نظام إدارة العضويات والاشتراكات للجمعيات هو برنامج يستخدم لإدارة عضوية واشتراكات الأعضاء في جمعية ما.
يساعد هذا النظام على تنظيم العمليات الإدارية المتعلقة بالعضوية والاشتراكات، ويتضمن مجموعة من الأدوات التي تسهل إدارة الأعضاء وتتيح الوصول السريع للمعلومات الخاصة بهم، في هذه المقالة سوف نتعرف أكثر على هذا النظام.
ما هو نظام إدارة العضويات والاشتراكات للجمعيات والمنظمات؟
يُشار إلى نظام إدارة العضويات والاشتراكات للجمعيات والمنظمات أيضاً باسم نظام إدارة المنتسبين، وهو أداة مهمة يجب مراعاتها لمنظمتك أو جمعيتك.
حيث تم تصميم نظام إدارة العضوية لمساعدتك على تبسيط كيفية التواصل مع أعضائك، بالإضافة إلى جمع المعلومات ونشرها للتسويق تجاه مجموعات عضوية محددة.
كما يسمح نظام إدارة العضوية القوي للأعضاء أيضاً بالتفاعل مع مؤسستك غير الربحية.
يمكننا القول أن نظام إدارة العضوية هو قاعدة بيانات تسمح لك بتخزين جميع المعلومات التي جمعتها عن أولئك الذين سبق لهم أن انضموا لمؤسستك.
كيف يتم التنظيم في نظام إدارة العضويات والاشتراكات للجمعيات والمنظمات؟
يمكن تنظيم نظام إدارة العضويات والاشتراكات للجمعيات والمنظمات بعدة طرق، ولكن عادة ما يتم تنظيمه بالطرق التالية:
- تسجيل الأعضاء: يتم تسجيل الأعضاء في قاعدة بيانات النظام، مما يسمح بإدارة معلوماتهم الشخصية وتحديثها.
- تتبع المدفوعات والاشتراكات: يتم تسجيل جميع المدفوعات والاشتراكات في النظام، بما في ذلك المستحقات المالية والمدفوعات الجديدة.
- إصدار الفواتير: يمكن للنظام إصدار فواتير تلقائية للأعضاء، والتي تتضمن تفاصيل المدفوعات والاشتراكات المستحقة عليهم.
- تحديث معلومات الأعضاء: يمكن للأعضاء تحديث معلوماتهم الشخصية والتواصل مع الجمعية، وذلك عن طريق النظام.
- توليد التقارير: يمكن للنظام توليد تقارير مختلفة تتعلق بالعضوية والاشتراكات، مثل تقارير المدفوعات والاشتراكات، وتقارير الأعضاء الجدد.
- الإشعارات والتنبيهات: يمكن للنظام إرسال إشعارات وتنبيهات تلقائية للأعضاء حول التحديثات والمستجدات المتعلقة بعضويتهم واشتراكاتهم.
باستخدام هذه الوظائف، يتم تنظيم عمليات العضوية والاشتراكات بشكل فعال في الجمعيات والمنظمات.
اقرأ أيضًا فوائد نظام إدارة العضوية للجمعيات
كيف يكون نظام إدارة العضوية مفيد للجمعيات والمنظمات؟
الفوائد التي تعود على المنظمة غير ربحية لا حصر لها تقريباً !
- يساعد برنامج إدارة العضوية في تبسيط المهام الإدارية المرتبطة بإدارة العضوية على الفور تقريباً. من خلال نظام متكامل ، يمكن للأعضاء إدارة حساباتهم الخاصة دون الحاجة إلى التحدث إلى الموظفين أو المتطوعين في مؤسستك.
- يمكن للأطراف المهتمة ببساطة تسجيل الدخول إلى موقع الويب الخاص بمؤسستك ، وملء النماذج الرقمية ، ودفع رسوم العضوية ، والبدء في الاستمتاع بمزايا العضوية على الفور.
- تتم مزامنة المعلومات من النماذج في قاعدة البيانات الخاصة بك. بالنسبة لأي شخص اضطر إلى قضاء ساعات في إدخال المعلومات يدوياً في جدول بيانات ، فهذه فائدة كبيرة!
- يساعدك برنامج إدارة العضوية أيضاً على تتبع جميع الأعضاء الداعمين لك ويسمح لك بقياس الأداء المستقبلي بناءً على تحليل البيانات التاريخي.
- يستمر الأعضاء في دعم مؤسستك لعدة سنوات لأن الناس يميلون إلى الشعور بالرضا عن كونهم جزءاً من مؤسسة يؤمنون بها.
- يوفر نظام إدارة العضوية أيضاً امتيازات للموظفين المسؤولين لإدارة العضويات من خلال السماح لهم بإرسال رسائل بريد إلكتروني واتصالات مجمعة ، وتقديم تذاكر أحداث الخدمة الذاتية ، وتوفير نظام آلي حيث يمكن للأعضاء إدارة حساباتهم الخاصة.
يمكن لهذا النظام أيضاً إرسال تذكيرات بالتجديد التلقائي لتخفيف عبء العمل عن موظفيك.
اقرأ أيضًا نظام إدارة العضوية للشركات
ما الذي يجب أن أبحث عنه في نظام إدارة العضويات والاشتراكات للجمعيات والمنظمات؟
عند البحث عن نظام إدارة العضويات والاشتراكات للجمعيات والمنظمات يجب البحث عن العناصر التالية:
- سهولة الاستخدام: يجب أن يكون النظام سهل الاستخدام ويسمح بتسجيل الأعضاء وإدارة المدفوعات والاشتراكات بسهولة ويسر.
