برنامج إدارة وتشغيل الفنادق عبارة عن مجموعة من الحلول والبرامج الخاصة بعمل الفنادق والتي تحافظ على سير العمليات بسهولة وتنظيم، كما يمكن لبرنامج إدارة وتشغيل الفنادق التوافق والتكامل مع برامج المحاسبة وبرامج إدارة علاقات العملاء (CRM) ومجموعة كبيرة من البرامج الخاصة بإدارة وتشغيل الفنادق.
تعد شركة وقت البيانات في المملكة العربية السعودية أحد أفضل موفري برامج إدارة وتشغيل الفنادق القلائل الذين لديهم أنظمة وبرامج قائمة على السحابة ويمكن العمل عليها من اي مكان وتشمل جميع الميزات الأساسية مثل: محرك الحجز عبر الإنترنت، وإدارة مكتب الاستقبال والتدبير المنزلي للغرف، والصيانة الدورية للمرافق والتكامل وع نظام المحاسبة والفواتير وإعداد التقارير والتحليلات.
بالإضافة إلى ذلك ، مع برنامج إدارة وتشغيل الفنادق، ستتاح لك الفرصة للوصول إلى أكثر من 1000 تكامل مع البرامج والأنظمة الأخرى الضرورية لإدارة فندقك و لتعزيز الإنتاجية بنقرة واحدة فقط. يمكن لبعض عمليات ان تؤمن إدارة الإيرادات وإدارة السمعة والترويج لفندقك وذلك سوف يحدث فرقًا كبيرًا من خلال تحسين إنتاجية وكفاءة فندقك.
أنواع برامج إدارة وتشغيل الفنادقالفنادق
في الماضي كان برنامج إدارة وتشغيل الفنادق مقتصر على برامج داخل الفندق، بحيث تدفع مقابل شراء برنامج من البرنامج وتثبيته على أجهزة الكمبيوتر في موقعك الفعلي (الفندق)، وهذا جعل من المستحيل استخدام البرنامج الخاص بك إلا إذا كنت في الموقع او الفندق وبالقرب من جهاز الحاسب، في الآونة الأخيرة وصلت البرامج السحابة الفندقية التي تتيح الوصول إلى البرامج الخاصة بك وإدارتها من أي مكان تتوفر فيه إمكانية الوصول إلى الإنترنت.
تقدم حلول الفنادق المستندة إلى شبكة الأنترنت واجهات أنيقة وسهلة التعلم تسمح لموظفيك بالتركيز على وضع الضيف أولاً بدلاً من بذل جهد كبير مع البرامج المعقدة للغاية وأحيانًا الزائدة عن الحاجة، مع تطور صناعة البرمجيات السحابية واعتماد المزيد من الفنادق لبرامج الفنادق المستندة إلى السحابة يتم إنشاء وتطوير المزيد من الوظائف والخصائص من قبل المطورين والشركات العاملة في مجال البرمجيات مثل شركة وقت البيانات.
يقدم برنامج إدارة وتشغيل الفنادق المستند إلى السحابة الفوائد التي تقدمها البرامج السحابية حيث ستتمكن من الوصول إلى نظامك بكامل ميزاته من أي مكان يمكنك فيه الوصول إلى متصفح الويب وذلك بسبب وجود البرنامج على شبكة الانترنت وسيكون لديك دائمًا أحدث إصدار منه دون الحاجة إلى إدخال أي مدخلات من قسم تكنولوجيا المعلومات لديك، وهذا سيضمن لك العمل باستقرار وعدم الوقع في اي مشاكل او خلل مع الأيام.
الميزات الرئيسية ووظائف برامجإدارة وتشغيل الفنادق
وضحنا كيفية مساعدة برنامج إدارة وتشغيل الفنادق في جعل عمليتك تسير بسلاسة أكبر، حان الوقت الآن لإلقاء نظرة شاملة على الميزات والوظائف الرئيسية المشتركة بين جميع حلول إدارة الفنادق، لذا سيكون لديك فكرة أفضل عن الفوائد التي يمكن أن تجلبها إلى فندقك وستختار البرنامج المناسب لك.
يمكن في كثير من الأحيان توسيع برامج إدارة الفنادق للحصول على الميزات الأساسية من خلال التطبيقات الإضافية التي تستخدم نفس الواجهة المشتركة مع البرنامج وتوفر لك ميزات إضافية تتجاوز نطاق البرنامج الأصلي بحيث يمكنك يمكن تصميم البرنامج وفقًا لاحتياجات عملك مما يؤدي إلى إنشاء بيئة ربط أفضل بين سلال فنادقك أو منشأتك الأخرى المرتبطة مع الفندق.
وتتلخص أهم ميزات برنامج إدارة وتشغيل الفنادق بالتالي :
– محرك حجز ويب الفندق
في كثير من الحالات يكون محرك حجز الفندق هو أول مقابلة لنزلائك المستقبليين مع فندقك، إنها بمثابة نافذة ترحيب بفندقك ويجب أن تكون تجربة ممتعة للمستخدم لأنه سيمنحهم برنامج محرك حجز الفنادق كامل الميزات والقدرة على اختيار الخيارات التي يريدونها في شكل سهل الاستخدام وبديهي، يمنحك توفير هذه الخيارات أيضًا فرصة رائعة لبيع العميل عناصر إضافية، هذا هو المكان الذي يكون فيه وجود نظام كامل لإدارة الضيافة في الفنادق مفيدة جداً.
من خلال الاستفادة من جميع البيانات عبر نظامك بالكامل لن تتمكن فقط من تقديم صورة أكثر اكتمالاً للضيف المحتمل ولكن ستعرف أيضًا كيفية جعل هذا العرض أكثر جاذبية لضيفك، نظراً لأنه عندما تتوفر جميع البيانات التي تم جمعها حول رحلات الضيف في مكان واحد ستتمكن الخوارزميات من مساعدتك في تحديد طرق لجذب الضيوف المختلفين وتحسين عائد الاستثمار إلى حد كبير من برنامج إدارة وتشغيل الفنادق الخاص بك.
– نظام مكتب استقبال الفندق
من وجهة نظر النزلاء فإن مكتب الأستقبال في الفندق هو العقل المدبر لعملية الحجز وأي سؤال يطرحه الضيف حول أي جانب من جوانب فندقك سيأتي إلى مكتب الاستقبال بالفندق للحصول على إجابة، من الواضح على الفور كيف أن وجود نظام مكتب استقبال في الفندق يرتبط بجميع أنظمتك الأخرى أمر بالغ الأهمية لسير عمل فعال.
بدلاً من الاضطرار إلى الاتصال بأقسام مختلفة أو التبديل بين البرامج المختلفة للحصول على إجابات للضيوف ومساعدتهم على تحقيق أهدافهم سيتمكن موظفوك من الوصول بسرعة إلى كل شيء من مكان واحد، سواء كان ضيفك يريد حجز موعد في المنتجع الصحي أو أن يتم تذكيره بالغرفة التي يتواجدون فيها يمكن التعامل مع كل ذلك من حزمة برامج واحدة.
– سهولة تنظيم عمليات التدبير المنزلي
مع وجود عدد كبير من الغرف لتتبعها فإن التدبير المنزلي هو مرشح مثالي للانتقال إلى الإدارة الرقمية لإن قدرة موظفيك على تسليم الغرف بسرعة والتأكد من أنها ترقى إلى مستوى فندقك أمر ضروري جداً لعملية إدارة فندقك.
من خلال تتبع تفصيلي لجميع الأعمال التي يجب القيام بها، يمكن لنظام إدارة فندق جيد أن يلغي كل هذا التعقيد في مكان مركزي واحد، وبمجرد تنظيم جميع المهام بدقة سيسمح لك برنامج التدبير المنزلي في الفندق بتوزيع المدبرين بشكل سهل، وإخطارهم تلقائياً عند وجود عمل يتعين القيام به والسماح لهم بتحديث النظام على الفور بمجرد أن يتم ذلك.
– نظام إدارة قنوات الفنادق
لا يمكن أن تفلت فنادق اليوم من وجود قناة مبيعات واحدة فقط أو الاعتماد فقط على الزيارات بين مواقع الحجز الشهيرة ووكالات السفر، لديك الكثير من القنوات المختلفة التي تحتاج إلى إدارتها، إذا لم يبقى مخزون غرفتك متزامناً بين جميع قنوات مبيعاتك فقد ينتهي بك الأمر بالحجز الزائد للغرفة أكثر من مرة وسوف يتسبب هذا لك بمشاكل مع العملاء والزبائن كما يمكن أن تحدث المشكلة المعاكسة إذا لم يتم إخطار جميع قنوات المبيعات الخاصة بك على الفور عندما تصبح الغرفة متاحة، فائدة أخرى لوجود جميع قنوات المبيعات الخاصة بك في مكان واحد وهي أن موظفيك سيتمكنون أيضًا من الوصول بسهولة إلى جميع حجوزاتك في وقت واحد.
– برامج الفواتير والفواتير الفندقية
لديك حجوزات قادمة من قنوات مبيعات مختلفة والتي تحتاج جميعها إلى الاتصال بنظام الفوترة الفندقي الموحد، عند وصول هؤلاء الضيوف يمكنهم الحصول على ضيافة في ساحة الأستقبال أو طلب الطعام من خدمة الغرف، لذلك يجب تتبع جميع مصادر الإيرادات المختلفة والرسوم الإضافية هذه وإدارتها بكفاءة.
