الفوائد التي يقدمها نظام إدارة زوار المنشآت الصناعية
يمكن لبرنامج إدارة الزوار أن يقدم العديد من الفوائد للمنشآت الصناعية من بينها:
- تحسين تجربة الزائر:
يمكن لنظام إدارة الزوار تحسين تجربة الزائر بتوفير معلومات وتوجيهات واضحة للزوار وتقليل وقت الانتظار والزحام، مما يساعد على زيادة رضا الزوار وتحسين سمعة المنشأة.
- تقليل الزحام:
يمكن لنظام إدارة الزوار تخفيف الزحام وتوجيه الزوار إلى المناطق المخصصة لهم، مما يساعد على تحسين تدفق الزوار وتجنب الازدحام والازدواجية.
- تحسين الأمن والسلامة:
يمكن لنظام إدارة الزوار تحسين الأمن والسلامة في المنشأة بتسجيل الزوار وتتبع حركتهم ومنع دخول الأشخاص غير المصرح لهم كما يمكن توفير إرشادات السلامة وتوجيهات الإخلاء في حالة الطوارئ.
- إدارة الوقت والموارد:
يمكن لنظام إدارة الزوار تقليل وقت وجهد طاقم الاستقبال بتسجيل الزوار بشكل آلي، كما يمكن تحسين إدارة الموارد المتاحة لتلبية احتياجات الزوار مثل الاستراحات والمرافق الصحية والمطاعم.
- تحسين الإنتاجية:
يمكن لنظام إدارة الزوار تحسين الإنتاجية في المؤسسة بتحسين تدفق الزوار وتخفيف الزحام.
مما يساعد في تقليل الوقت المهدر وتحسين إنتاجية الموظفين، ويمكن أيضاً تحسين تجربة الزائر وزيادة رضاه، مما يؤدي إلى زيادة الإنتاجية وتحسين نتائج المؤسسة.
- تحسين التقارير والإحصائيات:
يمكن لنظام إدارة الزوار تحسين جودة التقارير والإحصائيات المتعلقة بالزيارات والزوار وتقديم تقارير دقيقة وشاملة للإدارة لاتخاذ القرارات الصحيحة.
بشكل عام يمكن لنظام إدارة الزوار أن يوفر الكثير من الفوائد للمنشآت الصناعية في تحسين تجربة الزائر وتوفير الأمن والسلامة وتحسين إدارة الموارد والإنتاجية وتحسين التقارير والإحصائيات.
يمكن استخدام تقنيات حديثة مثل تقنيات الاتصال اللاسلكي والمستشعرات والأجهزة الذكية لتحسين إدارة تدفق الزوار وتحسين تجربة الزائر.
وبالإضافة إلى ذلك يجب على المنشآت توفير طاقم مدرب ومؤهل للتعامل مع الزوار وتوفير المساعدة والإرشادات اللازمة لتحسين تجربة الزائر استثمار في تحسين تجربة الزائر وتحقيق أهداف المؤسسة.
اقرأ أيضًا كل ماتريد معرفته عن نظام الزوار للمنشآت
تحديات نظام إدارة زوار المنشآت الصناعية في مرافق ومنشآت التصنيع
تواجه نظم إدارة الزوار في المنشآت تحديات عديدة ومن بين هذه التحديات:
- إدارة تدفق الزوار: يمثل تدفق الزوار تحدياً كبيراً لنظام إدارة الزوار في المنشآت، حيث يجب تحديد كيفية توجيه الزوار إلى المناطق المختلفة في المنشأة وتخفيف الازدحام في المناطق الحيوية.
- الأمان والسلامة: يجب على نظام إدارة الزوار في المنشآت توفير إجراءات أمنية وسلامة فعالة لحماية الزوار والمنشأة ذاتها.
- الخصوصية: يجب على نظام إدارة الزوار في المنشآت توفير حماية الخصوصية للزوار، وعدم الكشف عن المعلومات الشخصية دون موافقة صريحة من الزائرين.
- التكلفة: يمكن أن يكون نظام إدارة الزوار في المنشآت مكلفاً، خاصةً إذا كان يتضمن تقنيات حديثة وأنظمة متطورة.
- التكامل: يجب على نظام إدارة الزوار في المنشآت العمل على التكامل مع الأنظمة الأخرى في المنشأة، مثل أنظمة الأمان والمراقبة والتحكم في الدخول.
- التحديث الدوري: يجب تحديث نظام إدارة الزوار في المنشآت بشكل دوري، وتحديث التقنيات والبرامج المستخدمة للحفاظ على كفاءة النظام وتحسين أدائه.
- التدريب: يجب تدريب موظفي النظام على استخدام الأجهزة والتقنيات المستخدمة في نظام إدارة الزوار وتوفير المساعدة اللازمة للزوار، وذلك لتحسين تجربة الزائرين.
- الاستجابة للحوادث: يجب توفير خطط استجابة للحوادث والطوارئ، وتدريب الموظفين على كيفية التعامل مع الحوادث وتوفير المساعدة اللازمة للزوار.
- التنظيم: يجب على نظام إدارة الزوار في المنشآت التنظيم الجيد للأنشطة والفعاليات المختلفة، وتوفير المساحات اللازمة للزوار، وتحديد الوقت المناسب لكل فعالية ومنطقة داخل المنشأة.
- التوافق مع اللوائح والأنظمة: يجب على نظام إدارة الزوار في المنشآت التوافق مع اللوائح والأنظمة المحلية والدولية المتعلقة بالأمن والسلامة وحماية البيانات الشخصية.
يمكن تحقيق نظام إدارة الزوار في المنشآت بنجاح من خلال معالجة هذه التحديات وتطبيق الإجراءات اللازمة للحفاظ على كفاءة النظام وتحسين تجربة الزائرين وضمان سلامتهم وخصوصيتهم.
اقرأ أيضاً نظام ادارة زوار المعارض
ميزات نظام ادارة زوار المنشآت الصناعية ؟
يمكن أن يساعد في تحسين أمنك وسلامتك في المصنع.
برنامج إدارة الزوار لمنشأتك أو مصنعك يجعله أكثر أماناً من خلال طرق مختلفة بعضها مشترك في جميع الصناعات .
ومع ذلك تواجه الصناعات تحديات كثيرة لذا يجب تصميم الحل لتلبية تلك الاحتياجات.
لنتعرف على الميزات التي يجب أن تكون متوفرة في كل نظام ادارة زوار:
التحقق من هوية كل زائر
يمكن لأي شخص المرور من خلال تقديم معلومات خاطئة في سجلات الزوار الورقية ، ولا توجد طريقة للتحقق من صحتها.
لكن باستخدام نظام إدارة الزوار يمكن مسح المعرفات مثل : رخصة القيادة وجوازات السفر والتحقق من هوية كل شخص يدخل.
وقف الدخول غير المرغوب فيه
لديك خيار التحقق من نزاهة زوارك مقابل قوائم المراقبة المحتملة مثل قاعدة بيانات اللصوص والمجرمين المحليين.
سيقوم النظام بتنبيهك إذا كان معرّف شخص ما يتطابق مع قائمة المراقبة ويقدم تفاصيل إضافية مثل لقطة مجردة وتفاصيل الجريمة وما إلى ذلك.
يمكنك أيضاً إنشاء قائمة الممنوعين من الدخول الخاصة بك واستخدام نظام إدارة الزوار لإيقاف دخولهم.
تتبع الزائرين في الوقت الحقيقي والتاريخي
بمجرد أن يكمل الزائر عملية تسجيل الدخول يمكنك البدء في تعقبه في الوقت الفعلي .
يمكنك الوصول إلى المعلومات بسهولة من خلال لوحة تحكم سهلة الاستخدام ،كما ينبهك النظام أيضاً في حالة تجاوز أي ضيف حد إقامته المسموح به.
يتم تخزين جميع المعلومات في قاعدة بيانات النظام لتتمكن من الوصول إليها في أي وقت متى احتجت إلى معرفة الأوفات والتواريخ الخاصة بكل زائر.
الحد من الوصول
يمكن أن يحتوي مصنعك على أماكن يكون دخولها ممنوع و محظور على بعض الزوار.
و يمكن أن تحتوي مداخل هذه المناطق على كشك منفصل حيث لن يتمكن سوى الضيوف المصرح لهم من تسجيل الدخول للوصول إليها.
بالإضافة الى أنه يمكن منح الزائرين حق الوصول المستند إلى الإذن ، مما يسمح لهم بالدخول فقط حيثما يطلب منهم ذلك.
حماية الممتلكات الخاصة بك
منشآت التصنيع هي نتاج استثمارات ضخمة ويصبح من الضروري حمايتها من السرقة والتخريب.
لا يمكنك الاعتماد على الحلول الورقية لضمان سلامة الموظفين والمعدات والملكية الفكرية.
أماكن الاستقبال هي أول حاجز دفاع يمكنك إعداده لمنع الدخول غير المصرح به.
من خلال عملية تسجيل الدخول المستندة إلى كشك أو جهاز iPad والتحقق من الهوية ،يصبح من الصعب على أي شخص السير في نشر معلومات خاطئة في السجلات الورقية.
أنشئ شارات للزوار
شارات الزائر التي تحمل اسم وشعار مؤسستك تعتبر أن الزائر مخول بالتواجد داخل المنشأة.
يمكنك أيضاً طباعة الشارات مع صورة الزائر ، والاسم ، والشخص الذي يزوره ، ومدة وقت الوصول ، ومناطق الوصول ، ونقاط تواجد الزائر ، ومعلومات أخرى.
يمكن برمجة نظام إدارة الزوار لطباعة شارات مختلفة للمقاولين والموظفين المؤقتين وفتيان التوصيل.
تحتوي الشارات أيضاً على تقنية لإطلاق إشارة مرئية عند انتهاء صلاحيتها.
بالتالي يمكن لموظفيك بسهولة اكتشاف أي شخص بدون شارة مناسبة والاتصال بالأمن.
اقرأ أيضًا التكنولوجيا والابتكار في نظام الزوار للمنشآت
تلبية وتحقيق اللوائح الحكومية والدولية
يجب أن تمتثل العديد من مرافق التصنيع للوائح المرتبطة بالزوار مثل تأكيد وضعهم كمواطنين بتكليف من الحكومة.
قد تتمكن أيضاً من تلبية سياسات الامتثال الأخرى مثل ITAR أو PCI أو GMP.
يمكن أن تكون هناك لوائح أخرى تتعلق بالصحة أو السلامة عليك الالتزام بها.
مع ميزات مثل فحص الهوية والتحقق من الهوية ،يصبح من السهل تلبية وضمان مشكلات الامتثال هذه.
أثناء التدقيق يمكنك أيضاً إثبات أن لديك نظاماً مناسباً للتحكم في الزائر والمصادقة عليه وهو أمر غير ممكن أبداً باستخدام نهج ورقي.
يمكنك أيضاً إنشاء تقارير بسرعة لتقديمها أثناء التدقيق كدليل في ثوانٍ.
إرضاء الامتثال الداخلي
قد تطلب منشأتك من زوارك التوقيع على بعض المستندات القانونية قبل أن يتمكنوا من الدخول.
يمكن أن تكون اتفاقية عدم إفشاء أو اتفاقية سرية أو بعض اتفاقيات الصحة والسلامة اعتماداً على عملك.
يمكنك تزويد المقاولين والزوار بهذه المستندات على واجهة تسجيل الدخول الخاصة بالجهاز أو الأجهزة اللوحية.
يمكن للأجهزة أيضاً التقاط التوقيع الرقمي للزائر واستخدامه لتوقيع المستندات ،وبعد ذلك تخزينها في قاعدة بيانات نظامك.
تسهيل الاستجابات للطوارئ
يتم إخطار جميع موظفيك عندما تكون هناك حالة طارئة ولكن ماذا عن الزوار؟
أثناء الاستجابات لحالات الطوارئ مثل الإخلاء ، يجب أن يكون لديك العدد الدقيق للموظفين لضمان سلامة الجميع.
إذا كان عليك العثور على كل زائر في مصنع كبير عن طريق مسح كتاب ورقي ضوئياً سيستغرق الأمر ساعات.
ومع ذلك باستخدام نظام إدارة الزوار فأنت تعرف بالفعل عدد الزائرين لديك ، ومكان تواجدهم وما إذا كانوا قد سجلوا الخروج بالفعل أم لا.
و باستخدام هذه المعلومات الفورية يمكن لفريق الطوارئ إخراج الجميع من المبنى بكفاءة في الوقت المناسب.
تعزيز الكفاءة
إن وجود نظام إلكتروني لإدارة الزوار لمنشآت التصنيع يحسن من كفاءة موظف الاستقبال (إذا كنت بحاجة إلى واحد!) وتسهيل عملك بشكل عام.
تسجيل الدخول السريع
باستخدام الجهاز اللوحي أو كشك تسجيل الدخول ،يمكن للزائر مسح هويته وإدخال جميع المعلومات في النظام تلقائياً.
لست بحاجة إلى شخص لكتابة التفاصيل يدوياً ! لديك جميع المعلومات المخزنة في قاعدة بيانات حتى تصبح العملية أسرع في المرة القادمة.
التسجيل المسبق
إذا كنت تتوقع زائراً فيمكنك إدخال معلوماته في النظام قبل وصوله.
بهذه الطريقة يسعد الضيف أن يمر بعملية تسجيل دخول لا تستغرق سوى بضع ثوانٍ!
اقرأ أيضاً نظام إدارة الزوار
كل هذه الميزات والفوائد التي تحدثنا عنها سابقاً يمكنك الحصول عليها و إدارة منشأتك بكل سهولة عن طريق نظام ادارة الزوار من شركة وقت البيانات.
تقدم لك شركة وقت البيانات في السعودية نظام إدارة الزوار للمنشآت الصناعية قابل للتخصيص بالكامل لأجهزة iPad أو أجهزة Android اللوحية ولوحة إدارية قوية قائمة على الويب.
من خلال نظام إدارة الزوار الموثوق به من شركة وقت البيانات يمكنك تبسيط عملية تسجيل وصول الزائرين والحفاظ على الحماية طوال الوقت.
لتعرف أكثر عن النظام وخدماته زوروا موقعنا
لطلب النظام من هنا
المصادر :