إن توفير الوقت وتقليل الخطأ والمظهر الاحترافي ليست سوى عدد قليل من مزايا نظام ادارة الزوار تعرف معنا على كيفية الاستفادة من نظام إدارة الزوار الآمن لشركتك.
فنظراً لأن الكثير من الشركات والمؤسسات تدرك أن استقبالها عرضة لعدم الامتثال للائحة العامة لحماية البيانات، فقد شهدت حلول إدارة الزوار الحديثة ذات القدرات الرقمية زيادة في شعبيتها .
سنعرض لك في هذه المقالة قائمة ب 16 فائدة يقدمها نظام ادارة الزوار، والذي يضيف قيمة للشركات و المؤسسات التي تتطلع إلى رقمنة منطقة الاستقبال الأمامية الخاصة بها.
فوائد نظام ادارة الزوار
يوجد الكثير من الفوائد لنظام ادارة الزوار سواء على مستوى الشركات والمعارض والمؤتمرات وغيرها سنتعرف على بعض هذه الفوائد:
الانطباعات الأولى المهنية
“لديك فرصة واحدة فقط لتترك الانطباع الأول” هذا ينطبق بشكل خاص على الشركات التي تفخر بتقديم تجارب فريدة لا تنسى.
بغض النظر عن حجم الشركة، فإن نهجهم في كيفية إدارة الزوار يعد مؤشراً جيداً على اهتمامهم بتوفير تجربة إيجابية في موقعهم.
تعزيز العلامة التجارية
يوفر نظام إدارة الزوار المقدم للعملاء الفرصة لتعزيز علامتهم التجارية في الواجهة الأمامية للنظام.
يمكن تخصيص الأجهزة لعرض ألوان الشركة ، ويمكن تحميل الشعارات إلى الواجهة الأمامية للنظام ويمكن تصميم لفات شاشة التوقف لتتناسب مع إرشادات العلامة التجارية.
هذه ليست سوى عدد قليل من الخيارات المتاحة للشركات التي ترغب في دمج نظام إدارة الزوار بشكل كامل.
استقبال حديث
هناك فرق كبير بين سجل الضيافة التقليدي و نظام ادارة الزوار، ولا يبدو نظام إدارة الزوار أكثر احترافاً وإرضاءً من الناحية الجمالية فحسب، بل مع التطوير المستمر الذي يثبته في المستقبل ، فهو أيضاً أكثر إنتاجية وفعالية بلا حدود.
اقرأ أيضًا نظام إدارة زوار المنشآت
التخلص من الورق
تجد عمليات إدارة الزوار التقليدية أنه من الصعب للغاية، ويكاد يكون من المستحيل إنشاء بيئات استقبال متوافقة مع اللائحة العامة لحماية البيانات والحفاظ عليها.
مع الاعتماد المفرط على التقارير الورقية، تتطلب الأساليب التقليدية ساعات متعددة من العمل الإداري وكميات كبيرة من الورق لضمان تخزين بيانات الزائرين وحفظها ووضعها بأمان.
مع نظام إدارة الزوار يتم التخلص من الاعتماد على الورق تماماً حيث يتم تخزين تفاصيل الزائر وحفظها والوصول إليها بسهولة في السحابة الخاصة بالنظام.
تقليل أوقات الانتظار
باستخدام إشعارات المضيف يمكن للمؤسسات تقليل أوقات انتظار الزائرين بشكل فعال، حيث تعد الإشعارات الفورية واحدة من أكثر الميزات التي تضيف قيمة إلى نظام إدارة الزوار الحديث للمضيفين والزوار على حدٍ سواء.
مع خيارات الرسائل الرسائل النصية والبريد الإلكتروني و Slack و Skype، يمكن للمضيفين البقاء على اطلاع وإرسال اتصالات محسنة مع الكثير من خيارات الاتصال للاختيار من بينها.
زيادة الأمن
لضمان تخزين معلومات الزوار الحساسة بأمان وبقاءها سرية يمكن تكوين الإعدادات داخل نظام إدارة الزوار لضمان منح الأفراد المصرح لهم فقط الوصول إلى بيانات الزائر .
مما يحد من احتمالات خرق البيانات لعدد قليل فقط من الأفراد الموثوق بهم.
تعرف أيضاً أفضل برنامج تسجيل الزوار في السعودية.
زيادة كفاءة الشركة
يمتلك نظام إدارة الزوار إنشاء وتصميم فريد من خلال تمكين الزوار والضيوف الآخرين من التسجيل وإنشاء الشارات وتوقيع مستندات الامتثال وتنبيه المضيفين.
كل ذلك دون الحاجة إلى المساعدة، ويمكن تقليل أوقات تسجيل الوصول، وإذا رغبت إحدى الشركات في زيادة تبسيط عملية تسجيل الوصول الخاصة بها.
فيمكن إرسال نماذج التسجيل المسبق إلى جهات خارجية قبل اجتماعهم المقرر.
بمجرد أن يكمل الزائر نموذج التسجيل المسبق ويصل إلى الموقع يمكنه إدخال اسمه أو الرمز المرجعي المخصص لتنبيه مضيفه بوصوله.
يمكن أن تكون هذه الميزة مفيدة بشكل كبير للأحداث أو المؤتمرات أو الاجتماعات الكبيرة، مما يساعد الشركات على معالجة أعداد كبيرة من الزوار بطريقة مفصلة وفعالة.
تعرف على نظام ادارة زوار الفعاليات
الشفافية في الموقع
تساعد سجلات البيانات الآلية لتفاعلات الجهات الخارجية وعمليات تسجيل الوصول في الشركات على إنشاء رؤى للاستخدام الداخلي والخارجي.
يمكن للموظفين المعتمدين إنشاء تقارير مختلفة بناءً على إمكانات الحلول والمعلومات التي تم الحصول عليها.
ويمكن أن تكون هذه التقارير مفيدة للغاية في المواقف التي يكون فيها من الضروري توثيق الوصول والمغادرة في الموقع من المناطق الآمنة.
وعدد المرات التي قام فيها الفرد بتسجيل الوصول والمغادرة ، والأشخاص الذين كانوا في الموقع للقاء.
تخفيف التهديد
إن مفهوم إرسال جميع الزوار إلى جهاز تسجيل الوصول لا يشجع فقط التهديدات على التعامل مع حل يمكنه التعرف عليهم في المستقبل ولكن مع عمليات تكامل، مثل قوائم المراقبة يمكن تنبيه أفراد الأمن بالتهديدات المحتملة في الموقع.
زيادة الإنتاجية
تماشياً مع ما تم ذكره في “زيادة كفاءة الشركة” يمكن للمجموعات والأطراف الكبيرة التسجيل مسبقاً في النظام قبل وصولهم إلى المكان.
بمجرد التسجيل المسبق يمكن للأفراد تبسيط تجربة تسجيل الوصول في الشركة ببساطة لإدخال التفاصيل المرجعية الخاصة بهم قبل تنبيه مضيف وصولهم، في حين أن خيارات تسجيل الوصول للخدمة الذاتية مفيدة للزوار والمضيفين.
فإن موظفي الاستقبال يواجهون واحدة من أكثر التحولات الديناميكية في الإنتاجية حيث يمكنهم تخفيف الأعباء المرتبطة بمعالجة تسجيلات وصول الزائرين وتخصيص المزيد من الوقت لإكمال المهام الأخرى في متناول اليد .
تكاليف مخفضة
يمكن أن يكون لطول عملية تسجيل الوصول تأثير ضار على موظفي الاستقبال الذين يقومون بمهام متعددة بشكل متكرر لضمان إكمال أدوارهم الأساسية والثانوية.
بوضع هذا البحث في منظوره الصحيح إذا كان موظف استقبال المكتب يتعامل مع 5 زوار فقط يومياً، فإن هذا يترجم تقريباً إلى 2.5 ساعة من إدارة الزوار.
إذا كان موظف الاستقبال يتعامل مع 25 زائراً يومياً، فإن ذلك يعادل أكثر من 1.5 يوماً من الوقت الضائع في الأسبوع.
التكامل والتآزر
تساعد قدرة نظام إدارة الزوار من شركة وقت البيانات على التكامل مع الحلول الشائعة الأخرى.
مثل الإخلاء في حالات الطوارئ والتحكم في الوصول على توفير إمكانيات إضافية ذات قيمة مضافة ليستمتع بها المضيفون.
في حالات الطوارئ يقدم تكامل إدارة الزائرين والإخلاء في حالات الطوارئ تقارير إخلاء في الوقت الفعلي ويبلغ بسهولة فريق الطوارئ وعدادات الموظفين عن الأفراد الذين لا يزالون في الموقع وفي خطر محتمل.
قابلية التوسع العالمية
نظام إدارة الزوار الجيد مرن للغاية وقابل للتطوير مما يعني أنه يمكن تخصيصه بسهولة ليناسب احتياجات الشركات المتوسعة والمتزايدة.
يمكن تخصيص نظام إدارة الزوار وتحديث خدماته بسرعة من خلال علاقة خدمة مباشرة ومستمرة مما يتيح إجراء تغييرات أسهل عند الحاجة إليها.
الامتثال للصحة والسلامة
كجزء من سير عمل تسجيل الوصول في نظام إدارة الزوار أو سير عمل التسجيل المسبق يمكن تحميل مستندات متعددة أو محددة للصحة والسلامة مثل الشروط والأحكام للوافدين في الموقع للتوقيع قبل تسجيل الوصول الكامل.
بمجرد توقيع هذه المستندات يتم إرسال نسخة رقمية إلى ملف تعريف الزائر في المكتب الخلفي للمشاركة أو للرجوع إليها في المستقبل.
الامتثال القانوني واللائحة العامة لحماية البيانات
إذا وجدت مؤسستك نفسها في موقف توجد فيه حادثة في الشركة وتم الإبلاغ عنها في وقت لاحق، فإن نظام إدارة الزوار الرقمي هو أفضل نقطة مرجعية للعودة إلى السجلات في التاريخ المعني للتحقق.
أولاً مما إذا كان الزائر كان في الواقع في شركتك، وثانياً للتحقق مما إذا كان الحدث قد وقع في الموقع المبلغ عنه.
في حالة وقوع حادث في أي شهر سابق يمكن استخدام نظام إدارة الزوار للتحقق من صحة التقرير.
اقرأ أيضاً نظام إدارة الزوار.
كل هذه المزايا والفوائد وغيرها الكثير تقدمها لك شركة وقت البيانات في السعودية في نظام واحد نظام إدارة الزوار Visitor Flow.
يمكنك زيارة موقع الشركة والتعرف أكثر على Visitor Flow أفضل نظام لإدارة زوار المنشآت وإدارة زوار المعارض والمؤتمرات .