نظام تسجيل زوار الفعاليات في أبسط أشكاله يتم تسجيل الحدث عندما يقدم شخص ما التزامًا ماليًا و / أو زمنيًا لحضور الحدث الخاص بك، إنها النقطة التي يقرر فيها الشخص أن الفوائد من حضور الحدث ستفوق التكاليف.
عملية تسجيل زوار الفعاليات ليست بسيطة كما تبدو، والهدف من استخدام نظام تسجيل زوار الفعاليات جعلها تبدو بسيطة في عيون الحاضرين، وهذا هو السبب في أن الاستثمار في نظام تسجيل زوار الفعاليات هو المفتاح لتنظيم فعاليتك بشكل مبهر وجذب الزوار والعملاء الى الفعالية.
الهدف من نظام تسجيل زوار الفعاليات هو إنشاء تجربة سهلة الاستخدام وبديهية للحضور بالإضافة إلى عملية إبلاغ ثاقبة للفعالية ولمسوق الفعالية حيث يعد تحقيق هذا التوازن مع القدرة على الاحتفاظ بجميع الميزات في نفس نظام إدارة الفعاليات مزيجاً نادراً.
لكن الحفاظ على معايير عالية نظام تسجيل زوار الفعاليات سيؤتي ثماره على المدى الطويل لأن هذه المنصة الأساسية ستحدد نجاح الفعالية الخاصة بك على عدة نواحي أخرى.
كيف تختار نظام تسجيل زوار الفعاليات المناسب لعملك؟
يجب أن تعرف وتفهم طبيعة البرنامج الذي تختاره لأنه هو المفتاح وستؤثر على جميع الأجزاء الأخرى من عملية التخطيط للحدث الخاص بك فيما يلي بعض المعايير التي يجب مراعاتها عند اختيار برنامج تسجيل الأحداث المناسب لك ولحدثك:
1. سهولة الاستخدام:
ربما تكون هذه هي أهم جودة يجب البحث عنها في نظام تسجيل زوار الفعاليات للتأكد من أنها منصة سهلة الاستخدام للغاية، تأكد من الحصول على تشغيل تجريبي للمنصة حيث سيؤدي ذلك إلى ترسيخ ما إذا كان البرنامج في الواقع سهل الاستخدام لك ولحضور المدعوين.
2. القدرات المتكاملة والتخصيص:
قد يحتوي برنامج تسجيل الحدث على جميع الميزات التي تريدها، ولكن إذا لم تتكامل هذه الميزات مع أجزاء مهمة أخرى من عملية إدارة الحدث الشاملة فقد لا تكون المنصة ذات قيمة.
هل نظام التسجيل يتكامل بسلاسة مع موقع الحدث الخاص بك؟ هل نظام تسجيل زوار الفعاليات قادرة على قبول ومعالجة المدفوعات بجميع أنواعها؟ هل ستتزامن معلومات التسجيل من كل حاضر مع نظام التسويق عبر البريد الإلكتروني لضمان الرسائل الشخصية؟ كل هذه عمليات تكامل برامج وأحداث مهمة يجب مراعاتها عند التسوق لمنصة تسجيل الحدث الخاص بك.
3. التخصيص:
يمكن أن يتضمن إنشاء فعالية نوعا واحداً من الأحداث مثل المؤتمر أو يمكن أن يشمل أنواعاً متعددة من الأحداث مثل المؤتمرات وأحداث التسويق الميداني وأحداث الشخصيات المهمة والمزيد، كذلك يمكن أن يختلف الحاضرون أيضاً من المتحدثين والجهات الراعية والحضور العام على سبيل المثال لا الحصر.
عند تقييم نظام تسجيل زوار الفعاليات الخاص بك، ابحث لمعرفة الخيارات المتاحة لدعم كل من الأحداث المدفوعة والمجانية، وكيفية إنشاء أنواع تذاكر فريدة للمسجلين المختلفين، والميزات التي تتيح لك تعزيز التسجيلات من خلال الرموز الترويجية أو الحوافز الاجتماعية.
4. طول العمر:
ضع في اعتبارك اختيار نظام تسجيل زوار الفعاليات قادر على التعامل مع جميع الأحداث الخاصة بك، بحيث سيكون الاضطرار إلى استخدام نظام أساسي لتخطيط الفعالية وبعض الأحداث ، ومنصة أخرى لفعاليات أخرى أمراً مربكًا ومن المحتمل أن يكون مكلفاً للغاية، اختر نظام تسجيل زوار الفعاليات القابل للتطوير، بحيث ستتمتع أيضاً بإمكانية الوصول إلى بيانات الأحداث المشتركة التي يمكن أن تساعدك في اكتشاف ما هو فعال وما لا يعمل لتصبح منظماً أفضل للفعالية.
كيف يمكن لـ برنامج تسجيل زوار الفعاليات مساعدتك في مكان عملك؟
– الحجز عبر الإنترنت :
يوفر للزائر تجربة ممتعة ذات علامة تجارية للعملاء من خلال تحديد موعد خالٍ من المتاعب عبر الإنترنت من خلال البرنامج.
– التسجيل بدون انترنت :
يُطلب من الزوار إدخال تفاصيل محددة على جهاز iPad أو الجهاز اللوحي المثبت عليه برنامج تسجيل زوار الفعالية واختيار الخدمات والحجوزات المطلوبة قبل الدخول الى الفعالية.
– التقاط الصور :
التقاط الصور لكل زائر يأتي إلى منشأتك ويخزنها في قاعدة البيانات الخاصة بك للرجوع إليها في المستقبل.
نصائح لزيادة تسجيل زوار الفعاليات
يمكن أن يساعد إنشاء محتوى قيم وتحسين ضمانات الفعاالية وتضمين رسائلك ببعض الحوافز الإستراتيجية في إيصال الرسالة حول الفعالية التالي. فيما يلي بعض الأمثلة يجب مراعاتها عند إنشاء حملات ترويجية لحدثك:
1. أنشئ سلسلة محتوى تروج للحدث:
إن بناء زخم ثابت لحدثك سيضمن استمرار الحماس حتى اليوم الأول هناك طريقة جيدة للقيام بذلك تتمثل في وجود سلسلة محتوى مستمرة تؤدي إلى الحدث ويمكن أن تأتي هذه السلسلة في شكل فيديو أو منشور مدونة أو كليهما ويجب أن تحتوي السلسلة على موضوع يرتبط مباشرة بالفعالية.
2. مشاركات مستمرة على وسائل التواصل الاجتماعي:
لغرض زيادة الترويج للفعالية تعد وسائل التواصل الاجتماعي مفيدة بشكل خاص في إبقاء الفعالية في أذهان الحاضرين المحتملين، والمفتاح هنا هو التأكد من أن المنشورات يتم نشرها بانتظام وأنها جميعاً تتماشى مع العلامة التجارية والصوت للفعالية.
استخدم منصات الوسائط الاجتماعية الخاصة بك للترويج للمحتوى المرتبط بالفعالية والذي يمكن مشاركته بشكل كبير، كما ستزيد الرسوم البيانية ومقاطع الفيديو القصيرة والصور اللافتة للنظر من فرص مشاركة منشورك، وبالتالي يتم الترويج لحدثك من قبل الآخرين.
3. تقديم خيارات تذاكر مختلفة:
ستحتاج على الأرجح إلى مجموعة متنوعة من الأشخاص لحضور هذ الفعالية الخاصة بك وبالتالي من المنطقي أن يكون لديك مجموعة متنوعة من خيارات التذاكر التي تتناسب مع احتياجات وميزانيات الزوار المختلفين وبالطبع ليس من الجيد أبداً عرض عدد كبير جداً من خيارات التذاكر ولكن العثور على التوازن الصحيح للأسعار يمكن أن يحدث فرقاً كبيراً للحاضرين.
تتمثل إحدى أفضل الممارسات في أن يكون لديك خيار تسعير مبكر خلال الأسابيع القليلة الأولى من التسجيل لأنه يشجع الأشخاص على الالتزام عاجلاً بالفعالية ووجود عرض لفترة محدودة بسعر مخفض سيخلق أيضاً إحساساً بالحاجة الملحة للحضور.