نظام ادارة الزوار هو أداة مفيدة للمؤسسات في إدارة تدفق الزوار داخل وخارج مبانيها، ويتم استخدامها لتسجيل معلومات الزائرين، وتتبع مواعيدهم، وإصدار التصاريح اللازمة، وتنبيه الموظفين عند وصول الزوار.
يتم ذلك عادة من خلال استخدام نظام حاسوبي يعتمد على الإنترنت أو برامج مثبتة محلياً، ويعتبر هذا النوع من البرامج جزءاً من تقنية إدارة الأمن والسلامة في المؤسسات، حيث يساعد على تحسين استقبال الزوار وتحسين تجربتهم أثناء زيارتهم للمؤسسة.
في هذه المقالة سوف نتحدث عن نظام ادارة الزوار وأهميته و فوائده.
ماهو نظام ادارة الزوار؟
نظام إدارة الزوار هو عبارة عن نظام رقمي يستخدم لإدارة تدفق الزوار داخل وخارج المنشآت، وذلك عن طريق تسجيل وتتبع معلومات الزوار وتحديد هويتهم والغرض من زيارتهم والمناطق التي يمكنهم الوصول إليها داخل المنشأة.
يتضمن هذا النظام تسجيل معلومات الزائرين وتصويرهم، إضافة إلى تخزين هذه المعلومات في قاعدة بيانات رقمية.
ويساعد على تحسين تجربة الزائرين وجعلها أكثر أماناً وسهولة وفعالية، إذ يمنح المؤسسات القدرة على تحديد هوية الزوار وتحديد مصدرهم والغرض من زيارتهم.
ويوفر النظام ميزات إضافية مثل إصدار التصاريح والإشعارات للموظفين المعنيين بوصول الزوار.
كما يمكن استخدامه لتحسين الأمن والسلامة في المنشأة، وذلك عن طريق التحقق من صحة بيانات الزوار وتحديد الأشخاص المصرح لهم بالدخول والوصول إلى المناطق الحساسة داخل المنشأة.
اقرأ أيضًا مقدمة عن نظام الزوار للمنشآت
أهمية نظام ادارة الزوار
يعتبر نظام إدارة الزوار وسيلة فعالة لإدارة الزوار من وقت تسجيل الوصول في مؤسسة إلى وقت تسجيل المغادرة ويكمن في جوهر ضمان حصولهم على تجربة خالية من المتاعب.
يساعد وجود نظام ذكي لإدارة الزوار في توفير مساحة المكتب من خلال إلغاء متطلبات إعداد مكتب في نقاط الاستقبال والدخول ولديه خيار كشك الخدمة الذاتية ويمنح الإدارة حرية تجربة المساحات المكتبية المكتشفة حديثًا.
يمكن لأي شخص بضغطة زر تسجيل الوصول والمغادرة دون أي قلق.
في عالم سريع الخطى تديره التكنولوجيا، يجب إعادة تصور مساحات العمل وإعادة اكتشافها، وأيضاً يجب إدخال نظام إدارة ذكي للزوار إلى مساحة العمل بسبب المزايا العديدة التي يوفرها.
وهناك العديد من الشركات التي تقدم أنظمة إدارة الزوار و عليك الاختيار بينها حسب حاجتك واستخداماتك.
ويوجد عدة نظم إدارة الزوار المستخدمة في المملكة العربية السعودية، وتعتبر هذه الأنظمة أدوات مهمة وفعالة لإدارة الزوار وتحسين الأمن والسلامة في المنشآت.
ومن أهم الشركات في المملكة العربية السعودية تقدم برنامج ادارة الزوار، شركة وقت البيانات وهي من الشركات الرائدة في مجال التكنولوجيا وتطوير البرامج .
يمكنك التعرف أكثر على أنواع أنظمة الزوار من هنا
اقرأ ايضاً: فوائد نظام إدارة الزوار
لماذا تفضل المنشآت استخدام نظام ادارة الزوار؟
هناك عدة أسباب وراء رغبة المؤسسات في استخدام برامج إدارة الزوار:
- الأمان: يمكن أن يساعد برامج إدارة الزوار في تحسين الأمان من خلال السماح للمؤسسات بتتبع وتسجيل تحركات الزوار داخل مبانيها، و يمكن أن يكون هذا مفيداً بشكل خاص في المناطق الحساسة أو المرافق ذات الوصول المقيد.
