نظام زائر لتسجيل بيانات الزوار

يتتبع نظام زائر لتسجيل بيانات الزوار وصول الزوار ومغادرتهم وحركتهم عبر مساحة محمية لتعزيز الأمن وحماية الخصوصية وتنظيم سير عمل الزائر وتبسيطه.

حيث تتلقى معظم أماكن العمل تدفقا منتظما للزوار وقد يشمل شركاء العمل والمتقدمين للوظائف وموظفي التوصيل والمقاولين وأفراد عائلة الموظف و تتمثل وظيفة نظام زائر لتسجيل بيانات الزوار في جمع معلومات الزوار مثل الاسم ووقت وتاريخ الزيارة ومعلومات الاتصال والصور بحيث يكون هناك سجل واضح لمن دخل وخرج من المبنى بالضبط كما يمكن أن يأخذ هذا شكل ورقة تسجيل دخول الزائر أو تطبيق تسجيل الدخول.

 

أنواع أنظمة إدارة الزوار

أصبح برنامج إدارة الزوار سريعا الشكل الأكثر شيوعا لإدارة الزوار و إنه حل شامل لإدارة أي شخص داخل منشأة في أي وقت مع استكمال سجل الأحداث و على الرغم من عدم وجود نوعين مختلفين من برامج إدارة الزوار إلا أن هناك طريقتين مختلفتين للتشغيل.

إدارة الزوار المستندة إلى السحابة:

يتم استضافة برامج وبيانات إدارة الزوار بشكل آمن في السحابة ويمكن الوصول إليها من أي مكان تقريبا و تتمتع الأنظمة المستضافة على السحابة بالعديد من الفوائد بما في ذلك النشر السريع وخيارات تكامل الجهات الخارجية وكلاهما مهم لحل إدارة الزائر.

 

إدارة الزوار في مكان العمل:

هذه هي أنظمة القرن العشرين التي ظهرت في السوق قبل ظهور الحوسبة السحابية و يتم تشغيلها على شبكات الشركة (LAN / WAN) وتخزين البيانات والتطبيقات على جهاز محلي و لا تزال أنظمة إدارة الزوار المرتبطين بالمضيف قيد الاستخدام في العديد من المؤسسات الكبيرة بما في ذلك المرافق العامة والخاصة كما تتضمن أمثلة أنظمة إدارة الزائرين المرتبطين بالمضيف.

بعد التطورات في الحوسبة السحابية وتقنيات الإنترنت تقوم معظم الشركات بنقل إدارة الزوار وأنظمة الأعمال الأخرى إلى السحابة والأنظمة المحلية لها القيود التالية مقارنة بالأنظمة القائمة على السحابة:

  • تتطلب استثمارا كبيرا مقدما.
  • لا يمكن الوصول إليها من خارج المنشأة عبر تطبيق تسجيل الوصول.
  • خطر اختراق البيانات وتعطل الخادم.
  • صعب ومكلف للقياس والصيانة.
  • تتطلب تدريبا إضافيا.
  • أنظمة إدارة الزوار المتكاملة.

 

برنامج ادارة الزوار

 

تتزامن أنظمة إدارة الزوار المتكاملة مع أنظمة التحكم في الوصول و تعد إدارة الزوار ميزة مضمنة في نظام التحكم في الوصول وهي جاهزة للعمل على الفور مع أجهزة القراءة والأقفال ووحدات التحكم المتوافقة.

 

وتتطلب أكشاك إدارة الزوار والتسجيل الذاتي من الضيف أو الزائر إدخال معلوماتهم باستخدام جهاز لوحي مشترك بشاشة تعمل باللمس أو كشك الخدمة الذاتية الموجود في منطقة المدخل.

مكتب الاستقبال وتسجيل الوصول:

يعد تسجيل الوصول في مكتب الاستقبال أو الردهة حلا تقليديا لإدارة الزائرين وجها لوجه للمرافق و إنها عضوية وشخصية وبديهية ولكنها تعاني من ضعف عندما يتعلق الأمر بالنفقات العامة والفعالية وإدارة البيانات.

