نظام إدارة الزوار هو عبارة عن برنامج يستخدم في إدارة الزوار في مختلف الأماكن مثل الشركات والمؤسسات والمدارس والجامعات والمتاحف والمعارض وغيرها.
وإن إدارة الزوار عملية حيوية في أي منشأة أو مؤسسة، ويجب أن يتم تسجيل ومتابعة جميع الأشخاص الذين يدخلون المنشأة.
ومع تزايد حجم الزيارات وتعقيد الإجراءات، يصبح تنظيم إدارة الزوار أمرًا صعبًا ومتعبًا للفرق الإدارية.
من هنا تأتي أهمية نظام إدارة الزوار الذي يساعد في تسهيل عملية تسجيل وإدارة الزوار، وتحسين تجربتهم وزيادة سلامة المنشأة.
في هذه المقالة سنتحدث عن نظام إدارة الزوار وفوائده المختلفة، وسنناقش كيف يعمل هذا النظام وما هي المزايا التي يوفرها للمؤسسات والشركات.
كما سنتناول بعض الشركات المتخصصة في تطوير هذه الأنظمة وكيف يمكن اختيار النظام المناسب لمنشأتك.
سواء كنت تدير فندقًا أو مكتبًا أو أي منشأة أخرى، فإن نظام إدارة الزوار يعد حلاً مثاليًا لتحسين إدارة الزوار وتبسيط الإجراءات.
وباستخدام هذا النظام يمكن للمؤسسات الحفاظ على سلامة مكان العمل وتحسين تجربة الزوار.
مما يساعد على تحسين الصورة العامة للمنشأة وزيادة عدد الزوار في المستقبل.
ما هو نظام إدارة الزوار ؟
نظام إدارة الزوار هو نظام يستخدم لتسجيل وتتبع الزوار الذين يزورون منشأة معينة، سواء كانت ذلك شركة أو مكتب أو أي مكان آخر.
يهدف هذا النظام إلى تحسين إدارة الزوار وتحسين تجربتهم، وتوفير بيئة عمل آمنة للجميع.
ويمكن للمنشأة استخدام هذه البيانات لتحسين إدارة الزوار وتحسين تجربتهم، ولتحليل أنماط الزوار وتحديد الأساليب الفعالة لجذب المزيد من الزوار.
يوفر نظام تسجيل الزوار العديد من المزايا للمؤسسات والشركات :
- يساعد في تحسين كفاءة العمل وتوفير الوقت.
- يحافظ على سلامة مكان العمل ويحميه من أي خطر يمكن أن ينشأ من الزوار غير المرغوب فيهم.
- تحليل البيانات وتحديد الاتجاهات والأنماط وتحريك العمل بشكل أكثر فعالية.
بشكل عام فإن نظام تسجيل الزوار يعد حلاً مثاليًا لتحسين إدارة الزوار وتحسين تجربتهم، مما يساعد على تحسين الصورة العامة للمنشأة وزيادة عدد الزوار في المستقبل.
نموذج تسجيل بيانات الزوار
إن نموذج تسجيل بيانات الزوار هو النموذج الذي يستخدمه الزوار لتسجيل بياناتهم عند زيارة منشأة معينة.
مثل شركة أو مكتب أو مستشفى أو فندق أو أي مكان آخر.
يتم استخدام هذا النموذج لتسجيل البيانات الأساسية للزائرين.
مثل الاسم ورقم الهاتف والبريد الإلكتروني والغرض من الزيارة والوقت المتوقع للزيارة ومدة الزيارة وغيرها من التفاصيل الضرورية.
ويختلف شكل نموذج تسجيل الزوار باختلاف المؤسسة أو المنشأة التي يتم استخدامها بها.
فبعض النماذج يمكن أن تكون بسيطة وتطلب فقط بيانات أساسية مثل الاسم ورقم الهاتف والبريد الإلكتروني.
في حين أن بعض النماذج الأخرى يمكن أن تكون أكثر تفصيلاً وتطلب معلومات إضافية مثل: الجنس وتاريخ الميلاد والعنوان والجنسية والمهنة وغيرها.
بشكل عام يتم استخدام نموذج تسجيل الزوار كأداة لتحسين إدارة الزوار وتحسين تجربتهم، ويتم تخزين البيانات المسجلة في قاعدة بيانات آمنة ومحمية.
ويمكن للمنشأة استخدام هذه البيانات لإدارة الزوار بشكل فعال وتحسين تجربتهم في المستقبل.
ميزات نظام إدارة الزوار
نظام إدارة الزوار يوفر العديد من الميزات والفوائد للمؤسسات والشركات ومن بين هذه الميزات :
- تحسين تجربة الزوار:
يساعد نظام إدارة الزوار على تحسين تجربة الزائرين وجعلها أكثر سلاسة وسهولة.
من خلال توفير إرشادات وخرائط لموقع العمل، وتسجيل الدخول بسهولة عبر iPad، وجعلهم يشعرون بأنهم مرحب بهم وأن الشركة تولي اهتمامًا كبيرًا لزيارتهم.
- حماية الزوار:
يحمي نظام إدارة الزوار الزائرين ويساعد على الحفاظ على سلامتهم وتوفير بيئة عمل آمنة، من خلال تسجيل الدخول والتحقق من هويتهم وتقديم الوثائق القانونية اللازمة.
- إدارة زوار الشاشة المسبقة:
يمكن لنظام إدارة الزوار حظر دعوات الزوار غير المرغوب فيهم وإخطار فريق العمل بشكل فوري.
مما يساعد على تحسين نوعية زوار المؤسسة وتحسين الأمن.
- استخدام التكنولوجيا الحديثة:
يستخدم نظام إدارة الزوار التكنولوجيا الحديثة مثل iPad وأنظمة الحاسوب الرقمية لتحسين تجربة الزوار وتسهيل عملية التسجيل والتحقق من الهوية، وتقليل الاعتماد على الأوراق والقلم.
- الحفاظ على التنظيم:
يساعد نظام إدارة الزوار على الحفاظ على التنظيم وتجنب الفوضى، من خلال تقليل الأوراق والبريد والطرود، وجعل المكاتب تبدو أكثر جاذبية وتنظيمًا
لتعرف أكثر على نظام إدارة الزوار من وقت البيانات اقرأ هنا .
خطوات برنامج تسجيل الزوار
- التسجيل اونلاين عبر موقع الفعالية.
- طباعة البادج الخاص بالزائر عبر موقع الفعالية.
- دخول الزائر ارض الفعالية وطباعة البادج الاصلي من خلال الباركود.
- دخول ورش العمل.
- طباعة شهادات الحضور لورش العمل.
- تقارير كاملة.
خدمات نظام إدارة الزوار من شركة وقت البيانات
شركة وقت البيانات لتقنية المعلومات من أفضل الشركات التقنية في المملكة السعودية، وتتميز بخدماتها ومنتجاتها المتنوعة وتقدم الحلو لاتقنية المبتكرة للمؤسسات والشركات .
من هذه الخدمات نظام إدارة الزوار للمنشآت، ونظام إدارة الزوار للمعارض والمؤتمرات.
سنبين في هذه الفقرة خدمات نظام إدارة الزوار من شركة وقت البيانات :
- تسجيل دخول مخصص:
يمكن إنشاء تدفقات تسجيل دخول مخصصة تتضمن أسئلة متعددة، تعتمد على غرض زيارة الضيف، مما يساعد على تحسين تجربة الزائر وتوفير الوقت والجهد.
- الإشعارات الفورية:
يوفر النظام إشعارات فورية للموظفين عند وصول الضيوف، مما يساعد على تحسين التنظيم وتوفير تجربة أفضل للضيوف.
- فحص الزائرين:
يحدد النظام المعايير التي يجب على الزائرين استيفاؤها لدخول الموقع، مما يساعد على الحفاظ على الأمان وتجنب الزوار غير المرغوب فيهم.
- التحليلات والتقارير:
يوفر النظام تقارير مفصلة عن حجم الزوار وأماكن وجودهم وغيرها من البيانات المهمة، مما يساعد على تحليل البيانات واتخاذ القرارات الأفضل.
- تسجيل الزوار:
يتيح النظام تسجيل الزوار الجدد وإضافتهم إلى قاعدة بيانات الزوار، ويساعد ذلك فريق العمل على تتبع زوارهم وتحسين تجربتهم المستقبلية.
- التقاط الصور:
يطلب النظام من الضيوف التقاط صورة لأنفسهم، مما يساعد على تحسين تجربة الضيف وتوفير الوقت والجهد لفريق العمل.
- توقيع الوثائق الرقمية:
يمكن للضيوف التوقيع على الوثائق الرقمية، مثل اتفاقيات عدم الإفصاح، عن طريق iPad أثناء عملية التسجيل، مما يساعد على تحسين الأمان والمصداقية.
- طباعة الشارات:
يمكن للنظام طباعة الشارات تلقائياً عند تسجيل دخول الزوار، مما يساعد على تحسين التنظيم وإنشاء شارات مخصصة للزوار الجدد.
- صفحه تسجيل Online :
- تمكن الزوار من التسجيل في الحدث عن طريق الإنترنت مع إرسال رسالة بريد إلكتروني إلى بريد الزائر لعملية التحقق , مع إمكانية تغيير خلفية صفحه التسجيل .
- تصميم badge بطريقة سهل جدا ومع امكانية متعددة وشريط ادوات متعدد الوظائف مع إمكانية تغيير خلفه badge وإضافة مجموعه من الخطوط وتغيير حجم Barcode أو qr code.
- خدمة إرسال الرسائل للبريد الإلكتروني مع إرفاق ملف لمجموعه زوار حسب حدث محدد معين أو ورشه محدده.
- ضم جميع الحقول ضمن إعدادات التحقق من الصحة وامكانية اختيار الحقول الإجبارية عند ادخال بيانات الزوار.
- تعدد منح الصلاحيات للمستخدم فهي شاملة لكل واجهات النظام من صلاحية الحذف أو التعديل أو الإضافة أو المشاهدة لكل واجهه في النظام و تحديد أنواع التقارير التي يمكن مشاهدتها للمستخدم.
- إصدار التقارير :
- إمكانية تصدير جميع التقارير إلى ملف اكسل أو طباعه التقرير.
- تقرير جميع الزوار المسجلين حسب التاريخ من إلى للحدث أو الكل مع عرض مخطط رسومي يوضح نسبه وعدد الزوار لكل يوم.
- استيراد بيانات الزوار من ملف الإكسل للحدث المحدد.
- تقرير زوار الورش حسب تحديد الورشة أو تحديد حدث أو تحديد التاريخ من إلى مع عرض مخطط رسومي يوضح عدد ونسبه زوار الورش أو للحدث.
- تقرير جميع الزوار حسب اختيار الحدث.
لطلب نظام إدارة الزوار يمكنكم الاتصال بنا في شركة وقت البيانات وطلب الخدمة من هنا
المصادر :