كما نعلم هناك الكثير من الندوات والمعارض والمؤتمرات والأحداث الأخرى التي تقام بشكل مستمر، وأنت بحاجة إلى شركة تنظم لك هذه الأحداث، وفي هذه المقالة سوف نتعرف على أفضل شركة لخدمات تنظيم المعارض والمؤتمرات في السعودية.
إن تبسيط إدارة الزوار من خلال برنامج المعارض والمؤتمرات حيث يتطلب تنظيم معرض أو مؤتمر ناجح برنامج إدارة شامل للزوار.
يعد ضمان الترحيب بجميع الزوار وجعلهم يشعرون بالراحة عنصراً أساسياً في أي حدث من هذا القبيل.
يمكن لبرنامج إدارة الزوار تبسيط عملية تسجيل الزوار وتسجيل الوصول والمغادرة، مما يوفر طريقة فعالة وآمنة لإدارة الحدث.
ما هي إدارة زوار المعارض والمؤتمرات
إدارة الزوار هي مهمة في إدارة المرافق حيث تساعد في تعقب استخدام مبنى أو موقع عام، وإدارة وصول الزوار والتأكد من حصولهم على تجربة رائعة عندما يكونون في المبنى الخاص بك.
تتضمن إدارة الزوار عادةً العديد من العمليات التي تحافظ على سلامة الزوار والموظفين وأمانهم وفي المكان الصحيح .
مكونات برنامج إدارة زوار المعارض والمؤتمرات
- إن المكون الرئيسي لبرنامج إدارة الزوار لمعرض أو مؤتمر هو نظام تسجيل الزوار.
- يسمح هذا النظام بالتسجيل السريع والسهل للزائرين ، مما يمكّن منظمي الحدث من تتبع من يحضر الحدث ومتى.
- و يتمتع نظام التسجيل أيضاً بالقدرة على تخزين التفاصيل مثل معلومات الاتصال والاهتمامات والبيانات الأخرى ذات الصلة. يمكن استخدام هذه البيانات لتخصيص تجربة الزائر وتقديم معلومات وخدمات مخصصة .
- المكون التالي لبرنامج إدارة الزوار من شركة وقت البيانات هو نظام تسجيل الوصول / المغادرة حيث يمكن استخدام هذا النظام لتسجيل أوقات وصول الزوار ومغادرتهم ، مما يتيح لمنظمي الفعالية مراقبة عدد الحضور .
- كما أنه يساعد على ضمان عدم استبعاد أي زائر وحساب الجميع ، وهناك عنصر آخر مهم في البرنامج هو نظام لتحديد هوية الزائر .
- يمكن استخدام هذا النظام لضمان حصول جميع الزوار على الأذونات والاعتماد المطلوبين للوصول إلى الحدث .
- و يمكن استخدامه أيضاً لضمان أن أي زائر قد يكون قد حصل على تصريح أمني مصرح له بالوصول إلى الحدث .
- أخيراً يتضمن برامج إدارة الزوار من وقت البيانات أيضاً نظاماً لتقديم خدمة العملاء والدعم للزوار.
- يمكن أن يشمل ذلك مكتب المساعدة وممثلي خدمة العملاء وموظفي الدعم الآخرين ، الذين يمكنهم تقديم المساعدة للزوار في الاستفسارات أو المشكلات.
خدمات شركات تنظيم المعارض والمؤتمرات
تعتبر شركات تنظيم المعارض والمؤتمرات الشريك الأساسي لنجاح أي فعالية مهما كان حجمها أو مجالها. تقدم هذه الشركات حزمة شاملة من الخدمات التي تهدف إلى تحويل الفكرة إلى واقع ملموس وتجربة فريدة لا تُنسى للمشاركين والزوار. تبدأ هذه الخدمات من مرحلة التخطيط الأولى، حيث يتم دراسة أهداف الفعالية وتحديد الفئة المستهدفة، مرورًا بتصميم وتجهيز المساحات واختيار الأدوات التكنولوجية الأنسب لإدارة التسجيل والتواصل، وصولاً إلى تنظيم كافة التفاصيل اللوجستية مثل ترتيب النقل والإقامة للمشاركين. كما تضمن شركات تنظيم المعارض والمؤتمرات وجود فريق دعم محترف على مدار الساعة لحل أي مشكلة قد تطرأ أثناء الفعالية، وضمان سير الأمور بسلاسة. ومن أهم الخدمات التي تقدمها:
- التخطيط الاستراتيجي: إعداد خطة شاملة تتضمن الأهداف، الميزانية، والخط الزمني للفعالية.
- إدارة الفعاليات: تنسيق كافة الجوانب المتعلقة بتنفيذ الفعالية من تنظيم المشاركات، تجهيز المعروضات، وتقديم الدعم الفني.
- تسويق الفعالية: إعداد وتنفيذ استراتيجيات تسويقية لجذب الجمهور المناسب وضمان حضور فعال.
- تحليل النتائج: تقديم تقارير مفصلة بعد انتهاء الفعالية لقياس مدى النجاح وتحليل البيانات المستخلصة لتحسين الفعاليات المستقبلية.
باختيارك شركة متخصصة في تنظيم المعارض والمؤتمرات، تضمن تجربة سلسة ومتكاملة تعكس صورة احترافية ومتميزة لعلامتك التجارية أو مؤسستك.
أفضل شركات تنظيم المعارض والمؤتمرات في السعودية
مميزات برنامج إدارة زوار المعارض والمؤتمرات من شركة وقت البيانات
- توافق واجهات النظام مع الأجهزة الذكية Ipad, iphone Tablet وغيره .
- إمكانية تفعيل أكثر من حدث بنفس الوقت وعند طريق الصلاحيات يتم إسناد كل حدث لمستخدم ، وتحديد الحدث الخاص بتسجيل الزوار Online.
- البحث المتعدد يمكن البحث بأكثر من حقل في كل شاشات النظام و أيضاً يوجد بحث متقدم للبحث عن الزوار .
- صفحه تسجيل Onlineتمكن الزوار من التسجيل في الحدث عن طريق الإنترنت مع إرسال رسالة بريد إلكتروني إلى بريد الزائر لعملية التحقق مع القدرة على تغيير خلفية صفحه التسجيل .
- إمكانية تفعيل أكثر من حدث بنفس الوقت وعند طريق الصلاحيات يتم إسناد كل حدث لمستخدم وتحديد الحدث الخاص بتسجيل
- صفحه تسجيل الزوار Online تمكن الزوار من التسجيل في الحدث عن طريق الإنترنت مع إرسال رسالة بريد إلكتروني إلى بريد الزائر لعملية التحقق مع إمكانية تغيير خلفية صفحه التسجيل .
- هيكلة ورش العمل لكل حدث بمخطط شجري بحيث تكون هناك إمكانية إضافة تفرعات لانهائية من الورش ضمن الحدث الواحد وسهوله طريقه عرضها بشكل شجري .
- دخول زوار للمعرض وعن طريق قرائة كود الزائر من جهاز qr Code للنظام مباشره باستخدام session.
- التخزين المؤقت للبيانات ثم يتم إضافتها تلقائياً للنظام .
- تسجيل الزوار مع إمكانية التقاط صوره الزائر عن طريق Camera الجهاز وحفظها تلقائياً أو اختيار الصورة من الجهاز .
- تصدير كل تقرير إلى ملف اكسل Excel مع المخططات الرسوم .
- إمكانية عمل النسخ الاحتياطي لقاعدة البيانات أو استيراد نسخه أخرى من خلال إعداد النظام .
- عرض التقارير بشكل مخطط رسومي ومع إمكانية التصدير إلى ملف إكسل ويمكن مشاهده كل التقارير عن طريق أجهزة الجوال (الهواتف الذكية) .
- إمكانية تصدير جميع التقارير إلى ملف اكسل أو طباعه التقرير .
- تقرير جميع الزوار حسب اختيار الحدث .
اقرأ المزيد حول: نظام إدارة زوار الفعاليات والمؤتمرات في السعودية
وظائف تنظيم معارض ومؤتمرات الرياض
- مدير مشروع المعرض: وظيفة تتضمن تنظيم وإدارة المعرض بأكمله، من التخطيط والتنسيق إلى التنفيذ والمتابعة.
- مسؤول التسويق: وظيفة تتضمن الترويج للمعرض وجذب الزوار والمشاركين من خلال الإعلان والتسويق الإلكتروني والتواصل مع وسائل الإعلام.
- مدير العلاقات العامة: وظيفة تتضمن إدارة العلاقات مع الشركات المشاركة والزوار والمؤسسات الحكومية والخاصة.
- مصمم جرافيك: وظيفة تتضمن إنشاء التصميمات والأعلانات والمطبوعات والمواد الدعائية والإعلانية للمعرض.
- مدير المبيعات: وظيفة تتضمن بيع مساحات المعرض للشركات المهتمة بالمشاركة في المعرض.
- مدير التقنية: وظيفة تتضمن إدارة تقنية المعرض وتوفير الدعم الفني اللازم للمشاركين.
- مسؤول اللوجستيات: وظيفة تتضمن التخطيط والتنسيق لجميع الأنشطة المتعلقة باللوجستيات والإمدادات للمعرض.
- مدير الأمن: وظيفة تتضمن توفير الأمن والحماية للمشاركين والزوار والمعدات والممتلكات الموجودة في المعرض.
هذه بعض الوظائف الرئيسية التي قد تكون متاحة لتنظيم معارض ومؤتمرات الرياض.
ومن الممكن أيضًا أن تكون هناك وظائف أخرى مثل مساعد المدير ومسؤول الإشراف على العمليات ومدير الإدارة العامة وغيرها.
اقرأ أيضاً أفضل نظام تسجيل الزوار في الرياض.
لطلب البرنامج يمكنكم التواصل معنا في شركة وقت البيانات وطلب الخدمة
المصادر: