كيف تتم مواكبة مشروعك ؟ يتم ذلك من خلال عمليات المتابعة الفعالة ،و يكون ذلك باستخدام نظام متابعة المهام للشركات وذلك من أجل ضبط و زيادة كفاءة العاملين .
تابع معنا هذه المقالة لتعرف على نظام متابعة المهام للشركات
تُعرَّف المتابعة على أنها رصد وتقييم تأثيرات مشروع أو خطة لإدارة والتواصل بشأن أداء ذلك المشروع أو الخطة .
الغرض من نظام متابعة المهام
- مراقبة المشاريع وتأثيرها
توفر المتابعة وظائف التحقق والرقابة للمشاريع المنفذة .
- الحفاظ على مرونة صنع القرار وتعزيز نهج الإدارة التكيفية
التغذية الراجعة من برامج المتابعة توفر فرصاً لمديري المشاريع والوكالات للاستجابة عند حدوث تغييرات في نشاط ما أو في البيئة أو في سياق حساب التكيف مع الممارسات الحالية.
ستسمح المتابعات بفهم أفضل للتقنيات والنُهج الجديدة ، مما قد يؤدي إلى تحسين جودة التدابير أو التقنيات المستخدمة في المشاريع المستقبلية.
- المتابعة هي آلية رئيسية للتغذية الراجعة
فهي تسمح بالتعلم من تجارب المشاريع السابقة وتسمح بمشاركة هذه النتائج مع تنمية المجتمع.
على وجه الخصوص بدون شكل من أشكال المتابعة ،ستبقى فوائد المشاريع والنتائج غير معروفة.
من خلال دمج التغذية الراجعة في عملية التخطيط تقوم المتابعة بتقييم الأثر وبالتالي تمكن من حدوث التعلم من التجارب.
و من خلال أنشطة مثل المراقبة والتقييم تقدم المتابعة أدلة ملموسة على النتائج.
يمكن استخدام هذه المعرفة من قبل المنفذين أو الوكالات الأخرى على حد سواء لتحسين المشاريع المستقبلية.
- المشاريع العرضية أسهل إلى حد ما في التنفيذ لأنها تعتمد على التجارب السابقة
أثناء التخطيط للمشاريع المنبثقة من الضروري تضمين الدروس المستفادة من المشاريع السابقة ، بناءً على النتائج في عمليات المراقبة والتقييم والمتابعة التشاركية.
الأسئلة النموذجية التي يجب أن تطرحها على نفسك وفريقك عند العصف الذهني للمشاريع الفرعية هي:
- ما هي المشاكل التي واجهتنا؟
- هل هناك أي تغيير في التقنية يمكن تنفيذه؟
- ما الذي كان يمكن فعله لتجنب هذه المشاكل؟
- هل تعلمنا شيئًا جديدًا عن التكنولوجيا المطبقة؟
- و هل المستفيدون النهائيون راضون عن المشروع؟
- أكان من الممكن أن نتعامل مع المستفيدين النهائيين بشكل مختلف؟
- هل يوجد أي عنصر مشروع لم نقم بتضمينه؟
كما تمنح عمليات المتابعة المصداقية لمنظمة ما ، حيث يمكن أن تكون المشاريع المنفذة بمثابة مراجع عند التقدم بطلب للحصول على تمويل لمشاريع جديدة.
لذلك من المهم الإشراف على ما تم تنفيذه والتأكد من تحقيق الأهداف على المدى الطويل.
يجب عليك التأكد من توثيق كل خطوة من خطوات عملية المتابعة بتحديث التقارير. من الجيد أن تكون قادرًا على إثبات ذلك بطريقة توضيحية ، والخبرة التي اكتسبتها مؤسستك مع المشاريع السابقة.
نظام متابعة المهام
هو نظام مطور من أجل تنظيم ومتابعة المهام والطلبات المختلفة التي يقوم بها مستخدمي هذا النظام.
ويسهل النظام الإشراف على المهام واتخاذ الإجراءات المختلفة على المهمات المسندة وهذا بدوره يسهل الانتقال من العمل الورقي الى التعامل الالكتروني لإنجاز المهام المختلفة للجهة المستخدمة لهذا النظام .
