وقت البيانات - الإتصالات الإدارية (الصادر والوارد)
نظام الاتصالات الإدارية يعمل على تحويل النظام اليدوي الى نظام رقمي للمعاملات مع اتمته كاملة لحركة سير وتبادل المعاملات الصادرة والواردة داخل الجهة وكيفية تعاملها مع الجهات الخارجية سواء الحكومية او الخاصة او الافراد كما يعمل على توفير الوقت والجهد مع الدقة العالية فى متابعة سير وتبادل المعاملات مع اتاحة الاتصال المباشر بين الوحدات الادارية بالاضافة للعديد مع الامكانيات الاخرى لمتابعة المعاملات . .
تقدم وقت البيانات تقنيات وخطط لتصميم مواقع الانترنت بأسعار معقولة للشركات الصغيرة والمتوسطة والكبيرة لمساعدتهم فى الحصول على أقصى قدر من الانتشار والوصول لعملائهم من خلال شبكة الانترنت .
المميزات - تنفرد وقت البيانات بعدة مميزات
- متابعة المعاملات بين الإدارات المختلفة داخل المؤسسة و أيضا معاملات المؤسسة مع الجهات الخارجية .
- تعيين أكثر من مستوى لسرية المعاملات .
- متابعة تاريخ المعاملة والى من ومتى أسندت.
- تعريف أنواع المعاملات.
- تعريف أنواع من الجهات التي يتم التعامل معها الخارجية والداخلية.
- استعرضها حسب الموظف او النوع او القسم او الفرع او المدينة.
- أرشفة البيانات.
- إصدار العديد من التقارير مثل , تقرير بالمعاملات المتأخرة , تقرير بالمعاملات الخاصة ب موظف ما …. إلخ
- البحث المتقدم باي حقل او معلومة داخل المعاملة.
- ارفاق عدد من المرفقات.
- نسخ احتياطي للبيانات
- إمكانية إنشاء هيكل تنظيمي للمنشأة (الجهة وفروعها وإداراتها وأقسامها والموظفين)، .
- تسجيل بيانات المعاملات الواردة والصادرة والداخلية ، وضم المرفقات إلى المعاملة.
- إمكانية إعادة تفعيل المعاملة بعد اغلاقها .
- إمكانية تعامل النظام مع المعاملات السرية.
- الاستعلامات بالطرق المختلفة والمتنوعة عن المعاملات الواردة أو الصادرة (بالموضوع -برقم المعاملة -تاريخها – بالإدارات).
- استخراج وطباعة التقارير والاحصائيات المختلفة.
- إدارة صلاحيات المستخدمين .
استخدام الباركود
- التوافق مع جميع شاشات الأجهزة الذكية.
- نظام ذو صلاحيات وادوار مختلفة.
- صفحة معلومات لكل مستخدم تحتوي اسمه وصورته الشخصية ومعلومات اخرى.
- إمكانية طباعة المعاملة بالبار كود.
- إضافة متابعين للمعاملة.
- المراسلات عليها والتوجيه وكتابة الملاحظات.
يوفر النظام نوعين من التقارير:
- تقارير ثابتة: يتم توليدها آليا بتنسيقات مختلفة (PDF، EXCEL) بناءاً على محددات معينة يحددها المستخدم:
تقرير المعاملات المغلقة
تقرير المعاملات المتأخرة
تقرير المعاملات الصادرة
تقرير المعاملات الواردة
تقرير الاحالات
تقرير تسديد المعاملات - تقارير ديناميكية: وهي تقارير يتم بناءها بشكل ديناميكي حسب اختيار المستخدم للحقول التي يختارها وتشمل:المعاملات المتأخرة لكل موظف .
معدل المعاملات المنجزة (يومي، أسبوعي، شهري)
- إتاحة إمكانية تصنيف المعاملات حسب طبيعة عمل العميل مثل قرارات، تعاميم، معاملات طلبات توظيف.
- توزيع صور من المعاملات على الادارات المختصة بشكل آلي عبر النظام أو البريد الإلكتروني.
- يوفر النظام آلية سهلة لربط المعاملات مع بعضها من خلال علاقات التسديد والالحاق، ويضمن النظام استعراض المعاملة بكافة تفاصيلها أي المعاملة وجميع المعاملات المتعلقة أو المتصلة بها.