نظام متابعة المهام

نظام متابعة المهام هو برنامج يسمح للشركات بإدخال وتتبع ومتابعة أوامر العمل بطريقة منظمة وفعالة.

يتضمن هذا النظام خطة مجدية لتصنيف وتنظيم أوامر العمل وربط كل أمر عمل بالمندوب أو الموظف المسؤول عنه، ويمكن ربطه بأكثر من موظف إذا لزم الأمر.

كما يمكن جدولة أوامر العمل بتاريخ وأوقات زمنية محددة لتحقيق الكفاءة والفعالية في العمل.

برنامج ادارة المهام هو برنامج أو أداة تستخدم لتنظيم وتتبع الأعمال والمهام والمشاريع في العمل.

يتيح هذا النظام للمستخدمين إنشاء قوائم مهام ومشاريع وتعيين مسؤوليات وأولويات لكل مهمة، كما يتيح لهم متابعة تقدم العمل وتحديث البيانات بشكل مستمر.

مكونات نظام متابعة المهام

هناك الكثير من الخيارات لأنظمة إدارة الوقت وإدارة المهام، ويمكن أن يختلف اختيار النظام المناسب بشكل كبير بحسب طبيعة العمل واحتياجات الشركة.

ولكن إن الأهداف وتحديد الأولويات والجدولة والتصور والتعاون هي مكونات أساسية يجب أن تتوفر في أي نظام إدارة مهام .

لنتعرف على مكونات برنامج ادارة المهام بالتفصيل :

يتكون برنامج إدارة المهام من عدة مكونات تتعلق بالإدارة والتنظيم والتخطيط والتعاون وغيرها ومن بين هذه المكونات:

• قائمة المهام: تساعد على تحديد المهام الفردية وإدارتها بشكل منظم وفعال.
• تحديد الأهداف والأولويات: تساعد على تحديد الأهداف العامة للمشروع وتحديد الأولويات لتحقيقها.
• جدولة المهام: تساعد على تخصيص الموارد وتحديد المواعيد النهائية والتقييم والمتابعة.
• التصور والرصد: تساعد على مراقبة تقدم المهام بصورة مستمرة ورصد التقدم والتحديثات.
• تواصل وتعاون الفريق: يتضمن هذا المكون الأدوات التي تساعد على تسهيل التعاون بين أعضاء الفريق وتوفير إمكانية المشاركة والتواصل بينهم.
• تنظيم الملفات والمستندات: يساعد على تنظيم وإدارة الملفات والمستندات المتعلقة بالمشروع بشكل منظم وفعال.
• التقارير والإحصائيات: تساعد على إنشاء تقارير وإحصائيات توضح التقدم الحالي والنتائج المحققة والتحديات التي تواجه المشروع.
• أدوات التحليل والتقييم: تساعد على تحليل وتقييم المهام والعمليات المختلفة وتحديد الاحتياجات والتحسينات المطلوبة.
• التكامل مع أدوات العمل الأخرى: يسمح بالتكامل مع أدوات العمل الأخرى المستخدمة في الشركة، مثل مجموعات البريد الإلكتروني وبرامج المكالمات وغيرها، لتوفير بيئة عمل متكاملة وسلسلة.

هذه هي بعض المكونات الأساسية التي يجب توافرها في برنامج إدارة المهام لتحقيق النجاح في المشاريع وتحقيق الإنتاجية والفعالية في العمل.

مميزات نظام متابعة المهام

يتضمن برنامج ادارة المهام أدوات ووظائف إدارة مهام مختلفة .

• إدارة المشروع

يوفر نظام متابعة و إدارة المهام طرقاً مختلفة لتتبع تقدم المشروع بحيث يمكن للمدراء التبديل من واحد إلى آخر للحصول على صورة أوضح لكيفية عمل الفريق.

كما يمكن أن يوفر نظام متابعة و إدارة المهام إشعارات تلقائية عندما يصل المشروع إلى نقطة محددة.

• الوقت والفواتير

تمكن ميزات نظام المتابعة أعضاء الفريق من تسجيل وقتهم للمهام رقمياً إلى جانب ميزات الفواتير الآلية والرواتب ،يمكن أن يقلل هذا العمل اليدوي لفرق المحاسبة والإدارة.

بذلك يعرف المشرفون متى يبدأ أعضاء الفريق العمل في الوقت المحدد ويمكنهم تتبع الحضور تلقائياً.

• تطبيق الجوال

يمكن لأعضاء الفريق تتبع الوقت على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم باستخدام رابط Google Chrome أو تطبيقات أنظمة تشغيل Windows أو Linux أو Mac مع تطبيق تتبع المهام .

بدلاً من ذلك يمكنهم استخدام تطبيقات الأجهزة المحمولة لأجهزة Android أو iOS.

تعد القدرة على تتبع المهام أثناء التنقل مثالياً للفرق الميدانية مثل فريق البناء. ويعد مفيد أيضاً لأعضاء الفريق الذي يعمل عن بُعد.

اقرأ المزيد حول: فوائد نظام إدارة المهام للشركات