برنامج إدارة المشاريع هو عبارة عن تطبيق ويب حديث و مرن يتعامل مع جميع جوانب مشروعك، من تحليل المتطلبات وإدارة المهام بما في ذلك لوحة المهام والاجتماعات (إشعار الاجتماعات ومحاضر الاجتماعات وما إلى ذلك) والمناقشات وتقارير الحالة وتتبع المشكلات وإدارتها PMS.
لذلك دعنا نستكشف في هذه المقالة ماهية برامج إدارة المشاريع ، وكيف تستخدمها الشركات والفوائد التي ستجلبها إلى عملك.
ماهو برنامج إدارة المشاريع؟
برنامج إدارة المشاريع هو مصطلح واسع يشير إلى مجموعة واسعة من البرامج المصممة لمساعدة الأشخاص على إدارة مشاريعهم .
وتتراوح هذه المنتجات من قائمة مرجعية بسيطة أو تقويم لمساعدتك في تنظيم المشاريع الصغيرة إلى أدوات قوية كاملة الميزات تتيح لك الإشراف على دورة حياة المشروع بالكامل.
لذلك يعتبر برنامج إدارة المشاريع هو الأداة الوحيدة التي تحتاجها للتعامل مع جميع جوانب تخطيط المشروع وإدارته، وباستخدامه يمكن لمديري المشاريع من تتبع تطور مشاريعهم بسهولة من بداية إلى نهاية المشروع.
متى نستخدم برنامج إدارة المشاريع؟
المشاريع منفصلة عن الأنشطة المعتادة وتحدث عندما تريد المنظمة تقديم حل لتحديد المتطلبات ضمن ميزانية وإطار زمني متفق عليهما، وتتطلب المشاريع فريقًا من الأشخاص للالتقاء مؤقتًا للتركيز على أهداف محددة للمشروع.
وهذه الأهداف يجب أن تكون قابلة للقياس وتحتوي على مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لتقييم أداء المشروع بموضوعية، ونتيجة لذلك يعد العمل الجماعي الفعال أمرًا أساسيًا للمشاريع الناجحة.
تهتم إدارة المشروع بإدارة حزم العمل المنفصلة لتحقيق أهداف محددة، و تعتمد الطريقة التي يُدار بها العمل على مجموعة متنوعة من العوامل ،حيث يعد حجم العمل وأهميته ومدى تعقيده من العوامل الواضحة.
لذلك يمكن التعبير عن أهداف برنامج إدارة المشاريع بما يلي:
- توفير النظام في بيئة العمل: خطوات إدارة المشروع تقدم دليلًا واضحًا حول كيفية أداء كل عضو و مسؤولياته.
- تحسين أداء المشروع: تحسين أداء القوى العاملة و الموارد من خلال تطوير خطة المشروع، حيث يمكن للمؤسسات تحسين الأداء الكلي للمشروع .
- مراقبة الجودة: عملية إدارة المشروع تشمل خطوات التخطيط لرصد وضمان جودة نتائج المشروع، وهذا يضمن أن المشاريع ليست قادرة فقط على الانتهاء في الموعد المحدد ، ولكن أيضا الحفاظ على جودة نتائجها.
- المحافظة على التكاليف ضمن الميزانية: بدون إدارة مناسبة للمشروع، قد يكون من الصعب للغاية إدارة تكاليف المشروع، حيث توفر عمليات إدارة المشروع إجراءات تقلل أو تزيل من مخاطر تجاوز الميزانية وتضمن أن جميع النفقات في حدود الميزانية.
- التعلم من الأخطاء: تشمل إدارة المشروع عملية المتابعة المستمرة ومراقبة الجودة، حيث يتيح وجود خطوات لمراقبة كل خطوة من العملية تحديد الأخطاء والقدرة على التعلم منها، كما أن التعلم من الأخطاء يجعل من الممكن تحسين العمليات والتأكد من عدم حدوث ذلك في المستقبل.
اقرأ أيضاً برنامج إدارة المشاريع الإحترافية.
العناصر الأساسية لبرنامج إدارة المشاريع
نظام إدارة المشاريع هو نموذج للإشراف على تنفيذ المشروع و يمكن أن يوفر إطارًا لإدارة التوقعات وتفويض المسؤوليات وإنشاء الإجراءات.
ومن الممكن أن يستخدم نظام إدارة المشروع برنامجًا متخصصًا لإدارة المشاريع أو يستخدم حزم البرامج المهنية الشائعة.
سوف نوضح أهم العناصر لنظام إدارة المشاريع
تكلفة المشروع
غالبًا ما يتم تحديد ذلك من قبل مدير المشروع بناءً على نوع المشروع، ويتضمن أشياء مثل حجم المشروع، وتوافر الموارد، والموعد النهائي للمشروع وما إلى ذلك، ولكن هناك بعض المهام التي لا يمكن إكمالها ضمن ميزانية صغيرة .
لا يمكن تحديد الميزانيات تمامًا حيث تحتوي على العديد من المتغيرات، يمكن أن تتجاوز أو تنقص أو تقصر عن المبلغ المخطط بناءً على كيفية تنفيذها.
وقت المشروع
بمجرد أن نكون على دراية بهدف المشروع من المهم جدًا تحديد موعد نهائي.
لنفترض أننا نحدد اجتماعًا مع فريقك ومن الضروري دائمًا تحديد الفترة الزمنية وتعيينها تمامًا ، ولذلك لكل مشروع موعد نهائي خاص به اعتمادًا على عدد المهام وحجم المشروع .
لكنها بالتأكيد نصيحة احترافية أن تحدد دائمًا موعدًا نهائيًا دقيقًا لكل مهمة والمشروع حتى لا نتجاوز الموعد النهائي.
