يعتبر نظام نقاط البيع أحد أهم التقنيات التي غيّرت ملامح التجارة الحديثة وساهمت في تحسين إدارة الأعمال وتجربة العملاء على حد سواء.
فمع تزايد التحول الرقمي في مجالات البيع والتسوق، أصبح من الضروري الاعتماد على أنظمة تقنية تساعد على تسهيل عمليات البيع وإدارة المخزون بكفاءة عالية، وهو ما يتيحه نظام نقاط البيع.
في هذه المقالة سوف نتحدث عن نظام نقاط ىالبيع وكيف يعمل تابع معنا.
نظام نقاط البيع pos
يعمل نظام نقاط البيع pos عن طريق تسجيل كل عملية بيع وتسجيل المنتجات التي تم بيعها وإضافتها إلى قاعدة البيانات، وعندما يتم إجراء عملية بيع جديدة، يتم تحديث قاعدة البيانات تلقائياً لتعكس هذه العملية الجديدة.
يمكن لنظام نقاط البيع أيضاً تسجيل المعلومات المتعلقة بالعملاء، مثل الاسم وعنوان البريد الإلكتروني ورقم الهاتف والعنوان، وهذه المعلومات يمكن استخدامها في إدارة العملاء والتسويق وإنشاء تقارير.
بالإضافة إلى تسجيل المعلومات المتعلقة بالمبيعات، يتيح نظام نقاط البيع pos أيضاً تتبع المخزون، حيث يتم تحديث قاعدة البيانات تلقائياً عندما يتم بيع منتج أو إضافة منتج إلى المخزون.
وبهذا الشكل يمكن للمتجر أن يحافظ على مستويات المخزون المطلوبة وتجنب نفاد المنتجات، كما يمكن استخدام النظام لإنشاء تقارير المخزون وإدارة المخزون بشكل أفضل.
وبالإضافة إلى ذلك، يمكن لنظام نقاط البيع إدارة الدفعات المختلفة مثل النقد والبطاقات الائتمانية وبطاقات الهدايا وغيرها.
يمكن تحديث حساب العميل تلقائياً بعد كل عملية بيع. كما يمكن لنظام نقاط البيع توليد التقارير المالية وإدارة الفواتير والمدفوعات.
اقرأ أيضًا استخدام نظام نقاط البيع لتنمية عملك
أنظمة نقاط البيع في متاجر البيع بالتجزئة
تعتبر أنظمة نقاط البيع أداة أساسية في متاجر البيع بالتجزئة، حيث تساعد على تسجيل المبيعات وإدارة المخزون والعملاء والدفعات بشكل فعال.
وتأتي هذه الأنظمة بشكل مختلف وتتضمن ميزات متعددة، وفيما يلي بعض الأنظمة الشائعة في متاجر البيع بالتجزئة:
- نظام نقاط البيع السحابي: يعتمد هذا النظام على الإنترنت ويتم تشغيله من خلال خادم يتم الوصول إليه عبر الإنترنت، ويمكن للمتاجر توفير هذا النظام عن طريق الاشتراك في خدمة النظام السحابي، وتتضمن مزاياه تحديثات متكررة ودعم فني مستمر وسهولة الوصول إلى النظام من أي مكان.
- برنامج نقاط البيع المتكامل: يتكون هذا النظام من عدة مكونات تتضمن جهاز كمبيوتر وشاشة وماسح ضوئي للباركود وطابعة إيصالات وغيرها.
ويتم تثبيت النظام داخل المتجر ويتم تشغيله محلياً، ويتميز بسهولة الاستخدام والتكامل مع برامج إدارة المخزون والعملاء.
- نظام نقاط البيع المحمول: يتميز هذا النظام بقابلية الحمل والتنقل، حيث يستخدم جهاز كمبيوتر محمول أو جهاز لوحي لتسجيل المبيعات وإدارة المخزون والعملاء.
ويتم استخدام هذا النظام في المناطق التي يصعب فيها استخدام الأنظمة الثابتة، مثل المعارض والأسواق المفتوحة والفعاليات الخارجية.
تختلف مزايا وعيوب كل نظام عن الآخر، ويتم اختيار النظام المناسب حسب احتياجات المتجر وميزانيته.
وعلى الرغم من ذلك، فإن جميع أنظمة نقاط البيع تساعد في تحسين إدارة المتجر وتحسين تجربة العملاء وتحقيق الأرباح.
تعرف على أفضل شركات نقاط البيع في السعودية
ميزات أنظمة نقاط البيع في متاجر البيع بالتجزئة
القدرة على تتبع المخزون
لا شيء يمكن أن يخفض ربحية الأعمال مثل تحمل كمية خاطئة من المخزون حيث يمكن لنظام تتبع المخزون كجزء من نظام نقاط البيع أن يساعد الشركة.
في معرفة وقت طلب المخزون لمنع نفاد المخزون وكيفية تجنب وجود الكثير من المخزون في متناول اليد، مما قد يؤدي إلى خسارة وهدر كبير.
إنشاء تقارير المبيعات
يجب أن تكون متاجر البيع بالتجزئة قادرة على عرض بيانات المبيعات على أساس أسبوعي أو شهري أو سنوي.
كما يجب على البرنامج أن يقوم بتحليل ودراسة السوق جنباً إلى جنب مع تحليل حركة المنتجات لمعرفة ما إذا كانت إدارة المخزون تصل إلى تحقيق المطلوب منها.
التسويق وخدمة العملاء
من المهم للعديد من متاجر البيع بالتجزئة الاحتفاظ ببيانات العملاء في متناول اليد من أجل جعل التسوق تجربة أكثر نفعاً وفائدة، حيث يمكن لأنظمة نقاط البيع أن تفعل ذلك.
كما تمنحك أيضاً القدرة على إنشاء خطط إعلانية وتسويقية لعملك وتمكنك أيضاً من استخدام لبطاقات الخصم وبرامج التسويق مثل إنشاء خصومات وكوبونات للعملاء.
تعرف أكثر على نظام نقاط البيع السعودية
استخدام أنظمة نقاط البيع في المطاعم
غالباً ما تستخدم أنظمة نقاط البيع في المطاعم مثل متاجر البيع بالتجزئة، كما يجب أن تتمتع أنظمة نقاط البيع في المطاعم بالقدرة على إنشاء تقارير المبيعات جنباً إلى جنب مع ميزات التسويق وخدمة العملاء القوية.
تحتاج المطاعم إلى ميزتين إضافيتين:
إدارة المخزون
إن إدارة المخزون ميزة برمجية تساعد في تتبع مخزونك وإمداداتك، لذا يجب أن يقدمها برنامج نقاط البيع وإدارة المخازن
كما يجب أن تدعم ميزة المخزون أيضاً تتبع تلك العناصر في المطبخ والمستخدمة في عملية الإنتاج.
إدارة الوقت
يتحرك نشاط المطعم بسرعة وتغير دائم بكمية المنتجات. لذا يجب أن يكون نظام نقاط البيع في المطعم بسيط وفعال بشكل كبير للمحافظة على الوقت والاستفادة منه أثناء إجراء الحجوزات واستقبال الطلبات والمبيعات وتقديم الإيصالات.
نقاط البيع لإدارة المخزون
يعد استخدام نظام نقاط البيع الصحيح لإدارة المخزون أحد أفضل القرارات التي يمكن أن تتخذها الشركة.
خاصة في عمليات البيع بالتجزئة، ولكن أيضًا بالنسبة لأي شركة تبيع المنتجات، يمكن لإدارة المخزون باستخدام نظام POS تقليل عمليات الهدر بشكل كبير وتوفير المال للشركات والمتاجر.
المخزون هو أهم الأصول التي يمكن أن تحتفظ بها الشركة إذا احتفظت الشركات بالمخزون لفترة طويلة فقد يصبح غير مفيد وغير قابل للبيع، إذا لم يكن لديهم مخزون كافٍ في متناول اليد، فإن الشركة معرضة لخطر التخزين والإضرار بسمعة العميل.
اقرأ أيضًا نظام نقاط البيع الأفضل في السعودية
كيف تعمل اجهزة نقاط البيع؟
تعمل أجهزة نقاط البيع (POS) كحلقة وصل حيوية بين العميل والبائع، وتعتبر أداة رئيسية في عمليات البيع بالتجزئة والمطاعم والعديد من الأنشطة التجارية الأخرى. لفهم كيفية عمل هذه الأجهزة، يمكن تقسيم العملية إلى عدة خطوات رئيسية:
- مسح المنتجات وإدخال المعلومات:
- يقوم البائع بمسح رمز الاستجابة السريعة (باركود) للمنتجات باستخدام قارئ الباركود، أو إدخال المعلومات يدويًا عبر لوحة المفاتيح.
- يتم تسجيل المنتجات في النظام مع تفاصيل الأسعار والكميات.
- حساب الإجمالي:
- بعد إدخال جميع المنتجات، يقوم نظام نقاط البيع بحساب الإجمالي النهائي للمعاملة، شاملاً الضرائب والخصومات إن وجدت.
- خيارات الدفع:
- يوفر النظام للعميل خيارات متعددة للدفع، مثل الدفع النقدي، البطاقة الائتمانية، البطاقة البنكية، والمحافظ الإلكترونية.
- يتم إدخال البطاقة في قارئ البطاقة أو مسحها على الجهاز، ويقوم العميل بإدخال رمز التعريف الشخصي (PIN) أو توقيع إيصال الدفع.
- معالجة الدفع:
- يقوم الجهاز بالتواصل مع البنك أو معالج الدفع للتحقق من صلاحية البطاقة وتوافر الرصيد.
- بمجرد الموافقة على الدفع، يتم خصم المبلغ من حساب العميل وتحويله إلى حساب البائع.
- طباعة الإيصال:
- يتم طباعة إيصال للعميل يحتوي على تفاصيل الشراء والمبلغ المدفوع.
- يمكن أيضًا إرسال الإيصال إلكترونيًا عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية بناءً على تفضيل العميل.
- تحديث المخزون:
- يتم تحديث نظام إدارة المخزون تلقائيًا لتقليل الكميات المباعة من المنتجات.
- يساعد هذا في الحفاظ على دقة المخزون وتفادي نقص المنتجات.
- تحليل البيانات والتقارير:
- يتم تسجيل جميع المعاملات في قاعدة بيانات نظام نقاط البيع.
- يمكن للبائع الوصول إلى تقارير تفصيلية حول المبيعات، الأنماط الشرائية، وأداء المنتجات، مما يساعد في اتخاذ قرارات تجارية مستنيرة.
بفضل التكنولوجيا الحديثة، تتيح أنظمة نقاط البيع المتكاملة عملية سلسة وفعالة لكل من البائع والعميل، مما يعزز من تجربة التسوق ويساهم في تحسين إدارة الأعمال التجارية.
نصائح لاستخدام إدارة المخزون الفعالة باستخدام نظام نقاط البيع في عملك
انخفاض تكاليف الطلب
تكلفة طلب المخزون هي واحدة من التكاليف المرتبطة بالاحتفاظ بمخزون المنتج أو المنتجات المباعة من قبل شركة صغيرة، لا يمكن للشركات الصغيرة زيادة أرباحها إلى الحد الأقصى دون الاستمرار في الحفاظ على انخفاض تكاليف الطلب.
وهي تشمل جزءاً من الأجور والمزايا للشخص الذي يطلب المخزون والتكاليف الإدارية وتكاليف التسليم، يساعد نظام نقاط البيع في الحفاظ على انخفاض تكاليف الطلب من خلال إخبارك بموعد الطلب بالضبط.
تكاليف حمل أقل
تكاليف الحمل هي تكاليف تخزين المخزون. يمكن أن تكون تكاليف التخزين هذه باهظة الثمن اعتمادًا على المنتج، الاعتبارات هي ما إذا كان يحتاج إلى شروط خاصة للتخزين وحجم المنتج.
حيث لا يمكن أن تكون تكاليف التخزين مرتفعة فقط إذا كان لديك الكثير من المخزون في متناول اليد، ولكن يمكنك أيضاً مواجهة مشكلة التقادم كلاهما يمكن أن يكون استنزافاً لربحية الأعمال.
أنظمة الجرد الدائم وفي الوقت المناسب
يسجل نظام تتبع المخزون الدائم التعديلات على أرصدة المخزون بعد كل معاملة من خلال أنظمة مخزون نقاط البيع، يتيح لك نظام الجرد الدائم الوصول إلى الرصيد في حساب المخزون الخاص بك في أي وقت.
يسمح لك نظام الجرد في الوقت المناسب بطلب المخزون فقط حسب حاجتك إليه، قد يقلل نظامي المخزون من تكاليف طلب المخزون وحمله.
يمكنك طلب البرنامج من شركة وقت البيانات اطلب البرنامج
المصادر: oracle