نظام متابعة المهام في السعودية

يعد نظام متابعة المهام أداة أساسية وفعالة في الشركات السعودية، حيث يساعد على تحسين جودة العمل وزيادة الإنتاجية وتحقيق الأهداف المحددة.

ويتمثل دور نظام متابعة المهام في الشركات السعودية في الآتي:

  • تحسين التنظيم.
  • تحسين الإنتاجية.
  • توفير الوقت والجهد.
  • تحسين الفعالية.
  • توفير وتحسين التواصل والتعاون.
  • تحسين جودة العمل.

بالإضافة إلى ذلك، يمكن لنظام متابعة المهام أن يساعد في تحسين تخطيط المشاريع المستقبلية وتحسين عملية التعلم والتحسين المستمر في الشركات.

بشكل عام، يعد نظام متابعة المهام أداة حيوية لتحسين جودة العمل وزيادة الإنتاجية وتحقيق الأهداف المحددة في الشركات السعودية.

نظام متابعة المهام في السعودية
نظام متابعة المهام في السعودية

ماهو نظام متابعة المهام؟

نظام متابعة المهام هو برنامج يسمح للشركات بإدخال وتتبع ومتابعة أوامر العمل بطريقة منظمة وفعالة.

يتضمن هذا النظام خطة مجدية لتصنيف وتنظيم أوامر العمل وربط كل أمر عمل بالمندوب أو الموظف المسؤول عنه، ويمكن ربطه بأكثر من موظف إذا لزم الأمر.

كما يمكن جدولة أوامر العمل بتاريخ وأوقات زمنية محددة لتحقيق الكفاءة والفعالية في العمل.

برنامج ادارة المهام هو برنامج أو أداة تستخدم لتنظيم وتتبع الأعمال والمهام والمشاريع في العمل.

يتيح هذا النظام للمستخدمين إنشاء قوائم مهام ومشاريع وتعيين مسؤوليات وأولويات لكل مهمة، كما يتيح لهم متابعة تقدم العمل وتحديث البيانات بشكل مستمر.

ماهي مكونات نظام متابعة المهام؟

هناك الكثير من الخيارات لأنظمة إدارة الوقت وإدارة المهام، ويمكن أن يختلف اختيار النظام المناسب بشكل كبير بحسب طبيعة العمل واحتياجات الشركة.

ولكن إن الأهداف وتحديد الأولويات والجدولة والتصور والتعاون هي مكونات أساسية يجب أن تتوفر في أي نظام إدارة مهام .

لنتعرف على مكونات برنامج ادارة المهام بالتفصيل:

يتكون برنامج إدارة المهام من عدة مكونات تتعلق بالإدارة والتنظيم والتخطيط والتعاون وغيرها ومن بين هذه المكونات:

  • قائمة المهام: تساعد على تحديد المهام الفردية وإدارتها بشكل منظم وفعال.
  • تحديد الأهداف والأولويات: تساعد على تحديد الأهداف العامة للمشروع وتحديد الأولويات لتحقيقها.
  • جدولة المهام: تساعد على تخصيص الموارد وتحديد المواعيد النهائية والتقييم والمتابعة.
  • التصور والرصد: تساعد على مراقبة تقدم المهام بصورة مستمرة ورصد التقدم والتحديثات.
  • تواصل وتعاون الفريق: يتضمن هذا المكون الأدوات التي تساعد على تسهيل التعاون بين أعضاء الفريق وتوفير إمكانية المشاركة والتواصل بينهم.
  • تنظيم الملفات والمستندات: يساعد على تنظيم وإدارة الملفات والمستندات المتعلقة بالمشروع بشكل منظم وفعال.
  • التقارير والإحصائيات: تساعد على إنشاء تقارير وإحصائيات توضح التقدم الحالي والنتائج المحققة والتحديات التي تواجه المشروع.
  • أدوات التحليل والتقييم: تساعد على تحليل وتقييم المهام والعمليات المختلفة وتحديد الاحتياجات والتحسينات المطلوبة.
  • التكامل مع أدوات العمل الأخرى: يسمح بالتكامل مع أدوات العمل الأخرى المستخدمة في الشركة، مثل مجموعات البريد الإلكتروني وبرامج المكالمات وغيرها، لتوفير بيئة عمل متكاملة وسلسلة.

هذه هي بعض المكونات الأساسية التي يجب توافرها في برنامج إدارة المهام لتحقيق النجاح في المشاريع وتحقيق الإنتاجية والفعالية في العمل.

مكونات نظام متابعة المهام
مكونات نظام متابعة المهام

مميزات نظام متابعة المهام

يتضمن برنامج ادارة المهام أدوات ووظائف إدارة مهام مختلفة.

  • إدارة المشروعمميزات نظام متابعة المهام

يوفر نظام متابعة و إدارة المهام طرقاً مختلفة لتتبع تقدم المشروع بحيث يمكن للمدراء التبديل من واحد إلى آخر للحصول على صورة أوضح لكيفية عمل الفريق.

كما يمكن أن يوفر نظام متابعة و إدارة المهام إشعارات تلقائية عندما يصل المشروع إلى نقطة محددة.

  • الوقت والفواتير

تمكن ميزات نظام المتابعة أعضاء الفريق من تسجيل وقتهم للمهام رقمياً إلى جانب ميزات الفواتير الآلية والرواتب ،يمكن أن يقلل هذا العمل اليدوي لفرق المحاسبة والإدارة.

بذلك يعرف المشرفون متى يبدأ أعضاء الفريق العمل في الوقت المحدد ويمكنهم تتبع الحضور تلقائياً.

  • تطبيق الجوال

يمكن لأعضاء الفريق تتبع الوقت على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم باستخدام رابط Google Chrome أو تطبيقات أنظمة تشغيل Windows أو Linux أو Mac مع تطبيق تتبع المهام .

بدلاً من ذلك يمكنهم استخدام تطبيقات الأجهزة المحمولة لأجهزة Android أو iOS.

تعد القدرة على تتبع المهام أثناء التنقل مثالياً للفرق الميدانية مثل فريق البناء. ويعد مفيد أيضاً لأعضاء الفريق الذي يعمل عن بُعد.

اقرأ المزيد حول: فوائد نظام إدارة المهام للشركات

نظام متابعة المهام الأفضل في السعودية

هناك العديد من أنظمة متابعة المهام المتاحة في السوق السعودي، ويختلف اختيار النظام الأفضل حسب احتياجات كل شركة ومتطلباتها الفردية.

ومن أهم أنظمة متابعة المهام المتاحة في السوق السعودي:

  • نظام Asana: يعتبر Asana واحدًا من أفضل أنظمة متابعة المهام في العالم، حيث يتيح للمستخدمين تنظيم المهام وتحديد الأولويات وتحديد المواعيد النهائية والتواصل بين الأعضاء.
  • Trello: يتميز Trello بسهولة الاستخدام والتنظيم، حيث يتيح إنشاء قوائم المهام وتحديد الأولويات وتحديد المواعيد النهائية.
  • نظام Microsoft To Do: يتميز Microsoft To Do بالتكامل مع أدوات Microsoft الأخرى، مثل Outlook، ويتيح تنظيم المهام وتحديد الأولويات وتحديد المواعيد النهائية.
  • نظام متابعة المهام من شركة وقت البيانات: يمثل نظام  متابعة المهام المنتج الرئيسي لشركة وقت البيانات، ويتميز بتوفير مجموعة متنوعة من الأدوات والميزات التي

تساعد على تنظيم المهام وتحديد الأولويات وتحديد المواعيد النهائية. كما يتميز بتوفير تقارير مفصلة وإحصائيات حول التقدم في المهام والأنشطة المختلفة.

يعتبر نظام متابعة المهام من شركة وقت البيانات من أفضل أنظمة متابعة المهام في السعودية، حيث يتميز بالسهولة في الاستخدام والتنظيم والتكامل مع العديد من الأدوات

الأخرى. كما يوفر النظام  خدمات تخصيصية ودعم فني عالي المستوى، مما يجعلها الخيار الأفضل للشركات التي تبحث عن نظام متابعة المهام عالي الجودة والأداء.

اقرأ المزيد حول: نظام متابعة المهام للشركات

ميزات نظام متابعة المهام من شركة وقت البيانات

  • يتم الدخول الى نظام متابعة المهام  باستخدام البريد الالكتروني و كلمة المرور .
  • يمكن للمستخدم  الانتقال الى المهام الواردة لديه لاتخاذ الاجراءات المناسبة عليها وهي كافة المهام التي تتنظر منه أي اجراء سواء اكانت مهام متأخرة – معلقة – مسودة – مرفوض …. الخ.
  • يمكن للمستخدم الانتقال الى المهام التي تأخر المستخدم في إنجازها اي تجاوزت المدة التي يجب أن يتم إنجازها فيها عن تاريخ اليوم.
  • تمكن المستخدم من عرض التقارير الخاصة بالمهام المختلفة سواء كانت تقارير للإدارت أو موظفين داخل إدارات محددة و يجب أن يكون للمستخدم صلاحية إنشاء التقارير لكي يتمكن من استخدام تلك الخاصية.
  • يستطيع المستخدم من خلالها البحث عن أي مهمة سواء كانت مسندة إليه أو قام بإسنادها.
  • يمكن للمستخدم البحث عن المهام باستخدام الخصائص المختلفة للمهمة مثل حالة المهمة، تاريخ بداية المهمة، تاريخ نهاية المهمة ،اسم المهمة ….. الخ .
  • اختيار الخصائص المختلفة للمهمة من حيث نوعها أو الاجراء المتخذ عليها (للتنفيذ ، للمراجعة، …) أو أولويتها (عاجلة، عادية، …) تحديد الفترة التي يجب من خلالها إنجاز المهمة من خلال تحديد تاريخ بداية ونهاية المهمة فإذا تجاوزت المهمة تاريخ نهايتها يتم انتقالها الى سلة المهام المتأخرة.
  • يمكن اختيار المرفقات في المهمة أو التعليق عليها .

توفر لك شركة وقت البيانات برنامج ادارة المهام الأفضل في السعودية.

لطلب الخدمة من هنا

المصادر :

fellow.app

turbotask