تم تنفيذ نظام متابعة الصيانة لشركات الامن والسلامة باستخدام لغة PHP و(Laravel Framework)، ويتكون من ثلاثة أقسام رئيسية:
- لوحة تحكم الإدارة: تُخصص للموظفين في شركة الأمن والسلامة، حيث يتمكنون من الإدارة والتحكم بجميع الإجراءات والمعاملات مع العملاء من الشركات الأخرى.
- لوحة تحكم العميل: تُخصص للعملاء حيث يتمكنون من رؤية ومتابعة جميع الإجراءات المتعلقة بشركاتهم.
- الويب: يتم تشغيل النظام على الويب، مما يسمح بالوصول إليه وإدارته عبر الإنترنت من أي مكان.
الميزات والوظائف التي يحتويها نظام متابعة الصيانة لشركات الامن والسلامة
- تسجيل دخول.
- التحكم في المشرفين (عرض، حذف، إضافة، تعديل).
- التحكم في شركات العملاء (عرض، حذف، إضافة، تعديل).
- التحكم في فروع شركات العملاء (عرض، حذف، إضافة، تعديل).
- التحكم في الزيارات (عرض، حذف، إضافة، تعديل).
- التحكم في الدفعات (عرض، حذف، إضافة، تعديل).
- عرض إحصائيات عن العملاء.
- عرض مستندات العملاء.
- نظام إشعارات.
- نظام استخراج التقارير.
- نظام بحث.
- تسجيل الدخول.
- عرض معلومات الشركة.
- عرض معلومات فروع الشركة.
- عرض الزيارات (المنتهية والمتبقية).
- عرض الدفعات (المنتهية والمتبقية).
- عرض تقارير الزيارات.
- عرض تقارير الدفعات.
- نظام إشعارات.
- نظام حافظة وارشفة المستندات للفروع (عرض، حذف، إضافة، تعديل).
- عرض صفحة تسجيل الدخول للعملاء.
- عرض الخدمات التي تقدمها الشركة.
- عرض بعض الوسائط للشركة.
- عرض المعلومات التعريفية ومعلومات التواصل للشركة.
المتطلبات التقنية التفصيلية
سيناريو عمل نظام متابعة الصيانة لشركات الامن والسلامة
يمكن أن يتضمن سيناريو عمل نظام متابعة الصيانة لشركات الأمن والسلامة عدة خطوات، مثل:
- يقوم المدير العام للنظام في البداية بإضافة البيانات الأساسية للنظام، بما في ذلك إضافة مستخدمي النظام ومدراء المشاريع وموظفي الزيارات والمحاسبين وغيرهم.
- يقوم المستخدم المخول بالصلاحية بإنشاء بيانات العميل لأول مرة، حيث يتم إدخال جميع البيانات التفصيلية بما في ذلك حساب المستخدم وكلمة المرور للعميل.
- بعد ذلك يتم إضافة المنشآت الخاصة بالعميل والفروع لكل منشأة، وبعد استكمال بيانات العميل ومنشآته وفروعه.
- يتم إنشاء مستخدم خاص بالعميل.
- ويتم تكرار هذه الخطوات لبقية العملاء.
- بعد ذلك إضافة بيانات العقود للعميل، حيث يتم إنشاء عقد صيانة لكل منشأة بشكل منفصل، أو عدة عقود للفروع المختلفة في حالة بداية ونهاية العقد مختلفة لبعض الفروع.
- يتم تحديد الفروع المشمولة بالعقد ويتم إدراج بيانات العقد للعميل كالتالي:
- اسم العقد.
- رقم العميل.
- تاريخ البداية والنهاية للعقد.
- مبلغ العقد الإجمالي.
- تفاصيل وشروط العقد.
- الفروع المشمولة في العقد.
- عدد الزيارات ويتم توليد حقول الزيارات لكل فرع حسب العدد المحدد، ويتم وضع تاريخ افتراضي يمكن تعديله في كل حقل للزيارة ويحتوي على تاريخ الزيارة ورقم الزيارة ليتم تعبئة بيانات الزيارة عند الوصول إليها.