أهمية نظام متابعة المهام للشركات
- يمكن أن تخدم متابعة المشروع أغراضاً عديدة وتوفر العديد من الفوائد .
- ومن النتائج الإيجابية الرئيسية لذلك السيطرة على تأثير المشاريع ووظائفها من خلال التحقق والتنفيذ. من المهم أيضًا الحفاظ على المرونة في صنع القرار واستخدام نهج تكيفي.
- يمكن القيام بذلك من خلال التعليقات الواردة من الهيئات التنظيمية ومديري المشاريع المسؤولين عن المشروع.
- أحد الأصول الرئيسية الأخرى للمتابعة هو تحسين الدقة الفنية للمشروع.
- يمكنك تقييم فعالية وفائدة هذه الأساليب من خلال مهام مختلفة ، وفهمها بشكل أفضل ، واعتماد تقنيات جديدة.
- يساعد هذا الشكل من المتابعات في تحسين الجودة الشاملة للمشروع.
- المتابعة ضرورية أيضًا لخلق وعي عام بمشاريع مختلفة وتقييم الاستجابة التي تم جمعها من قبل الديموغرافية المقصودة.
مزايا نظام متابعة المهام للشركات
- يحتاج المديرون وأصحاب المصلحة الآخرون إلى معرفة إلى أي مدى تلبي مشاريعهم أهدافهم وتؤدي إلى التأثيرات المرجوة.
- المتابعات تبني قدرًا أكبر من الشفافية والمساءلة فيما يتعلق بموارد المشروع.
- تنبه المتابعات الداخلية المديرين إلى نقاط الضعف الفعلية والمحتملة في المشروع ، والمشاكل ، وأوجه القصور قبل فوات الأوان.
- يتم تحسين التخطيط المستقبلي وتطوير البرامج عند الاسترشاد بالدروس المستفادة من التجربة.
- تعمل المشاريع المنفذة بنجاح كمرجع للتطبيقات المستقبلية للأموال.
- بشكل عام فإنه يتجنب نسيان المشاريع المنفذة مع مرور الوقت.
على الرغم من كونها خطوة مهمة في أي مشروع إلا أنه غالباً ما يتم التغاضي عن متابعة مشاريع الأعمال المكتملة.
بعد اكتمال المشروع تعد المتابعة مكونًا أساسيًا في مرحلتي التقييم والرصد و تضمن المتابعة بعد الانتهاء استدامة المشروع وتسمح لك برصد التطورات والإبلاغ عنها.
لماذا يجب عليك استخدام نظام متابعة المهام؟
يمكن أن تخدم متابعة مشروع مكتمل العديد من الأغراض وتوفر عددًا من الفوائد.
أحد الأغراض الرئيسية لمتابعة مشروع الأعمال هو التحكم في تأثير المشروع ووظائفه ، من خلال التحقق والتنفيذ.
من المهم أيضاً الحفاظ على المرونة في اتخاذ القرار واستخدام نهج تكيفي و يمكن تحقيق ذلك من خلال التعليقات الواردة من الهيئات التنظيمية ومديري المشاريع المسؤولين عن المشروع.
والغرض الرئيسي الآخر للمتابعة هو تحسين الخبرة الفنية والعلمية خاصة إذا كانت المشاريع تعتمد على أساليب علمية محددة.
يمكنك أيضًا تقييم فعالية وفائدة هذه الأساليب من خلال مهام مختلفة ، وفهمها بشكل أفضل ، واعتماد تقنيات أحدث.
يساعد هذا الشكل من المتابعة في تحسين الجودة الشاملة للمشروع.
المتابعة ضرورية أيضاً لخلق وعي عام بمشاريع مختلفة وتقييم الاستجابة التي تم جمعها من قبل الديموغرافية المقصودة.
و يوجد العديد من المزايا الأخرى التي يقدمها نظام متابعة المهام من شركة وقت البيانات يمكنك الاطلاع عليها بزيارة موقعنا .
شركة وقت البيانات توفر أفضل نظام متابعة المهام لشركات و أيضاً شركات الصيانة والتشغيل .
للحصول على النظام زوروا موقعنا
من هنا
المصادر :