يعتبر برنامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP) من افضل البرامج التي يستخدمها المحاسب لإدارة أنشطة الأعمال وخاصة في قطاع التمويل لتلبية متطلبات الشركات.
في هذه المقالة سوف نتعرف أكثر على برامج المحاسبة ERP وأهميتها، وفوائدها.
ماهي وحدة المحاسبة والمالية في تخطيط موارد المؤسسات؟
هذا هو المكون البرمجي لنظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الذي يساعد الشركات على إدارة القضايا المالية والمحاسبية الأساسية ويتتبع وظائف المحاسبة الأساسية.
بما في ذلك دفتر الأستاذ العام والميزانية العمومية بالإضافة إلى إدارة القضايا المالية مثل إدارة الأصول والحسابات الدائنة وحسابات القبض وإدارة النقد وغير ذلك كما تأخذ هذه الوحدة أيضا دور تحليل الربحية والإيرادات إدارة.
يمكن لتخطيط موارد المؤسسات دمج جميع العمليات في الشركة بأكملها في نظام ثابت ومنطقي يعمل على قاعدة بيانات مركزية.
ويسمح للأقسام في مؤسستك بالوصول إلى أقسام أخرى وتتم مشاركة البيانات الموجودة في الوحدة المالية مع بعض الأنشطة التجارية الأساسية بما في ذلك إدارة المخزون والتسويق والمبيعات والمشتريات وإدارة علاقات العملاء وغيرها.
إذا كان لها تأثير مالي فستكون وحدة المالية والمحاسبة في تخطيط موارد المؤسسات قادرة على جمعها وتسجيلها نتيجة لذلك نضمن لك دقة المحاسبة والتمويل ويساعدك في تلبية المتطلبات المالية ويسمح لك بإصدار العديد من التقارير المالية.
أهمية وحدة المحاسبة والمالية في تخطيط موارد المؤسسات
وحدة المحاسبة والمالية تُعد من العناصر الأساسية في أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) للأسباب التالية:
- التكامل المالي: توفر وحدة المحاسبة والمالية في ERP إطارًا متكاملًا يجمع بين جميع العمليات المالية، مما يسهل على الشركات الحصول على رؤية شاملة للأداء المالي.
- دقة البيانات: تساعد في ضمان دقة البيانات المالية، وهو أمر حيوي للتخطيط الاستراتيجي واتخاذ القرارات.
- التقارير المالية: تُمكّن من إنشاء تقارير مالية مفصلة وفي الوقت الفعلي، مما يساعد في تحليل الأداء وتوجيه الاستراتيجيات المالية.
- الامتثال للوائح: تضمن الامتثال للمعايير المحاسبية واللوائح المالية، مما يقلل من المخاطر القانونية والمالية.
- تحسين الكفاءة: تعمل على تحسين كفاءة العمليات المالية من خلال أتمتة المهام المتكررة وتقليل الأخطاء البشرية.
- التحليل المالي: توفر أدوات للتحليل المالي والتنبؤ، مما يساعد في تحديد الاتجاهات والفرص.
- إدارة التدفق النقدي: تساعد في إدارة التدفق النقدي بكفاءة، وهو أمر بالغ الأهمية لاستمرارية الأعمال.
- التخطيط المالي: تُمكّن الشركات من إجراء التخطيط المالي والميزانية بدقة، مما يساعد في تحقيق الأهداف المالية.
فوائد استخدام وحدة المحاسبة والمالية في تخطيط موارد المؤسسات
تقارير مالية غنية بالتفاصيل
هناك العديد من الأسباب التي تجعل من الحكمة استخدام محاسبة تخطيط موارد المؤسسات حيث تتعلق معظم هذه الفوائد بقضية أساسية واحدة وهي التكامل.
يتطلب نظام المحاسبة مدخلات بيانات من العديد من المصادر المختلفة بما في ذلك إدارة التصنيع واللوجستيات والفواتير وإدارة المستودعات والموارد البشرية ويمكن دمج مصادر البيانات المتعددة هذه تلقائيًا في محاسبة تخطيط موارد المؤسسات.
يتم تقديم التقارير المالية مثل بيانات الدخل والميزانية العمومية من خلال حزم المحاسبة المستقلة كما يقدم تخطيط موارد المؤسسات مجموعة متنوعة من التقارير وليس فقط التقارير المالية.
وتتضمن بعض الأمثلة توقعات التدفق النقدي استنادًا إلى إدارة المخزون وحالات الطلبات وتقادم الذمم المدينة المتراكبة مع خط أنابيب طلب العميل وتمنحك هذه التقارير منظورا شاملا أكثر من مجرد بيانات مالية لذلك يمكنك إدارة عملك بشكل أكثر فعالية.
المزيد من الأتمتة
تعمل الأتمتة على تعزيز الإنتاجية وعندما يتم ربط تخطيط موارد المؤسسات (ERP) والمحاسبة معًا فلا شك في أنه سيكون من الأسهل أتمتة مهام سير العمل التي تتقاطع بين النظامين.
وعند استخدام محاسبة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) يمكن أتمتة العديد من المهام المحاسبية والمالية بالكامل.
على سبيل المثال يمكنك تحسين الحسابات المستحقة القبض وإدارة الدائنين وإدارة النقد كما تتيح لك الأتمتة أيضا تتبع المعاملات المالية بسرعة أكبر.
عدم تكرار إدخال البيانات
غالبًا ما يعني وجود أنظمة منفصلة الاضطرار إلى إعادة إدخال البيانات من واحد إلى الآخر يدويًا.