- الكفاءة: يمكن لبرنامج إدارة الزوار تبسيط عملية إدارة الزوار من خلال أتمتة المهام مثل جدولة المواعيد وإصدار التصاريح، ويمكن أن يوفر هذا الوقت ويقلل من عبء العمل للموظفين الذين سيتعين عليهم معالجة طلبات الزوار يدوياً.
- الامتثال: يُطلب من بعض المنظمات الاحتفاظ بسجلات لمن يدخل ويخرج من مبانيها لأغراض الامتثال.
لذلك برنامج إدارة الزوار يمكن أن يساعد المؤسسات على تلبية هذه المتطلبات من خلال توفير سجل دقيق وقابل للتدقيق لنشاط الزائر. - خدمة العملاء: يمكن أن يساعد برامج إدارة الزوار المؤسسات على تقديم خدمة عملاء أفضل من خلال السماح لهم بجدولة المواعيد وتتبع حالة الزوار في الوقت الفعلي، وأيضاً يمكن أن يساعد ذلك في تقليل أوقات الانتظار وتحسين تجربة الزائر بشكل عام.
اقرأ أيضًا 8 طرق يساعد بها نظام إدارة زوار المؤسسات عملك على التوفير
فوائد نظام ادارة الزوار
يعمل نظام ادارة الزوار على تعزيز صورة المؤسسة للزوار وتعزيز الأمن وذلك بتوثيق الزيارات وأسماء الزوار مما يحقق صورة نمطية مميزة لمؤسستك.
من فوائد نظام ادارة زوار المنشآت:
- تسجيل معلومات الزائر بسرعة وبدقة: يتيح نظام إدارة الزوار تسجيل معلومات الزائر بسرعة ودقة، مما يساعد في تحديد هوية الزوار وتحديد مصدرهم والغرض من زيارتهم.
- توفير وقت الموظفين وزوار المؤسسة: حيث يتم تسجيل الزوار بسرعة ودقة، بدلاً من الاعتماد على عمليات تسجيل يدوية تستهلك الكثير من الوقت والجهد.
- تحسين تجربة الزوار : عن طريق تسجيلهم بسهولة وسرعة، وتوفير معلومات التواصل اللازمة للتواصل في المستقبل.
- تعزيز الأمن والحفاظ على السلامة : حيث يمكن للنظام تحديد الأشخاص المصرح لهم بالدخول إلى المنشأة، وتوفير تقارير الإخلاء في حالات الطوارئ، وتوثيق زيارات الزوار وتفاصيلها لتحسين الجهوزية والأمن في المنشأة.
- تحسين كفاءة الإدارة والتخطيط : يمكن للنظام توليد تقارير وإحصائيات دقيقة عن تدفق الزوار وتحليل البيانات، مما يساعد المؤسسات على تحسين إدارة الزوار وتخطيط وتحسين خطط الإدارة والتسويق والأمن والسلامة المستقبلية.
- حماية الخصوصية والسرية: حيث يمكن للنظام تحديد البيانات المطلوبة والمخزنة بشكل آمن وسري وفقاً للقوانين واللوائح المعمول بها.
- تحسين جودة الخدمات والإمكانيات المقدمة للزوار: وتحسين سمعة المؤسسة وزيادة مستوى الرضا لديهم، مما يساعد في جذب المزيد من الزوار والعملاء في المستقبل.
اقرأ أيضًا أفضل نظام إدارة الزائرين في الرياض
نظام ادارة الزوار الافضل في السعودية
و للحصول على نظام إدارة الزوار Visitor Flow مناسب لشركتك و أعمالك يمكنك التواصل مع شركة وقت البيانات
وطلب Visitor Flow واحصل على جميع المزايا والفوائد من هنا
المصادر :