هل تعلم أن مؤسستك يمكنها بالفعل إنفاق أقل على تكاليف العمالة من خلال الاستفادة من الميزات المختلفة التي يمكن أن يقدمها نظام إدارة زوار المؤسسات؟
من خلال نظام إدارة زوار المؤسسات يمكنك إدارة مكتبك الأمامي بكفاءة دون القلق بشأن انتظار طابور الزائر.
إذن ما هي الطرق المختلفة التي يمكن أن يفيد بها برنامج إدارة الزوار مؤسستك أو صناعتك أو عملك؟
تابع القراءة لترى كيف يمكن لنظام إدارة الزوار الحديث أن يساعدك في توفير المزيد دون التأثير على الكفاءة والإنتاجية.
طرق التوفير من خلال استخدام نظام إدارة زوار المؤسسات
انخفاض تكلفة العمالة مع تحسين أمن المبنى
في الماضي موظف مكتب الاستقبال يرحب بالزائرين الذين يدخلون مقر إقامتك، وعلى الرغم من بذل قصارى جهدهم إلا أن هناك أوقاتاً لا يزال فيها الزائرون ينتهي بهم الأمر في طابور بسبب الكتلة المفاجئة من الضيوف.
هذا يستلزم الحاجة إلى مساعدة استقبال إضافية لحضورهم.
اجعل مكتبك الأمامي أكثر كفاءة دون الحاجة إلى تخصيص ميزانية لموظف استقبال آخر ، فهذا يساعد عملك و مؤسستك على توفير المال على موظفين إضافيين.
قد لا يكون من الضروري الاستعانة بخدمات موظف استقبال آخر لهذا الغرض فقط باستخدام نظام إدارة الزوار، يمكنك ببساطة مطالبة الزائرين بتسجيل الدخول باستخدام جهاز iPad في مكتب الاستقبال.
وهكذا يمكن للزوار تسجيل أنفسهم بسهولة في إشعار يتم إرساله إلى الموظف الذي يستضيفهم.
ورق أقل، تكاليف أقل
يعد الاستثمار في نظام إدارة زوار المؤسسات الرقمي إحدى الخطوات الأولى في الوصول إلى مكتب بلا أوراق.
مما يؤدي إلى التخلص من أوراق تسجيل دخول الزائر و سجلاته، مما يقلل من تكاليف التوريد.
مساحة أقل للسجلات التقليدية و أوراق معلومات الزائر
نظام إدارة زوار المؤسسات ينقذك من فوضى دفاتر تسجيل الزائرين، والتأكد من الامتثال لخصوصية البيانات.
هل يمكنك تذكر الأيام التي احتجت فيها إلى حفظ دفاتر سجلات الزائرين بشكل صحيح في غرفة؟ فقط تخيل كومة من دفاتر السجلات، والأوراق التي تحتويها الغرفة.
والأهم من ذلك المخاطر المحتملة الحصول على المعلومات السرية إذا وقعت في الأيدي الخطأ بسبب سهولة الوصول إليها.
ألن يكون من الأفضل استخدام هذه المساحة القيمة كغرفة اجتماعات إضافية لفريقك؟
يعد تثبيت نظام إدارة زوار المؤسسات طريقة ذكية للتخلص من الفوضى مع توفير المساحة، وسيؤدي إلى مكتبك منظم وآمن دون القلق بشأن المساحة الإضافية حيث يتم تخزين معلومات تسجيل دخول الزائر “السرية”.
زيادة أمن الزائرين
باستخدام نظام إدارة الزائرين، يمكنك طباعة شارات الزائر للعملاء على الفور بالأسماء والصور، بالإضافة إلى ذلك لديك سجل زائر حتى تعرف دائماً من كان في مكتبك.
يعمل هذا على تحسين الأمان على الفور ويساعد على حمايتك من السرقة والمخاطر الأخرى المكلفة.
اقرأ ايضاً: فوائد نظام إدارة الزوار
وقت أقل في البحث عن السجلات و مزيد من الوقت في الإنتاج
لنكن صادقين في هذا اليوم وهذا العصر، فلا أحد لديه الوقت الكافي للجلوس وإدخال البيانات من كتاب زائر ورقي في جدول بيانات Excel.
لذلك مع نظام إدارة الزائرين يمكنك جعل البحث عن السجلات و إصدار التقارير أسهل لأنه يقوم بتخزين المعلومات في السحابة.
كما يساعدك في تحسين أمان عملك للحماية من السرقة والمخاطر المكلفة الأخرى، ويحتفظ النظام تلقائياً بمعلومات الزائر التي يتم تخزينها بشكل آمن في السحابة.
وهذا يسمح بتتبع الزائر بشكل سريع و مريح، مما يجعل النظام أحد أكثر التطبيقات المحببة من قبل موظف الاستقبال.
يقلل من تشتت انتباه مكتب الاستقبال مما يؤدي إلى زيادة إنتاجية مكان العمل
يقلل نظام إدارة زوار المؤسسات من الإلهاء و يعزز مكان عمل منتج بالنسبة لموظفيك في المؤسسة، وذلك من خلال مساعدة نظام إدارة الزوار موظفي الاستقبال في التركيز على عملهم دون تشتيت انتباههم.
فهو يساعد موظف الاستقبال الخاص بك حيث يمكن للأشخاص تسجيل الدخول بأنفسهم عبر نظام إدارة الزوار، وإخطار المضيفين على الفور.
مع تشتيت أقل، ينتج مكان عمل أكثر إنتاجية لعملك وزيادة كفاءة مؤسستك.
اقرأ المزيد حول: نظام إدارة زوار الفعاليات والمؤتمرات في السعودية
لا تفوت أي زائر مهم مرة أخرى
هناك لحظات تتوقع فيها زائراً ولكنك تجد نفسك عالقاً في حركة المرور أو تنشغل بحضور اجتماع مهم آخر ماذا تفعل؟ كيف تخبر هذا الشخص أنك متأخر أو لن تتمكن من مقابلته؟
سيرسل لك نظام إدارة الزوار إشعاراً فورياً عند وصول الزائر، مما يمنحك القدرة على الاستجابة وفقاً لذلك إذا كنت تتأخر عن الوقت.
يمكنك أيضاً إعادة توجيه إشعار تسليم البريد الإلكتروني إلى زميل في العمل حتى يمكن تنبيهه بسهولة إذا وصل الزائر الذي طال انتظاره.
وهكذا يمكنك الحفاظ على انطباع أول جيد لشركتك ، و ضمان تجربة إيجابية للزائر.
اقرأ المزيد حول: أفضل نظام إدارة الزائرين في الرياض
يزيل الفواتير غير النزيهة من بعض المقاولين
وأخيراً أنت كمدير مبنى، فأنت تعتمد بشدة على ما يقوله المقاولون عند استلام فواتيرهم، ولكن كيف تتأكد من عدد ساعات العمل في إصلاح مبنى معين أو مكتب.
إن نظام إدارة زوار المؤسسات هو نظام دقيق حيث يمكنه تسجيل الوقت تلقائياً عند وصول المقاول و عند مغادرته للمبنى.
وهكذا يساعدك نظام إدارة الزائرين على قياس مقدار الوقت الذي يقضونه في مشروع معين بشكل أفضل.
لذا ستلغي تكاليف المقاول غير الضرورية، ويمكن أن يوفر لك التحقق البسيط من الفاتورة.
افضل نظام إدارة زوار في السعودية
اطلب نظام إدارة زوار المؤسسات من شركة وقت البيانات
المصادر: rs4it.sa