ويؤدي دمج نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) والمحاسبة إلى التخلص من عملية إدخال البيانات اليدوي الشاقة هذه ويجعل تخطيط موارد المؤسسات أيضا إدخال البيانات سريعا ومتسقا بشكل خاص.
تعرف أكثر على نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP)
الدقة
الإدخال اليدوي للبيانات مهيأ للخطأ وقد تكون هذه الأخطاء عبارة عن أسماء عملاء غير صحيحة أو أرقام محولة وما إلى ذلك.
بمجرد أن تتسبب هذه الأخطاء في حدوث أخطاء حسابية فسوف يستغرق الأمر وقتًا للتخلص منها من خلال دورة محاسبة ERP يمكنك تعقب شخص ارتكب خطأ.
درجة أعلى من السيطرة
يمنحك استخدام محاسبة تخطيط موارد المؤسسات مزيدًا من التحكم في عملك بدون انتظار التقارير الورقية من أقسام مختلفة مثل قبل أو القدوم إلى نقاط المبيعات مباشرة للتحقق من التدفق النقدي.
ويمكنك تتبع جميع العمليات باستخدام نظام واحد متزامن كما يمكنك من رؤية التأثير النهائي للأحداث والقرارات في الوقت الفعلي.
اقرأ أيضًا برنامج ERP للمحاسبة
الميزات الرئيسية لوحدة المحاسبة والمالية في تخطيط موارد المؤسسات ERP
دفتر الأستاذ العام (GL)
السمات الأساسية لوحدة المحاسبة والمالية في تخطيط موارد المؤسسات حيث يقوم GL بجمع وتخزين جميع المعاملات المالية في الأعمال التجارية مثل: الدخل والتكاليف وقيمة رأس المال والأصول.
وعلاوة على ذلك يمكن دمجها مع مجموعة متنوعة من الأنشطة والإجراءات مثل: المشتريات والشراء وإدارة التدفق النقدي وسيكون لدى المديرين الماليين بيانات مالية كافية للتحليل وإعداد التقارير دون انتظار البيانات من القطاعات الأخرى.
الحسابات الدائنة (AP)
تعالج وحدة AP قدرًا كبيرًا من الفواتير والمعاملات بين الشركة والموردين ويمكنك تسجيل فواتير الموردين الحالية أثناء المصادقة على الفواتير الواردة وتتبعها.
إلى جانب ذلك تساعدك هذه الوحدة على أتمتة عملية إنتاج الفواتير والموافقة عليها اعتمادًا على نوع فواتيرك.
اقرأ المزيد حول:برنامج الحسابات الأكثر أنتشار
حسابات القبض (AR)
يمكنك تتبع التدفق النقدي بينك وبين عملائك بشكل فعال باستخدام وحدة AR بحيث يسمح لك بأتمتة العمليات بما في ذلك إنشاء الفواتير الدورية والبيانات المالية وتذكيرات الدفع.
علاوة على ذلك تمكنك وحدة AR من الحصول على تقارير التحليل المالي وكشوف الحسابات.
إدارة الأصول (AM)
باستخدام وحدة AM يسهل عليك إدارة الأصول الثابتة بما في ذلك الإهلاك ومتطلبات الامتثال والتخلص وتقييم الأصول الثابتة والضرائب وسيكون لديك فهم أكبر لكيفية استخدام الأصول الثابتة بالإضافة إلى النفقات والصيانة المرتبطة بها.
إدارة النقد (CM)
تلعب وحدة إدارة النقد دورًا رئيسيًا في مساعدتك في معالجة وتحليل كل التدفق النقدي خلال فترة محددة.
ويمكنك دمج هذه الوحدة مع البنك الذي اخترته لتتبع بيان التسوية المصرفية الخاص بك تلقائيًا ويساعدك أيضا على رؤية التدفق النقدي الخاص بك وتحديد مكانك من حيث تحقيق أهدافك المالية.
إدارة المخاطر
بفضل قدرات إدارة المخاطر لوحدة المالية والمحاسبة ويمكن للشركة التنبؤ بالمخاطر المتوقعة في القطاع المالي وتقييمها وإدارتها وقد تتراوح هذه السيناريوهات من الصعوبات المالية إلى النكبات.
وتشمل الكوارث المحتملة الأخرى التي يمكن أن تتعامل معها حلول إدارة المخاطر الأمان والمسؤولية القانونية والامتثال وتهديدات السمعة ستراقب هذه الوحدة التدفقات النقدية الخاصة بك داخل وخارج العمل تلقائيًا وبشكل صحيح.
وبالتالي يمكنك تتبع أي مشاكل والتحقق منها ومعرفة الأسباب والتعامل مع هذه المشكلات.
الإبلاغ
مع جميع البيانات التي يتم جمعها وتخزينها يمكن لوحدة المحاسبة والمالية في تخطيط موارد المؤسسات إعداد وإنشاء تقارير مالية للاستخدام الداخلي.
باستخدام هذه التقارير يمكن للشركة إنشاء خطط دقيقة واتخاذ قرارات تستند إلى البيانات وتجنب مخاطر الندم بسبب البيانات الخاطئة والتنبؤ بأوضاعها المالية في المستقبل.
ويمكنك رؤية صورة الإيرادات الخاصة بك بوضوح بفضل ذكاء الأعمال (BI) وقدرات التحليلات وتوفر لك لوحات المعلومات تمثيلاً رسومياً للمعلومات والبيانات المالية الفعلية والمتوقعة وبالتالي يفهم المديرون بسرعة البيان المالي للشركة.
اقرأ أيضًا ماهو برنامج المحاسبة ERP
مستقبل المحاسبة في السعودية
لطلب برنامج ERP يمكنكم الاتصال معنا في شركة وقت البيانات وطلب الخدمة
المصادر :