 

فوائد أنظمة إدارة الزوار

يمكن أن يكون وجود حل لإدارة الزوار مفيدا لأي منشأة من أي نوع و اعتمادا على وظيفة المبنى يمكن استخدام نظام إدارة الزائر لتحقيق العديد من أهداف العمل المختلفة.

تعزيز أمن الأعمال:

زيادة الرؤية وبالتالي تعزيز الأمن من خلال معرفة من قادم للزيارة ومن يقوم بتسجيل الوصول ومن داخل المنشأة ومن قام بتسجيل المغادرة.

كفاءة تسجيل الدخول:

تعمل أنظمة إدارة الزوار على زيادة كفاءة تسجيل الدخول بشكل كبير وخاصة برامج إدارة الزوار التي يمكن الوصول إليها من قبل الزائر أو المستخدم قبل الوصول.

تجميع وتخزين بيانات الزائر:

تكوين برنامج إدارة الزائر لجمع معلومات الزائر بما يتماشى مع سياسات أمان المؤسسة و يساعد هذا أيضا في تحقيق أهداف ولوائح الامتثال إن وجدت.

تسهيل الإخلاء في حالات الطوارئ:

يضيف أفضل برنامج لإدارة الزائرين تلقائيا زوار الموقع إلى قوائم الإخلاء بحيث يمكن للأمن الإخلاء بأمان ويكون مسؤولا عن كل شخص.

سجلات الزوار:

يمكن لفرق الأمن استخراج معلومات الزائر بسرعة في حالة الطوارئ أو إذا كانت المنشأة تتطلب إعلانا جماعيا.

تقليل النفقات العامة:

تقليل عبء العمل غير الضروري لفرق الأمن ومكتب الاستقبال من خلال السماح للزوار بالتسجيل وتسجيل الوصول والتحقق من أنفسهم.

رضا الزائر وبناء السمعة:

تسمح عمليات تسجيل الدخول السريعة والفعالة للزائرين بالوصول إلى حيث يذهبون عندما يحتاجون إلى التواجد هناك و تعتبر الخبرات التي يتمتع بها الأشخاص في المباني اعتبارا مهما اليوم عند التفكير في سمعة المبنى.

 

ميزات نظام إدارة الزوار

أنواع مختلفة من الأعمال والمباني والمرافق لها احتياجات إدارة زوار متنوعة إلى حد كبير و على سبيل المثال قد ترغب إحدى المدارس في فحص كل زائر جديد مقابل قواعد البيانات الخاصة بهم بينما قد ترغب الشركة التي تتلقى عددا كبيرا من العملاء المتلقين في تقديم خدمة التسجيل الذاتي وخيارات تسجيل الوصول.

فيما يلي أسئلة يجب طرحها حول النظام البيئي للمبنى قبل شراء أي حل لإدارة الزائرين:

  • ما نوع النظام الذي نستخدمه حاليا وما الاحتياجات التي لا تفي به؟
  • كم عدد الزوار الذين نستقبلهم في الأسبوع أو الشهر (في المتوسط)؟
  • ما أنواع الزوار لدينا؟
  • هل نحتاج إلى إعداد تدفقات عمل مختلفة لأنواع مختلفة من الزوار؟
  • هل سنستفيد من التسجيل المسبق والتسجيل الذاتي وتسجيل الوصول بدون تلامس أو تسجيل الوصول التلقائي؟
  • هل نحتاج إلى مراقبة كل زائر خلال مدة الزيارة أو إجراء فحص إضافي مسبقا؟
  • هل نحتاج و نريد طباعة شارات الزوار؟
  • هل سنحتاج في أي وقت إلى إرسال تنبيهات ورسائل الطوارئ للزوار؟
  • هل نحتاج إلى الزائرين للتوقيع رقميا على المستندات مثل اتفاقيات عدم الإفشاء أو وثائق السياسة؟
  • ما هي خيارات التكامل التي نحتاجها و نريدها؟

 

نظام ادارة الزوار

بالإضافة إلى هذه الأسئلة المهمة فيما يلي أهم ميزات نظام إدارة الزوار التي يجب أن تبحث عنها أي منشأة في الحل:

 

1. أمن البيانات وخصوصية المستخدم:

يجب أن يحتوي برنامج إدارة الزوار على ميزات أمان البيانات بما في ذلك اتصالات TLS و HTTPS بالإضافة إلى إمكانات التخزين الشاملة و يجب أن يكون لديها سياسة خصوصية قوية وتساعد الشركة على الامتثال لقوانين الخصوصية المعمول بها مثل CCPA و GDPR.

2. الإخطار والقدرة على الاتصال:

يجب على برنامج إدارة الزوار إخطار المضيفين عندما يقوم الضيف بتسجيل الوصول وخاصة إذا كان نظام تسجيل الوصول الذاتي و ستقوم أنظمة الإخطار بإرسال إشعار للزائر عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية القصيرة أو من خلال التطبيق و هذا هو المعيار لمعظم برامج إدارة الزوار.

بالإضافة إلى ذلك يمكن للمضيفين إرسال رسائل مهمة وإعلان الطوارئ للزوار و يمكن أن تشمل الاتصالات قواعد الزيارة واحتياطات السلامة الخاصة بفيروس COVID واستبيانات الفحص الصحي وإعلانات مهمة أخرى.

3. مهام سير العمل القابلة للتخصيص:

بغض النظر عما إذا كان العميل أو المقاول أو سائق التوصيل أو الضيف الشخصي قد دخل إلى المبنى و يجب أن يكون نظام إدارة الزوار قادرا على المساعدة في التمييز بين مهام سير العمل المخصصة وتصميمها لكل حاجة.

4. تجربة الزائر:

تبدأ صورة المنظمة عند الباب وإن وجود ميزات مريحة مثل تسجيل الوصول الذاتي والتسجيل عن بعد والدخول بدون تلامس وما إلى ذلك يمكن أن يعطي انطباعا أوليا رائعا للمبنى والشركة و يجب أن تكون برامج إدارة الزوار بديهية للمسؤولين وأي نوع من المستخدمين.

5. خيارات التكامل:

اعتمادا على طبيعة منشأتك قد تتضمن بعض عمليات الدمج الضرورية أنظمة التحكم في الوصول وبرامج المعرف الرقمي مثل وقوائم المراقبة والدخول الموحد والاتصال الداخلي بالفيديو وأنظمة المراقبة والمزيد.

6. التقارير والرؤى:

تعتبر رؤى البيانات مهمة للغاية عندما يتعلق الأمر بالمرافق وتقدم معظم الحلول الآن ميزات إعداد التقارير والرؤى بسبب الطلب على اتخاذ القرارات التي تعتمد على البيانات وقد تكون ميزات إعداد التقارير المتقدمة مع القدرة على تطبيق المرشحات مطلوبة أيضا في المباني التي تستقبل عددا كبيرا من الزوار وحيث تحتاج إلى تقسيم الزوار وتقديم تجارب مخصصة.

 

كيف يعمل موظف الاستقبال

  • كل ما تحتاجه هو جهاز iPad لبدء استخدام موظف الاستقبال.
  • قم بتثبيت التطبيق المجاني ويمكنك تجربة البرنامج مجانا لمدة 14 يوما.
  • حدد موعد الزيارة وأرسل رسائل البريد الإلكتروني للتسجيل المسبق للضيوف.
  • اختر من بين 6 أنواع فريدة من الزائرين بما في ذلك الزوار العموميين والمقاولين والتسليمات والعملاء والمقابلات وكبار الشخصيات.
  • اطلب من الزائرين تقديم تفاصيلهم أو الإجابة عن الأسئلة أو قراءة تعليمات السلامة أو مشاهدة مقاطع فيديو الأمان أو توقيع الاتفاقيات قبل القدوم إلى المنشأة.
  • لتسجيل الوصول بدون لمس أرسل للزائرين رمز QR يمكنهم حفظه على هواتفهم والمسح الضوئي على iPad.

 

لطلب نظام زائر لتسجيل بيانات الزوار يمكنكم التواصل معنا في وقت البيانات وطلب الخدمة

من هنا