- الأمان والخصوصية: يجب التأكد من أن النظام يحمي بيانات الأعضاء والمعلومات الحساسة بشكل جيد ويتوافق مع قوانين الخصوصية.
- التكامل مع الأنظمة الأخرى: التأكد من أن النظام يدعم التكامل مع أنظمة الدفع والمحاسبة والتسويق والتواصلالاجتماعي الأخرى التي تستخدمها المنظمة.
- دعم العملاء: يجب التأكد من أن النظام يقدم دعمًا فنيًا متاحًا ومحترفًا للمستخدمين والعملاء، ويمكنه حل المشاكل والاستفسارات بشكل فعال.
- إدارة المشتركين والدفعات: يجب التأكد من أن النظام يسمح بإدارة مختلف أنواع الاشتراكات والدفعات وإدارة الأمور المالية بشكل سهل ومريح.
- تقارير وإحصائيات: يجب أن يكون النظام قادرًا على توليد تقارير وإحصائيات مفصلة حول الأعضاء والاشتراكات والمدفوعات والأمور المالية الأخرى بشكل دوري وتلقائي.
- سهولة التخصيص: يجب أن يكون النظام قابلًا للتخصيص وتعديل الميزات والوظائف وفقاً لاحتياجات المنظمة.
- سعر معقول: يجب التأكد من أن النظام يناسب ميزانية المنظمة وأن الأسعار معقولة ومتناسبة مع المميزات والخدمات المقدمة.
- توافق النظام مع احتياجات المنظمة: يجب التأكد من أن النظام يتوافق مع احتياجات المنظمة بشكل عام ويساعد في تحقيق أهدافها.
- تقييم المستخدمين: يجب البحث عن تقييمات المستخدمين، وآراء المستخدمين السابقين للنظام لمعرفة مدى فعاليته وسهولة استخدامه ودعمه الفني.
باختيار نظام إدارة العضويات والاشتراكات المناسب، يمكن للجمعيات والمنظمات تحسين تجربة الأعضاء وتسهيل عمليات الإدارة والتواصل معهم، ويمكن أن يساهم في تحقيق أهداف المنظمة بشكل أفضل.
اقرأ أيضًا نظام العضويات والاشتراكات
مزايا نظام إدارة العضويات والاشتراكات للجمعيات والمنظمات
يتطلب الحصول على الأداة البرمجية المثالية بشكل عام استثماراً مالياً ووقتاُ من مؤسستك. على هذا النحو، دعنا نلقي نظرة على مزايا نظام إدارة العضويات، حتى تتمكن من تحديد ما إذا كان ذلك مناسباً لك.
توفير الوقت في العمليات الإدارية
يمكن أن تستغرق العمليات الإدارية خلف منظمة قائمة على العضوية وقتًاً طويلاً ، لا سيما إذا كانت تلك العمليات تتطلب منك استخدام برامج متعددة أو أداء مهام متكررة.
هذا هو المكان الذي يمكن أن يتدخل فيه النظام لجعل مهمة فريقك أسهل قليلاً.
تعزيز التسجيل والحضور للحدث
التسجيل على موقعك لا يسهّل على أعضائك عرض الأحداث والمناسبات والتسجيل فيها فحسب ، بل يسهل أيضاً زيادة الوعي بالأحداث القادمة.
في قسم تسجيل الأحداث في نظامك ، يمكنك السماح للأعضاء بالتسجيل في رسائل البريد الإلكتروني المتعلقة بالأحداث القادمة.
يمكنك أيضاً اختيار السماح لهم بتلقي تذكيرات بالأحداث التي أبدوا اهتماماً بها. وبمساعدة تذكيرات الحدث ، يمكنك زيادة فرص أعضائك في أن يصبحوا حاضرين للحدث.
تطوير تقارير وتحليلات دقيقة
سواء كانت مؤسستك غير ربحية أو تحاول الوصول إلى هذا الهدف ربع السنوي القادم .
فأنت على الأرجح تبحث دائماً عن طرق لتحسين مؤسستك ومع ذلك لإجراء التحسينات المناسبة ستحتاج إلى تحليل حالة مؤسستك بمرور الوقت.
في حين أن اتخاذ القرارات المستندة إلى البيانات يعد أمراً مثالياً إلا أن إنشاء التقارير وتحليل تلك التقارير يمكن أن يستغرق وقتاً طويلاً.
علاوة على ذلك عند تنفيذها في جداول بيانات هناك احتمال أن تحتوي هذه التقارير والتحليلات على أخطاء تؤدي إلى قرارات سيئة لمؤسستك.
احصل على عائد على استثمارك
من خلال تبسيط الجانب الإداري لإدارة مؤسستك للحصول على تقارير أفضل.
يجب أن يساعد نظام إدارة العضوية فريقك على توفير مقدار الوقت الذي تقضيه في إدارة مؤسستك وكما يقولون الوقت هو المال.
بالإضافة إلى ذلك يجب أن يعمل النظام على تحسين ما تقدمه مؤسستك مما قد يؤدي إلى زيادة تسجيل الأحداث لتسجيل العضوية.
سواء كانت مؤسستك غير هادفة للربح أو هادفة للربح ، فإن زيادة الأعضاء تعني المزيد من الأموال للعمل معها.
اقرأ أيضًا نظام إدارة العضويات والاشتراكات للجمعيات
تقدم لك شركة وقت البيانات في السعودية نظام إدارة العضويات المعروف، والذي يسمح لك بإنشاء العضويات والعمل مع وصول حصري متعدد المستويات للاعضاء.
لتعرف أكثر على نظام إدارة العضويات والاشتراكات والميزات التي تقدمها الشركة
لطلب النظام من هنا
المصادر: