تعتبر الفاتورة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية أحدث المبادرات التي تهدف إلى تطوير العمليات التجارية وتحسينها، والتحول إلى تكنولوجيا الدفع الإلكتروني.
تتميز الفواتير الإلكترونية بالكفاءة والدقة وتسهيل الإجراءات التجارية، وتساعد الشركات على الامتثال للتشريعات واللوائح المتعلقة بالفواتير الإلكترونية في المملكة العربية السعودية.
وتعتبر الفواتير الإلكترونية بديلًا رقميًا للفواتير التقليدية التي تعتمد على الورق، وتحسن تجربة المستخدم في الحصول على الفواتير وإدارتها بشكل أكثر فاعلية وسهولة.
تتميز الفواتير الإلكترونية في المملكة العربية السعودية بالعديد من المزايا، كما تتوفر للشركات والأفراد عدة طرق للحصول على الفواتير الإلكترونية، مما يجعلها خيارًا مهمًا لإدارة عمليات الدفع وإدارة الفواتير بشكل أكثر فاعلية وسهولة.
في هذه المقالة سوف نتحدث عن الفاتورة الإلكترونية وطريقة عملها ومراحل إنشائها.
الفاتورة الإلكترونية QR code
هي فاتورة يتم إصدارها وإرسالها ومعالجتها بشكل إلكتروني، وتستخدم كوسيلة للتعاملات التجارية والمالية بين الشركات والأفراد.
وتشتمل الفاتورة الإلكترونية على نفس المعلومات الموجودة في الفاتورة التقليدية، مثل تفاصيل المبالغ المستحقة والمنتجات أو الخدمات المقدمة ومعلومات الشركة المصدرة والمستلمة.
ويتم إصدار الفواتير الإلكترونية بشكل آمن ومحمي، حيث يتم استخدام التشفير والتوقيع الرقمي والبروتوكولات الأمنية الأخرى لحماية المعلومات والتأكد من صحة الفاتورة.
الـ QR CODE يعتبر جزءًا مهمًا من الفاتورة الالكترونية، حيث يحتوي على معلومات هامة عن الفاتورة مثل:
- التاريخ والوقت الصادر للفاتورة.
- رقم الفاتورة.
- المبلغ المستحق.
- والضريبة المطبقة وغيرها من التفاصيل المالية والضريبية المتعلقة بالفاتورة.
ويتم إنشاء QR CODE باستخدام برامج مخصصة لهذا الغرض، ويتم توليد الرمز بشكل أوتوماتيكي بناءً على المعلومات الموجودة في الفاتورة الالكترونية.
الـ QR يمكن المستخدمين من فحص صحة الفاتورة الالكترونية بسهولة والتحقق من المعلومات الواردة فيها، مما يساعد على تحسين الشفافية والثقة بين الشركات والعملاء.
ويجب الإشارة إلى أن الـ QR CODE المستخدم في الفاتورة الالكترونية يتم تشفيره بطريقة آمنة لحماية المعلومات المالية والضريبية المتعلقة بالفاتورة.
وهذا يعزز مستوى الأمان والحماية للمعلومات الحساسة من الاحتيال والاختراقات الإلكترونية.
كيفية تطبيق الفاتورة الإلكترونية السعودية
ماهي منظومة الفاتورة الإلكترونية؟
منظومة الفاتورة الإلكترونية هي إجراء يهدف إلى تحويل عملية اصدار الفواتير والإشعارات الورقي.
على سبيل المثال: المكتوبة بخط اليد أو المصورة بماسح ضوئي إلى عملية الكترونية تسمح بتبادل الفواتير والإشعارات المدينة والدائنة ومعالجتها بصيغة الكترونية منظمة بين البائع والمشتري بتنسيق إلكتروني متكامل.
بعض المستندات لا تصنف كفاتورة الكترونية على سبيل المثال:
- بيانات الفاتورة الغير منظمة الصادرة بصيغة PDF أو Word
- الفاتورة الورقية الممسوحة ضوئيا بأي صيغة كانت JPG أو PDF
- فاتورة غير منظمة على صفحة ويب أو في بريد إلكتروني.
الفاتورة الإلكترونية (فاتورة) إلزامية على جميع الأشخاص الخاضعين لضريبة القيمة المضافة وأي أطراف أخرى تصدر فواتير ضريبية نيابة عن الموردين الخاضعين لضريبة القيمة المضافة.يستثنى من ذلك الأشخاص غير المقيمين والخاضعين للضريبة.
مراحل إنشاء الفاتورة الإلكترونية في السعودية
تطبيق الفاتورة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية يتم وفقًا للمعايير والضوابط التي وضعتها الهيئة العامة للزكاة والدخل السعودية، ويشتمل على الخطوات التالية:
- الحصول على شهادة الأمان الإلزامية (SSL) للموقع الإلكتروني الذي سيتم استخدامه لإصدار الفواتير الإلكترونية.
- التسجيل في نظام الفاتورة الإلكترونية المقدم من الهيئة العامة للزكاة والدخل السعودية.
- إنشاء حساب مستخدم في منصة الفاتورة الإلكترونية، وتعبئة البيانات المطلوبة، مثل معلومات الشركة وحسابات البنوك.
- إنشاء نموذج فاتورة إلكترونية يتوافق مع المعايير المحددة من قبل الهيئة العامة للزكاة والدخل السعودية.
- استخدام النموذج الإلكتروني لإصدار الفواتير الإلكترونية للعملاء والموردين، مع الالتزام بالمعايير والضوابط المحددة من قبل الهيئة العامة للزكاة والدخل السعودية.
يجب على الشركات والمؤسسات التجارية الالتزام بجميع الإجراءات والمتطلبات التي وضعتها الهيئة العامة للزكاة والدخل السعودية فيما يتعلق بتطبيق الفاتورة الإلكترونية، وذلك لتفادي أي مخالفات أو عقوبات محتملة
برنامج تطبيق الفاتورة الإلكترونية في السعودية
هو نظام معتمد من قبل الهيئة العامة للزكاة والدخل السعودية (ZATCA):
- يتيح للشركات والمؤسسات التجارية إصدار الفواتير الإلكترونية والالتزام بالمعايير والضوابط المحددة من قبل الهيئة.
- يتيح برنامج الفاتورة الإلكترونية السعودية إمكانية إصدار الفواتير الإلكترونية وإرسالها إلى العملاء والموردين بسهولة.
- كما يتيح توليد التقارير المالية وإدارة المخزون والحسابات بشكل فعال.
- يتميز برنامج الفاتورة الإلكترونية السعودية بأنه يدعم اللغة العربية والإنجليزية ليسهل على المستخدمين الاستخدام.
يجب على الشركات والمؤسسات التجارية الالتزام بجميع الإجراءات والمتطلبات التي وضعتها الهيئة العامة للزكاة والدخل (ZATCA) السعودية فيما يتعلق بتطبيق الفاتورة الإلكترونية، وذلك لتفادي أي مخالفات أو عقوبات محتملة.
موعد تطبيق الفاتورة الإلكترونية في السعودية
تم تطبيق الفاتورة الإلكترونية بشكل إلزامي في المملكة العربية السعودية على جميع الشركات والمؤسسات التجارية في 4 ديسمبر 2021 وذلك وفقاً للقرار الصادر عن الهيئة العامة للزكاة والدخل السعودية.
ويجب على جميع الشركات والمؤسسات التجارية التي تتجاوز حد الإيرادات المحدد بقرار الهيئة العامة للزكاة والدخل السعودية، استخدام الفاتورة الإلكترونية في جميع العمليات التجارية التي يتم إجراؤها مع العملاء والموردين
ما هي المتطلبات لكل مرحلة من مرحلتي تطبيق الفوترة الإلكترونية (فاتورة)؟
- تركيب أو تحديث نظام الـفـوتـرة أي الـتـوقف عن إصــــــــــدار الـفــواتـيـر الـمـكـتـوبـة بخط اليد.
- إضـافـة رمـز الاسـتـجابة السريعة (QR-Code) على الفاتورة.
- إضافة عنوان (الفاتورة)حسب نوع الفاتورة الضريبية المصدرة.
- إضافة رقم تسجيل ضريبة القيمة الـمضـافـة للـمـشتري إذا كان مسجل فـي ضـريـبـة القيمة المضافة.
حيث في المرحلة الأولى (مرحلة الإصدار) ستتطلب من المكلفين إصدار وحفظ الفواتير والإشعارات الضريبية المتوافقة عبر نظام إلكتروني متوافق مع أنظمة الهيئة.
– يجب على جميع الأشخاص الخاضعين للائحة الفوترة الالكترونية استخدام أنظمة فوترة الكترونيةً متوافقة مع أنظمة الهيئة لإصدار الفواتير بدءاً من 4ديسمبر 2021م ولن يتم اعتبار الفواتير اليدوية فواتير ضريبية متوافقة مع أنظمة الهيئة.
– يجب أن تكون الأنظمة الإلكترونية قادرة على إنشاء رموز الاستجابة السريعة (QR code).
– يجب أن لا تسمح أنظمة الفوترة الإلكترونية بالخصائص المحظورة المحددة من قبل هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
اقرأ أيضاً متطلبات الفاتورة الضريبيبة.
عناصر الفاتورة الإلكترونية
تتضمن عناصر الفاتورة الإلكترونية في السعودية العناصر التالية:
- اسم وعنوان الشركة المصدرة للفاتورة الإلكترونية.
- رقم الفاتورة الإلكترونية وتاريخ إصدارها.
- اسم وعنوان العميل أو المورد.
- تفاصيل العملية التجارية، مثل المنتجات أو الخدمات المقدمة والكميات والأسعار والضرائب المطبقة.
- رقم الضريبة المضافة (VAT)، إذا كانت المنشأة مسجلة في نظام الضريبة المضافة.
- معلومات عن الدفع، مثل طريقة الدفع والتاريخ النهائي للدفع.
- توقيع الفاتورة الإلكترونية باستخدام شهادة الأمان الإلزامية (SSL) للموقع الإلكتروني الذي تم استخدامه لإصدار الفاتورة الإلكترونية.
يجب على الفاتورة الإلكترونية في السعودية الالتزام بالمعايير والضوابط المحددة من قبل الهيئة العامة للزكاة والدخل السعودية، وذلك لتفادي أي مخالفات أو عقوبات محتملة.
الفاتورة الإلكترونية لمزودي الخدمات ومطوري الأنظمة التقنية
تختلف الفواتير الإلكترونية لمزودي الخدمات ومطوري الأنظمة التقنية قليلاً عن الفواتير الإلكترونية الأخرى في السعودية.
وفيما يلي بعض المتطلبات الأساسية للفواتير الإلكترونية لمزودي الخدمات ومطوري الأنظمة التقنية:
- تحديد نوع الخدمة أو المنتج المقدم: يجب تحديد نوع الخدمة أو المنتج المقدم بوضوح في الفاتورة الإلكترونية.
- الوقت المقدر لإكمال الخدمة أو المنتج: يجب تحديد الوقت المقدر لإكمال الخدمة أو المنتج في الفاتورة الإلكترونية، وذلك لتوضيح جدول الأعمال للعميل.
- تحديد سعر الخدمة أو المنتج: يجب تحديد سعر الخدمة أو المنتج في الفاتورة الإلكترونية، ويمكن أن يتضمن ذلك التكاليف الإضافية مثل ضريبة القيمة المضافة (VAT) إذا كانت مطبقة.
- مدة الدفع: يجب تحديد مدة الدفع في الفاتورة الإلكترونية، ويمكن أن تكون المدة معتادة مثل 30 يومًا من تاريخ إصدار الفاتورة.
- توضيح جميع المصاريف: يجب توضيح جميع المصاريف المتعلقة بالخدمة أو المنتج التي يتم تقديمها في الفاتورة الإلكترونية.
- تحديد معلومات الاتصال: يجب تحديد معلومات الاتصال لمزود الخدمة أو المنتج في الفاتورة الإلكترونية، ويمكن تضمين ذلك العنوان ورقم الهاتف والبريد الإلكتروني.
- توقيع الفاتورة الإلكترونية: يتم توقيع الفاتورة الإلكترونية باستخدام شهادة الأمان الإلزامية (SSL) للموقع الإلكتروني الذي تم استخدامه لإصدار الفاتورة الإلكترونية.
اقرأ أيضا عن نظام الفوترة السعودية .
الفاتورة الضريبية المبسطة في السعودية
في السعودية تم إطلاق الفاتورة الضريبية المبسطة (Simplified Tax Invoice) بتاريخ 4 ديسمبر 2018م، وتستخدم لأغراض الضريبة المضافة فقط.
وتستخدم هذه الفاتورة للمبيعات التي تتم بقيمة أقل من 1000 ريال سعودي، ولا تحتوي على تفاصيل كاملة مثل الفاتورة العادية.
تحتوي الفاتورة الضريبية المبسطة على المعلومات الأساسية للمورد والعميل، وتتضمن العناصر التالية:
- اسم المورد ورقم السجل التجاري.
- التاريخ الذي تم فيه إصدار الفاتورة.
- وصف السلعة أو الخدمة التي تم بيعها.
- الكمية التي تم بيعها.
- السعر الإجمالي للسلعة أو الخدمة.
- القيمة المضافة (VAT) المطبقة.
تحتاج الشركات والمؤسسات التجارية إلى الالتزام بالمتطلبات المحددة من قبل الهيئة العامة للزكاة والدخل السعودية عند استخدام الفاتورة الضريبية المبسطة.
ويجب الحرص على إصدار الفاتورة الضريبية المبسطة بشكل صحيح ودقيق لتفادي أي مخالفات أو عقوبات محتملة.
اتصل بنا في شركة وقت البيانات وسوف نقوم بمساعدتك بتحديث نظامك الإلكتروني للعمل بنظام الفاتورة الإلكترونية السعودية الجديد اطلب الخدمة
المصادر: