نظام إدارة الشقق الفندقية

يعد نظام إدارة الشقق الفندقية نظام مهم لأتمتة العمليات اليومية والمهام الإدارية جزءا مهما من تحقيق رضا العملاء لأنها تساعد في توفير خدمة موثوقة وعالية الجودة مرة تلو الأخرى.

الفندق عبارة عن منشئة معقدة يشمل أنشطة العديد من الأقسام ويجب تتبع كل عملية لهذا الغرض يستخدم أصحاب الفنادق أدوات مختلفة بما في ذلك جداول البيانات والنماذج الورقية وأنظمة إدارة الممتلكات الموحدة.

في هذه المقالة سنتحدث عن نظام إدارة الشقق الفندقية التي تتعامل مع الحجوزات وعمليات المكاتب الأمامية والخلفية وإدارة القنوات والمزيد

و ستتعرف على الوظائف الرئيسية ومقارنة المنتجات المتاحة من مختلف مقدمي الخدمات وستتلقى توصيات حول كيفية اختيار النظام الأنسب لأعمال الضيافة الخاصة بك.

نظام إدارة الشقق الفندقية
نظام إدارة الشقق الفندقية

ما هو نظام إدارة الشقق الفندقية؟

نظام إدارة الشقق الفندقية هو برنامج يسهل إدارة حجز الفندق والمهام الإدارية و تشمل الوظائف الأكثر أهمية عمليات مكتب الاستقبال والحجوزات وإدارة القنوات

والتدبير المنزلي وإدارة الأسعار والإشغال ومعالجة الدفع و على الرغم من أن البرنامج يتحكم في الغالب في الحجز والمعاملات المالية

إلا أنه قد يسمح لك بإدارة التدبير المنزلي وأداء إدارة الموارد البشرية أيضا و بشكل عام يسهل البرمجيات العمليات الرئيسية في الفندق المتعلقة بالعمليات الداخلية والخارجية.

لا تزال العديد من الفنادق تستخدم برنامج Excel أو تنسيق الورق والقلم أو البرامج القديمة التي لا يلبي أي منها احتياجات فندق القرن الحادي والعشرين

و قد يؤدي البرنامج القديم وظيفة واحدة فقط أو يتطلب وحدات إضافية أو يصعب تكامله مع برامج إدارة الفنادق الضرورية الأخرى

وبالتالي يبحث مالكو الفنادق عن حل شامل ومتكامل لإدارة جميع العمليات.

حاليا تستخدم أنظمة إدارة الممتلكات الفندقية من قبل سلاسل الفنادق الكبيرة وبيوت الشباب الصغيرة وكل شيء بينهما و باستخدام هذه الأنظمة

يمكن للفنادق معرفة حالة حجز الغرف والتحكم في الحجوزات ومع ذلك فإن وظائفهم لا تنتهي هنا و يمكن لأصحاب الفنادق عبر نظام إدارة الفندق إدارة عمليات المكاتب الخلفية وخدمات الأطعمة والمشروبات وتتبع معدلات إشغال الغرف.

اقرأ المزيد حول :اشتراطات الشقق المخدومة في السعودية

الوحدات الرئيسية لأنظمة إدارة الممتلكات

يجمع نظام إدارة الممتلكات الحديث بين بيئات عمل متعددة في برنامج واحد , اعتمادا على الموفر يمكن أن تختلف مجموعة الوحدات والوظائف

ويمكن أن تختلف وظيفة وحدة واحدة قليلا بالإضافة إلى ذلك يبيع بعض البائعين أنظمتهم في وحدات منفصلة يمكن دمجها مع أحد الحلول الحالية

التي يستخدمها الفندق و هنا هو الهيكل الأساسي لفندق PMS.

تشمل الوظائف الرئيسية لوحدة الحجز ما يلي:

  • حجوزات الغرف

يتحقق النظام من توافر الغرف وحالتها ويعرض الغرف المجانية عبر القنوات المختلفة ومحرك حجز الموقع.

كما تراقب هذه الوظيفة الحجوزات المزدوجة وتسمح بحجوزات المجموعات ثم يقوم بجدولة الحجوزات ويعرض معلومات حول الحجوزات الحالية والقادمة على لوحة القيادة.

  • تحصيل المدفوعات الإلكترونية

تحديد أنواع وفئات المدفوعات التي تتم معالجتها عبر هذه الوحدة و إدارة مخزون الغرف وتخصيصها.

مما يمنع الحجوزات الزائدة والازدواجية في الحجوزات وفي بعض البرامج تعد هذه الوظيفة جزءا من وحدة إدارة القناة.

  • رسائل البريد الإلكتروني للحجز

يرسل النظام تأكيدات إلى الضيوف بعد إتمام الحجز و في بعض أنظمة إدارة الأداء تعد هذه الوظيفة جزءاً من وحدة عمليات مكتب الاستقبال وحجز الأنشطة.

كما تسمح بعض البرامج للضيوف ليس فقط بحجز أماكن الإقامة ولكن أيضا الأنشطة باستخدام هذا النظام.

  • عمليات مكتب الاستقبال

تتيح وحدة المكتب الأمامي لمدير مكتب الاستقبال عرض حالة حجز الغرفة وتحديثها وتسجيل وصول الضيوف ومغادرتهم ومعالجة المدفوعات.

وعندما يصل الضيف إلى الفندق فإنه يريد تسجيل الوصول في أسرع وقت ممكن كما يعد الدعم من موظف الاستقبال أمراً مهماً للغاية في هذه الحالة.

لذلك يجب أن يتوفر لموظفي مكتب الاستقبال الوقت لمساعدة الضيف وتقدم بعض أنظمة إدارة الممتلكات التكامل في أكشاك تسجيل الوصول أو تسمح بتسجيل الوصول أو المغادرة.

عبر رمز الاستجابة السريعة و للحصول على فكرة أفضل عن أتمتة إجراءات الوصول ألق نظرة على كيفية قيام ماريوت وغيرها من الشركات بالاستفادة من الخدمات الذاتية الرقمية في السفر.

  • إدارة الغرف

إحدى القدرات التي توفرها هذه الوحدة هي إدارة الغرف باستخدام وحدة مكتب الاستقبال و يمكن لمدير المكتب الأمامي الوصول إلى حالة الغرفة ومعلومات محدثة حول جميع الحجوزات الحالية والقادمة.

وبمساعدة هذه الوحدة يجب تحديث حالة الغرفة بسرعة و تخصص وحدة مكتب الاستقبال الغرف تلقائيا وتسهل تغيير الغرفة.

كما تتضمن هذه الوحدة إدارة بطاقات المفاتيح الإلكترونية ومعالجة المدفوعات وإصدار الإيصالات للضيوف.

كما تتيح وحدة المكتب الأمامي للمستخدمين إجراء عمليات تدقيق ليلية وتدقيق المناوبات.

اقرأ المزيد حول :نظام الشقق السكنية والفندقية الافضل في السعودية

 

الوحدات الرئيسية لأنظمة إدارة الممتلكات
الوحدات الرئيسية لأنظمة إدارة الممتلكات

مميزات نظام إدارة الشقق الفندقية

هناك العديد من الميزات التي يمكن أن تقدمها أنظمة إدارة الشقق الفندقية:

  1. تطبيق مركزي لإدارة جميع عمليات الشقق الفندقية: تسهل الأنظمة العمل المركزي عبر تطبيق واحد لإدارة جميع عمليات الشقق الفندقية من حجوزات وتوافر وتسعير وتدبير وموظفين وإيرادات.
  2. إدارة المخزون ووحدات إدارة القنوات: لتوزيع قوائم التوافر على منصات الحجز المختلفة وإدارة الحجوزات المتلقاة منها.
  3. حجز مباشرة من موقع الشقق عبر الإنترنت: يتيح للضيوف الحجز مباشرة من موقعك وإكمال العملية بشكل كامل عبر الإنترنت.
  4. التسعير الديناميكي: تساعد الخوارزميات في تسعير الوحدات الفندقية بناء على بيانات تاريخية وأداء المنافسين.
  5. تخطيط وإدارة التدبير المنزلي: مع توزيع المهام بناءً على أولويات التدبير والصيانة.
  6. قواعد بيانات لبرامج الولاء: لجمع بيانات الضيوف وتخصيص عروض للعملاء المكررين.
  7. إنشاء تقارير متنوعة: مثل تقارير الشغور وتقارير إيرادات الغرفة المطلوبة.

لذلك تساعد أنظمة إدارة الشقق الفندقية في جعل عمليات الإدارة والمبيعات والتوافر والإيرادات والتدبير أكثر كفاءة وفاعلية وهي حاسمة لنمو عمل الشقق الفندقية.

 

لطلب النظام يمكنكم التواصل معنا في شركة وقت البيانات وطلب الخدمة

من هنا

المصادر :     Nazeel     dh-sa.com