:

يعطيك النظام تنبيهاً مع كل عملية تتم عليه، أو طلب لعملية أو لموافقة من مستخدم، فإن النظام يقوم مباشرةً بإشعار ذلك المستخدم ليقوم بالإجراء اللازم بطرق مختلفة. يمكنك النظام أيضاً من ارسال إشعارات تنبيه للعمليات التي تتطلب الرد، حيث تقوم بإرسال رسالة قبل الموعد المحدد لعملية الرد لتذكير المستخدم بذالك.

تنظيم المهام:

يستطيع النظام من إدارة المهام لكل المستخدمين، حيث يستطيع كل مستخدم من الأطلاع على المهام الموكلة إليه وتنفذيها، ويتيح للمدراء متابعة الموظفين وملاحقة المهام الموكلة اليهم وطريقة تنفيذها.

إدارة التصنيفات وتفرعاتها:

يمكنك النظام من توزيع المراسلات الصادرة والواردة على تصنيفات رئيسية وتصنيفات فرعية وحفظها في مجلدات وترتيبها بحسب الأحرف أو التاريخ بكل مرونة وسهولة لتسهل عملية الرجوع الى أي معاملة عند الحاجة اليها، كما يقوم النظام بترقيم كل العمليات الصادرة والواردة بتسلسل وأرقام فريدة تميز كل معاملة عن الآخرى.
نظام الإتصالات الإدارية

ميزات وخصائص نظام الاتصالات الإدارية الصادر والوارد

طريقة سهلة للأرشفة:
يقوم النظام بأرشفة جميع المعاملات الصادرة والواردة والإحتفاظ بنسخة منها حيث يمكن الوصول اليها بشكل سريع، كما يقوم النظام بأرشفة جميع الملفات المرفقة مع هذه المعاملات والأحتفاظ بها والرجوع اليها حتى لو بعد فترة زمنية طويلة.
توافق النظام مع جهاز الماسح الضوئي:
مع هذه الميزة يمكن مسح الملفات مباشرة من جهاز  العميل ومسحها بالماسح الضوئي ونقلها الى النظام ليتم التعامل معها مباشرة دون الحاجة الى إستخدام  جهاز مساعد أخر.
دعم اللغة العربية:
يدعم النظام جميع ميزات اللغة العربية وطرق الكتابة باللغة العربية واستخدام الخطوط العربية بكل سهولة.
دعم التاريخ الهجري: 
يدعم النظام التاريخ الهجري والتاريج الميلادي بحيث يمكنك تحديد نظام التاريخ الذي تريد استخدامه في إدارة معاملاتك الصادرة والواردة.
التقارير التفصيلية:
تستطيع من خلال نظام إدارة الصادر والوارد من الحصول على تقارير تفصيلية من جميع مكونات النظام مما يمكنك من متابعة وإدارة معاملاتك بكل سهولة.
دعم الرسائل الداخلية: 
تستطيع من خلال النظام إرسال وأستقبال رسائل بين الموظفين العاملين على النظام للحصول على تعاون أكبر بين كادر العمل وتحسين الإنتاجية.

نظام الاتصالات الإدارية الصادر والوارد

 

اهم الوظائف التي يقوم بها نظام الاتصالات الإدارية:

  • الربط المركزي بين جميع الإدارات أو بعضها.

  • إدارة المراسلات الداخلية والخارجية مع جميع الإدارات والشركات.

  • التوافق التام مع برامج الموارد البشرية وأنظمة الرواتب والنظام المالي ونظم إدارة المشروعات في الشركات.

  • تصنيف المعاملات في اماكن خاصة حسب نوع المعاملة وإمكانية التعامل معها حسب صلاحية الموظفين داخل كل إدارة.

  • إمكانية تصدير أو إرسال المعاملة لعدة جهات مع إمكانية إعادة توجيهها على عدة مستويات من الإدارة المعنية بالمعاملة.

  • يستطيع النظام إرسال ملفات مرفقة عن طريق اختيار ملفات مخزنة سابقا لدى الموظف أو عن طريق المسح الضوئي المباشر للمستندات وإرفاقها مع المعاملة.

  • سهولة ترتيب وتنظيم المعاملات مع أمكانية البحث عن اي معاملة بسهولة عن طريق رقم المعاملة أو الأسم او اسم الموظف المسؤول عنها.

  • يوفر النظام إصدار تقارير فورية تحتوي على جميع الحركات والتعديلات التي تمة على المعاملة حيث تعطي التقارير صورة واضحة لمتابعة الموظفين وتسهيل عملية اتخاذ القرار من قبل الإدارة.

يمكنكم التواصل معنا في شركة وقت البيانات وحجز نسختكم من النظام فوراً مع دعم فني وتقني كامل أطلب من هنا.