نطاق المشروع
الآن بعد أن تم تعيين التكلفة والجدول الزمني للمشروع فمن الأفضل إنجاز النطاق و النطاق هو وصف تفصيلي لكل شيء موجود في دورة المشروع .
حيث يجب أن يتضمن دائمًا الموعد النهائي والموارد المطلوبة والمخرجات والحدود والمهام اليومية اللازمة لتحقيق هدف المشروع و يجب أن تتضمن أيضًا ميزات وأهداف خطة المشروع لتحقيقها.
المكونات الخمسة الرئيسية لـ برنامج إدارة المشاريع
هناك العديد من العوامل التي تساهم في النتيجة النهائية للمشروع ، سواء كانت كبيرة أو صغيرة ، بسيطة أو معقدة و لكن القليل من هذه العوامل سيحدد النجاح النهائي لمشروعك .
و يمكن تقسيم أهم العوامل التي ستساهم في إنجاز المشروع بنجاح على نطاق واسع إلى المجالات الخمسة التالية:
التخطيط الاستراتيجي
فهم السوق الخاص بك، والصناعة الأوسع و المنافسة الخاصة بك أمر ضروري حتى يمكن تحديد أهداف العمل المحددة للمشروع بشكل جيد.
والأهم من ذلك تلبية حاجة حقيقية، أو حاجة متوقعة، داخل السوق التي سيصل إليها المنتج النهائي تكون مستهدفة.
وبالنسبة للمشاريع الأبسط في المؤسسات الصغيرة، قد يكون “السوق”، في الواقع، فريقًا داخليًا أو قسمًا صغيرًا، لكن مفهوم فهمها وأهدافها لا يزال هو نفسه ولا يزال بنفس الأهمية.
تطوير المنتج
يجب تطوير أو إنشاء أي منتج أو عملية أو خدمة جديدة فقط لتلبية أهداف العمل المحددة، والتي يجب توضيحها وتوثيقها في بداية المشروع.
التسويق
يعتبر التسويق المركز الذي يستهدف الجمهور المناسب أمراً حيوياً لأبسط المشاريع الداخلية، و مهما كانت الشركات كبيرة أو صغيرة فإن التسويق هو من أهم العوامل التي تقود الشركة أو المؤسسة نحو تحقيق أهدافها المنشودة .
الدعم
بالنسبة لمجموعة متنوعة من المشاريع التي تجري في المنظمات على مدار العام، فإن توفير آلية دعم قبل التنفيذ و بعده هو عنصر أساسي آخر لنجاح المشروع.
وقد يأتي الدعم في شكل دعم تكنولوجيا المعلومات (توفير الأجهزة و البرامج المناسبة)، والموارد البشرية لتعيين الموظفين المناسبين و الاحتفاظ بهم.
وأيضصا مرافق لتوفير المكاتب الضرورية أو مساحة المبنى الأخرى وأي عدد من خدمات الدعم الأخرى ذات الصلة بالمشروع.
الناس
هناك فئات مختلفة من الأشخاص المشاركين في المشاريع و لديهم جميعًا أدوارًا مختلفة و محددة للعبها، لكنهم جميعًا أصحاب مصلحة لديهم مصلحة راسخة في أن يكون المشروع ناجحًا:
- الراعي (Sponser): غالبًا ما يكون راعي المشروع عضوًا في فريق الإدارة العليا للمؤسسة، ولكن يمكن أيضًا أن يكون شخصًا من خارج المنظمة و دورهم هو تحديد أهداف العمل التي هي القوة الدافعة وراء بدء المشروع، لضمان توفير الموارد الكافية لإكمال المشروع والتأثير على تاريخ الانتهاء من المشروع من خلال تحديد الأولويات سوف يميلون إلى الحصول على نظرة عامة جيدة للمشروع، لكن لا يشاركون في أي من الجوانب التفصيلية.
- مدير المشروع: يتحمل مدير المشروع المحترف مسؤولية إنشاء خطة مشروع مفصلة تلبي الميزانية و الجدول الزمني و النطاق الذي يحدده الرعاة و ينصحون أعضاء الفريق و يعلمونهم و يحفزونهم، وحل النزاعات و القضايا المتعلقة بالمخرجات و المواعيد النهائية و لديك فهم جيد لجميع المهام المطلوبة لإكمال المشروع، و كما أنها تهدف إلى إدارة ومراقبة المخاطر والتغييرات.
- أعضاء الفريق: يمكن أن تتراوح هذه من خبير في الموضوع إلى مبتدئ تم تعيينه مؤخرًا، ولكن سيكون لجميع أعضاء الفريق مساهمة في المنتج النهائي و كل منهم سيكون مسؤولاً عن إكمال المهام الفردية حتى الموعد النهائي.
بما في ذلك حل المشكلات التي تنشأ فيما يتعلق بمهامهم ، و يجب أن يساعد أعضاء الفريق الأكثر خبرة الأعضاء الأقل خبرة من خلال الإجابة على الأسئلة و تقديم المشورة لزيادة قدرة الفريق بأكمله على تسليم المشاريع بنجاح.
اقرأ أيضاً نظام ادارة المشاريع.
من يستخدم برنامج إدارة المشاريع ؟
إدارة المشروع هي مهارة حياتية للجميع و تظهر المشاريع في جميع الصناعات والأعمال مثل:
- النقل والبنية التحتية.
- IT.
- تصنيع المنتج.
- البناء والتشييد.
- المالية والقانون.
لطلب برنامج ادارة المشاريع من شركة وقت البيانات تواصل معنا
المصادر :