مع تزايد حجم المراسلات والمعاملات الإدارية، أصبح من الصعب إدارتها يدويًا، ولذلك تم تطوير نظام الاتصالات الإدارية لتسهيل عملية إدارة المراسلات والمعاملات الإدارية بشكل فعال ومؤتمت.
حيث في الوقت الحالي يعتبر إدارة المراسلات والمعاملات الإدارية من أهم العوامل التي تحدد نجاح المؤسسات الخاصة والمؤسسات الحكومية.
يتميز نظام الاتصالات الإدارية بتوفير حل شامل لإدارة المراسلات والمعاملات الإدارية، ويتضمن جميع المهام الأساسية مثل تسجيل المعاملات، وتصنيفها، وتوثيقها، وتحديد المسؤوليات، وتتبعها، ومتابعتها بشكل مستمر.
كما يوفر النظام مرونة في التخصيص لتلبية احتياجات المؤسسات والمؤسسات الحكومية المختلفة.
ويتميز بسهولة الاستخدام والتكامل مع أنظمة أخرى، ويمكن أن يساعد في تحسين الإنتاجية وتحسين جودة العمل في المؤسسات الخاصة والمؤسسات الحكومية.
ولذلك، أصبح نظام الاتصالات الإدارية أحد الحلول الضرورية التي يجب اعتمادها في المؤسسات الخاصة الحكومية لتحسين إدارة المراسلات والمعاملات الإدارية وتحقيق أهدافها بكفاءة وفعالية أعلى.
في هذه المقالة سنتعرف على نظام الاتصالات الإدارية (الصادر والوارد ) في السعودية.
ماهو نظام الاتصالات الإدارية (الصادر والوارد)؟
نظام الاتصالات الإدارية (الصادر والوارد) هو عبارة عن نظام يستخدم لإدارة المراسلات الداخلية والخارجية، وتتمثل مهمته الأساسية في تسجيل وتصنيف ومتابعة المراسلات الصادرة والواردة.
ويتكون هذا النظام عادةً من برمجيات حاسوبية مخصصة لإدارة المراسلات والمعاملات الإدارية بشكل أكثر فعالية وسهولة.
يتيح نظام الاتصالات الإدارية (الصادر والوارد) للمستخدمين إنشاء المراسلات وتسجيلها بالإضافة إلى تحديد المستلمين وتحديد الإجراءات اللازمة للمعاملات المختلفة، وذلك بطريقة سهلة ومرنة.
كما يتيح النظام أيضًا تتبع حركة المراسلات والمعاملات بين الموظفين والإدارات، وتحديد المهام والمسؤوليات والمواعيد النهائية لكل معاملة.
يمكن استخدام نظام الاتصالات الإدارية (الصادر والوارد) لإدارة المراسلات الإلكترونية، وتسهل هذه الطريقة عملية البحث والاسترجاع عند الحاجة إلى الاطلاع على المراسلات السابقة.
كما يساعد النظام في تحسين جودة العمل والإنتاجية من خلال تحسين العمليات الإدارية وتوفير الوقت والجهد.
بشكل عام، يعتبر نظام الاتصالات الإدارية (الصادر والوارد) حلاً فعالًا لإدارة المراسلات الإدارية والمعاملات في المؤسسات والمؤسسات الحكومية، ويساعد في تحسين الإنتاجية وتحسين جودة العمل.
ميزات نظام الاتصالات الإدارية (الصادر والوارد)
نظام الاتصالات الإدارية (الصادر والوارد) يحتوي على عدد من الميزات التي تجعله أداة فعالة لإدارة المراسلات والمعاملات الإدارية.
ومن بين الميزات الرئيسية:
- ترتيب وتصنيف المعاملات: يقوم النظام بترتيب وتصنيف المعاملات بشكل منظم، مما يوفر الوقت والجهد في البحث عن المعاملات السابقة ويسهل عملية الاطلاع عليها.
- إدارة المراسلات الداخلية والخارجية: يتيح النظام إدارة المراسلات الداخلية والخارجية بسهولة، ويمكن استخدامه لإرسال الرسائل الإلكترونية والرسائل الورقية.
- الوصول إلى المعلومات بسهولة: يسمح النظام بالوصول إلى المعلومات بسرعة وسهولة، مما يساعد على اتخاذ القرارات الصحيحة في الوقت المناسب.
- التحكم في حركة الملفات: يتيح النظام التحكم في حركة الملفات، ويمكن مراقبة الملفات التي تم سحبها وإعادتها، بالإضافة إلى سحب أصول المعاملات أو صور منها.
- مرونة في تطبيقه: يمكن استخدام النظام على مستوى الإدارة أو الموظف الفردي، ويمكن تخصيصه لتلبية احتياجات المؤسسة بشكل فردي.
- ضمان الأمان والحفاظ على الخصوصية: يعمل النظام على ضمان الأمان والحفاظ على الخصوصية من خلال تحديد مستويات الوصول والتحكم في الصلاحيات.
- الإعلام الآلي: يعمل النظام على إعلام الموظفين بالمعاملات الصادرة والواردة والمحالة لهم، ويسمح بتنفيذ الاستلام بشكل آلي من خلال الرد على البريد الإلكتروني.
- التوفير في الوقت والجهد: يساعد النظام في توفير الوقت والجهد في إدارة المراسلات والمعاملات الإدارية، مما يؤدي إلى زيادة الإنتاجية وتحسين جودة العمل.
اقرأ أيضاً نظام الاتصالات الإدارية (الصادر والوارد )
أهم الوظائف التي يقوم بها نظام الوارد والصادر
- الربط المركزي بين جميع الإدارات أو بعضها.
- إدارة المراسلات الداخلية والخارجية مع جميع الإدارات والشركات.
- التوافق التام مع برامج الموارد البشرية وأنظمة الرواتب والنظام المالي ونظم إدارة المشروعات في الشركات.
- تصنيف المعاملات في اماكن خاصة حسب نوع المعاملة وإمكانية التعامل معها حسب صلاحية الموظفين داخل كل إدارة.
- إمكانية تصدير أو إرسال المعاملة لعدة جهات مع إمكانية إعادة توجيهها على عدة مستويات من الإدارة المعنية بالمعاملة.
- يستطيع النظام إرسال ملفات مرفقة عن طريق اختيار ملفات مخزنة سابقا لدى الموظف أو عن طريق المسح الضوئي المباشر للمستندات وإرفاقها مع المعاملة.
- سهولة ترتيب وتنظيم المعاملات مع أمكانية البحث عن اي معاملة بسهولة عن طريق رقم المعاملة أو الأسم او اسم الموظف المسؤول عنها.
- يوفر النظام إصدار تقارير فورية تحتوي على جميع الحركات والتعديلات التي تمة على المعاملة حيث تعطي التقارير صورة واضحة لمتابعة الموظفين وتسهيل عملية اتخاذ القرار من قبل الإدارة.
نظام الاتصالات الإدارية من شركة وقت البيانات
إن نظام الاتصالات الإدارية، فإنه يعمل على تحويل النظام اليدوي إلى نظام رقمي للمعاملات الصادرة والواردة داخل الجهة، بالإضافة إلى تسهيل التعامل مع الجهات الخارجية سواء الحكومية أو الخاصة أو الأفراد.
يتميز هذا النظام بتوفير الوقت والجهد والدقة العالية في متابعة حركة سير وتبادل المعاملات، وذلك من خلال اتاحة الاتصال المباشر بين الوحدات الإدارية وتوفير العديد من الميزات الأخرى لمتابعة المعاملات.
مميزات نظام الصادر والوارد من شركة وقت البيانات
نظام الاتصالات الإدارية يتيح العديد من الميزات لتسهيل متابعة المعاملات داخل المؤسسة ومع الجهات الخارجية، بما في ذلك:
- متابعة المعاملات بين الإدارات المختلفة داخل المؤسسة وكذلك معاملات المؤسسة مع الجهات الخارجية.
- تعيين أكثر من مستوى لسرية المعاملات.
- متابعة تاريخ المعاملة ومن وإلى من تم تسنيدها.
- تعريف أنواع المعاملات والجهات الداخلية والخارجية التي يتم التعامل معها.
- إمكانية استعراض المعاملات حسب الموظف أو النوع أو القسم أو الفرع أو المدينة.
- أرشفة البيانات وتوفيرها للاسترجاع في أي وقت.
- إمكانية إنشاء هيكل تنظيمي للمؤسسة وتسجيل بيانات المعاملات الواردة والصادرة والداخلية وضم المرفقات إلى المعاملة.
- إصدار العديد من التقارير (تقارير بالمعاملات المتأخرة، تقارير بالمعاملات الخاصة بموظف …).
- نسخ احتياطي للبيانات.
- تسجيل بيانات المعاملات الواردة والصادرة والداخلية ، وضم المرفقات إلى المعاملة.
ويوجد الكثير من المميزات الأخرى لنظام الاتصالات الإدراية من شركة وقت البيانات يمكنك التعرف عليها من هنا.
لطلب النظام من شركة وقت البيانات يمكنك التواصل معنا من هنا
المصادر : saudigrp seu.edu.sa