باستخدام برنامج إدارة الفنادق ستتمكن من معرفة المكان الذي صدرت منه كل عملية وانت تستطيع أن تتقاضى رسوماً مقابله وإنشاء فاتورة للعميل تعكس تلك الرسوم وتزويدهم بطرق ملائمة لدفع هذه الفواتير وسيتم توصيل برنامج الفوترة والفواتير الخاص بك مباشرة بأنظمة نقاط البيع التي يستخدمها الموظفون حول فندقك.
– تقارير الفنادق والتحليلات
في عصر البيانات الضخمة يمكن أن توفر التحليلات رؤى قابلة للتنفيذ حول عملياتك اليومية التي يصعب على الموظفين القيام بها بسبب كثرة المعلومات وخصوصاً عندما تنتشر أنظمتك على عدة منصات برمجية ومن بائعين متعددين، لذلك يجب أن تحتوي حزمة حلول التقارير والتحليلات الفندقية على صورة كاملة عن نشاطك التجاري، كذلك يمكن أن يكون لديك تطبيقات متعددة بها بيانات مكررة ليست متزامنة فأن برنامج إدارة وتشغيل الفنادق سيقدم صورة كاملة لعملك ويزيل احتمالية فقدان المعلومات الرئيسية بسبب نقص البيانات القوية.
كما يمكنك برنامج إدارة وتشغيل الفنادق من أصدار تقارير شاملة وقوية من جيع سلاسل فنادقك والمنشأت الملحقة بالفندق لتستطيع الإدارة من الأطلاع على هذه المعلومات وتدقيقها مباشرة لأتخاذ الخطوات المناسبة في الوقت المناسب.
ملخص للعمليات التي يجب أن يقدمها برنامج إدارة وتشغيل الفنادق
عند الحديث عن ميزات ووظائف برنامج إدارة وتشغيل الفنادق من المهم أن تضع في اعتبارك أن كل هذه الميزات تحتاج إلى العمل في انسجام تام وأن تتكامل مع أنظمة إدارة الممتلكات الفندقية، مثلاً في فندق يعمل بشكل نموذجي سيحتاج موظف الاستقبال في المكتب الرئيسي إلى تسجيل خروج الضيف وهذا يتطلب ميزة إعداد الفواتير والفواتير.
من الضروري أن تكون ميزة الفوترة متوافقة قانوناً في منطقة التشغيل حيث بمجرد أن يتم تسجيل الضيف من قبل موظف الاستقبال في مكتب الأستقبال، يحتاج برنامج إدارة وتشغيل الفنادق إلى الإشارة إلى خدمة التنظيف بأن الغرفة جاهزة للتنظيف، كذلك بمجرد انتهاء عملية التنظيف يجب أن تجعل الغرفة متاحة للتأجير مرة أخرى في نافذة محرك الحجز والذي سيجعل الغرفة متاحة عبر جميع القنوات التي يتم الحجز منها، ليقوم الضيف بعد ذلك بحجز الغرفة التي تصبح غير متاحة للحجز الإضافي بواسطة برنامج إدارة وتشغيل الفنادق.
يصل الضيف إلى الفندق ويتم تسجيل الضيف من قبل موظف الاستقبال من الناحية العملية سيكون لدى برنامج إدارة وتشغيل الفنادق وظيفة صرف العملات التي ستسمح للضيوف بتبادل الأموال من عملتهم إلى العملة المحلية وهذا يتطلب عادةً نسخة من جواز السفر والتي يمكن أخذ المعلومات يدوياً أو باستخدام برنامج مسح جواز السفر الباركود، سوف يسمح برنامج إدارة وتشغيل الفنادق لها بالوصول مع نظام الفوترة بالفندق بعمل المنشورات (الرسوم) من قبل الأقسام المختلفة داخل الفندق مثل المطعم والمنتجع الصحي وأي رسوم إضافية غير مستثناة من الأسعار.
يجب إرسال رسوم الغرفة (الإقامة) والأسعار الأخرى مثل رسوم المبيت والإفطار تلقائيًا بواسطة برنامج إدارة وتشغيل الفنادق بالفندق عند إجراء التدقيق الليلي اليومي ثم يتم وضع علامة على الغرفة على أنها بحاجة الى عمال التدبير المنزلي لتنظيف الغرفة، تتكرر هذه الدورة حتى يقوم الضيف بتسجيل المغادرة ثم تكتمل دورة الأقامة بالفندق بأكملها.