- عدد الدفعات ويتم توليد حقول لتعبئة تواريخ الدفعات ومبالغها، حيث يكون إجمالي الدفعات هو نفس مبلغ العقد.
- الضريبة ويمكن تغييرها من لوحة التحكم.
- مدير المشروع.
- حقول أخرى إذا وُجدت.
بعد إدخال بيانات العقد، يتم تنبيه المشرفين عند اقتراب موعد الزيارات أو الدفعات المحددة في النظام، وذلك للمشاريع والعقود المنتهية.
عند زيارة فريق الصيانة للفرع، يتم تعبئة بيانات الزيارة وتقرير الزيارة من خلال النظام، حيث يظهر البنود التي تم فحصها.
يمكن التحكم بالبنود من خلال الإعدادات، مثل بند الطفاية واللوحة الكهربائية وغيرها من البنود التي يتم فحصها في الزيارة. يظهر التقرير بالشكل التالي:
- تاريخ الزيارة.
- رقم الزيارة.
- اسم الفني المسؤول عن الزيارة.
- قائمة بالبنود التي تم فحصها.
- تفاصيل إضافية عن الحالة الفنية للمعدات وأداء الموظفين.
- توصيات لعمل الصيانة اللازمة وتحسين الأداء.
- تقييم عام للزيارة.
| م | اسم البند | الحالة | الإجراء |
|---|---|---|---|
| لوحة كهرباء | فيها بعض العيوب ................. | إصلاح | صيانة |
| لوحة كهرباء | فيها بعض العيوب ................. | إصلاح | صيانة |
بعد استكمال بيانات التقرير الخاص بالزيارة، يتم طباعة التقرير وتوقيع العميل عليه للإطلاع على النتائج والتوصيات.
كما يمكن مشاركة التقرير مع العميل عبر وسائل التواصل الاجتماعي مثل الواتساب.
بعد الزيارة يتم تحديث حالة الزيارة في النظام، سواء تم تنفيذ الصيانة المطلوبة أم لا، وذلك لأغراض الأرشفة والاستعلام في وقت لاحق.
يتم إدخال بيانات الدفعات، مثل مبلغ الدفع ومبلغ الخصم إن وجد، والضريبة، وطريقة الدفع، حيث تظهر في التقرير.
بعد اكتمال العقد والزيارات، يتم أرشفة العقد وإمكانية عمل نسخة أخرى منه مع تعديل البيانات لتسهيل العملية في المستقبل.
ويتم الاحتفاظ ببيانات العقود المنتهية للرجوع إليها في الوقت المناسب.
يتم إنشاء حساب خاص للعميل يطلع فيه على جميع البيانات المتاحة له، ولكنه لا يستطيع تعديلها، حيث يكون هذا الحساب للإطلاع فقط.
وبهذه الطريقة يتم تسهيل عملية إدارة العقود والصيانة للمنشآت والفروع المختلفة، وتحقيق النتائج المرجوة في التوقيت المحدد.
التقارير
- تقرير العملاء.
- الدفعات القادمة.
- الزيارات القادمة.
- إجمالي المشاريع.
- ادمالي المبالغ.
- تقارير مخصصة حسب الطلب.
حساب العميل
- يتم إنشاء حساب لكل عميل ضمن النظام، ويتم إجراء عملية أرشفة لسجلات كل فرع.
- تتضمن السجلات أسماء الفروع وأنواع الوثائق وتواريخ الانتهاء، ويمكن استعراض الملفات بسهولة.
- يتم عمل Dashboard للنظام يظهر فيه كل الإحصائيات والاستعلامات بطريقة مبسطة وواضحة، حسب ما يحتاجه العميل.
- كما يتم تصنيف المشاريع إلى مصاعد وكاميرات المراقبة، ويختلف تقرير الزيارة وعروض السعر حسب نوع المشروع.
- يتم عمل Template للعقد ويتم تعديله حتى يتم إنشاء العقود منه بسهولة، ويتم دعم رسائل الـ SMS لتسهيل التواصل مع العملاء.