في العصر الرقمي الحالي، تشكل المؤتمرات والفعاليات جزءًا أساسيًا من الحياة المهنية، ولضمان نجاح هذه الفعاليات، تحتاج إلى إدارة فعالة للزوار، وهنا يأتي دور برامج تسجيل زوار المؤتمرات كأداة رئيسية لتحسين تجربة الحضور وتنظيم الحدث بكفاءة.
تتيح هذه البرامج للمنظمين جمع معلومات الزوار بسهولة، مما يسهل التواصل الفعال معهم وتقديم تجربة مخصصة، ومع تطور التكنولوجيا، أصبحت أنظمة تسجيل الزوار أكثر ذكاءً وتكاملًا، مما يضمن تقديم خدمات ذات جودة عالية.
في هذ المقالة سوف نتعرف على برنامج تسجيل الزوار وأهم الخدمات التي يقدمها في المؤتمرات والفعاليات.
أهمية برنامج تسجيل زوار الفعاليات
يعتبر برنامج تسجيل زوار الفعاليات أداة حيوية للعديد من الأسباب التي تعزز من فعالية وأمان الفعاليات والمؤتمرات، ومن أبرز هذه الأسباب:
- تحسين تجربة الحضور: يساعد برنامج تسجيل الزوار في تبسيط عملية تسجيل الحضور وتسهيل دخولهم، مما يوفر تجربة سلسة ومريحة للزوار .
- تعزيز الأمان: يساهم النظام في تعزيز الأمان من خلال التحكم الدقيق في الوصول إلى الموقع، مما يضمن معرفة هوية كل من يدخل ويخرج من الفعالية .
- دعم العلامة التجارية: يساهم البرنامج في تقديم صورة احترافية للمنظمين، مما يعزز من سمعة العلامة التجارية لدى الزوار والشركاء .
- زيادة الكفاءة: يتيح النظام جمع المعلومات بسهولة وتوفير الوقت في عمليات التسجيل اليدوي، مما يؤدي إلى تحسين كفاءة إدارة الحدث بشكل عام .
- التوافق القانوني: يضمن البرنامج الامتثال للمتطلبات القانونية المتعلقة بحماية البيانات الشخصية للزوار، مما يحافظ على الثقة والمصداقية .
- تحليل البيانات: يوفر النظام بيانات قيمة يمكن تحليلها لتحسين الفعاليات المستقبلية وفهم أفضل لاحتياجات الزوار .
استخدام برامج تسجيل الزوار لا يعزز فقط من كفاءة الفعاليات بل يضمن أيضًا تقديم تجربة متميزة وآمنة لجميع المشاركين.
اقرأ أيضًا التكنولوجيا والابتكار في نظام الزوار للمنشآت
الخدمات الرئيسية التي يقدمها برنامج تسجيل زوار المؤتمرات
لوحة قيادة شاملة وسهلة الاستخدام
توفر لوحة المعلومات سهلة الاستخدام ضمن برنامج تسجيل زوار المؤتمر لموظفي الاستقبال نظرة عامة سريعة على المواعيد السابقة والقادمة لمساعدة موظفي الاستقبال ومديري الأمن على تنظيم يومهم.
كما يمكنهم رؤية عدد الزوار المتوقعين والذين تم تسجيل وصولهم والزوار المراد تسجيل المغادرة ويضمن وجود هذه المعلومات في متناول اليد عملية استقبال فعالة وتجربة سلسة للزائر.
في طريقة العرض وتسجيل الزوار يمكن لموظفي الاستقبال إنشاء بيانات الزائر وتغييرها وإضافتها وتعيين مجموعات محددة مسبقاً من التراخيص مثل الزائر المنتظم أو VIP.
كما تتيح مهمة التفويض المسبق هذه للزوار التحرك في جميع أنحاء المبنى بسهولة مع ضمان بقاء المناطق الحساسة محمية.
بفضل خيارات التكوين المرنة ضمن برنامج تسجيل زوار المؤتمر يمكن تعديل عرض الإعداد وفقاً للمتطلبات الفردية والاحتياجات القانونية مما يضمن إمكانية إضافة جميع البيانات والمعلومات الضرورية إلى ملف تعريف الزائر.
اقرأ أيضًا برنامج تسجيل زوار الفعالية
تسجيلات وصول الزائرين بسرعة وفعالية من خلال التسجيل المسبق عبر الويب
يمكن للموظفين تسجيل زائرهم مسبقاً عبر عرض المضيف المستند إلى الويب مما يضمن إبلاغ موظفي الاستقبال قبل أي زائر بعملية تسجيل سريعة وفعالة.
ويقوم الموظفون بإكمال وحفظ تفاصيل الزائر في النموذج المستند إلى الويب بحيث تكون البيانات متاحة بسهولة لموظف الاستقبال وعند اكتمال إدخال البيانات يمكن لموظف الاستقبال التركيز على أهم المهام لإكمال عملية تسجيل الزائر.
مثل توقيع المستندات والتقاط صورة لشارة زائر من خلال عملية تسجيل وصول مبسطة وسيستمتع الزائر بزيارة أكثر أماناً وأكثر إمتاعاً.
تقليل أوقات الانتظار في مكتب الاستقبال من خلال التسجيل الذاتي للزائر
رجال الأعمال المدعون يدخلون المكتب باستخدام كشك التسجيل الذاتي ويمكن للزائرين لأول مرة تسجيل الوصول بمجرد وصولهم وتقصير أوقات الاتصال والانتظار في مكتب الاستقبال.
كما تتيح واجهة المستخدم البديهية في الكشك للزوار إدخال بياناتهم يدوياً أو مسح جواز السفر أو البطاقة الشخصية وتتيح خيارات التكامل الإضافية للزائر التقاط صورة رقمية للحصول على شارة مؤقتة وتوقيع المستندات المطلوبة على لوحة التوقيع الرقمي.
ويمكن للزوار المتكررين استخدام خيار تسجيل الوصول السريع عن طريق إدخال معرف الزائر الخاص بهم كما يقوم الكشك بجمع البيانات لتلبية متطلبات الأمن والسلامة كوسيلة فعالة لتعزيز تجربة إدارة الزائر.
إدارة التخطيطات للمؤتمر بسهولة
تتيح لك وظيفة الرسم التخطيطي ضمن برنامج تسجيل زوار المؤتمر إنشاء تكوينات للغرفة بناءً على خصائص المساحة الخاصة بك ومتطلبات المؤتمر وتغييرات التخطيط بسيطة ودقيقة وفعالة.
كما يمكنك تصور المسافات وتدفق حركة السير على الأقدام بسهولة من خلال قياسات دقيقة وإجراء التعديلات حسب الحاجة.
بالإضافة إلى ذلك بنقرة واحدة يمكنك مراجعة أعداد كل عنصر يتم وضعه مقابل طلباتك وإنشاء طلبات جديدة حتى لاتتمكن من حجز مخزونك الإضافي شارك التخطيط النهائي مع مخططي الأحداث والعملاء واحفظ قوالب التخطيط لاستخدامها في المستقبل.
جدولة غرفة الاجتماعات أثناء التنقل
استخدم برنامج تسجيل زوار المؤتمر المستند إلى السحابة لحجز قاعة المؤتمرات من أي مكان وفي أي وقت عبر الهاتف المحمول حدد غرف المؤتمرات وحجزها في عدة طوابق في عدة مواقع وقم بإدارتها مركزياً من موقع.
واسمح للموظفين والمقاولين بمشاهدة غرف الاجتماعات وحجزها عن بُعد باستخدام تطبيق الموظف على الهاتف المحمول.
تنظيم الاجتماعات والمؤتمرات
خطط بسهولة لمؤتمرك أو اجتماع شركتك التالي عن طريق حجز غرفة الاجتماعات مسبقاً و ساعد المشاركين في العثور على مساحات للاجتماعات عن طريق تحميل خرائط غوغل.
حجز غرفة أو مكتب أو مكان لوقوف السيارات
يمكن للموظفين أو الزوار أو المستأجرين بسهولة حجز غرفة اجتماعات أو غرفة اجتماعات أو معمل أو منشأة مشتركة أخرى من أي مكان عبر الهاتف المحمول ويمكن التعرف على وقت توفر غرفة الاجتماعات وجدولتها للاجتماع الخاص بك.
إدارة غرفة الاجتماعات بكفاءة
متوسط الإشغال العالمي لقاعة المؤتمرات هو 30٪ فقط وفي الوقت نفسه ما يصل إلى 40٪ من الأشخاص الذين حجزوا قاعات المؤتمرات لا يحضرون أبداً.
تقوم ميزة الحجز التلقائي في برنامج تسجيل زوار المؤتمر بإعادة غرفة الاجتماعات إلى مجموعة المساحات المتاحة بعد عدد محدد من الدقائق التي يمكنك انت تحديدها.
اقرأ أيضًا نظام تسجيل الزوار في المؤتمرات في الرياض
مميزات نظام إدارة زوار المعارض والمؤتمرات من شركة وقت البيانات
- توافق واجهات النظام مع الأجهزة الذكية Ipad, iphone Tablet وانظمة التشغيل اندرويد و IOS.
- إمكانية تفعيل أكثر من حدث بنفس الوقت وعند طريق الصلاحيات يتم إسناد كل حدث لمستخدم , وتحديد الحدث الخاص بتسجيل الزوار Online.
- البحث المتعدد يمكن البحث بأكثر من حقل في كل شاشات النظام و ايضا يوجد بحث متقدم للبحث عن الزوار.
- تمكن الزوار من التسجيل في الحدث عن طريق الإنترنت مع إرسال رسالة بريد إلكتروني إلى بريد الزائر للتحقق مع إمكانية تغيير خلفية صفحه التسجيل.
- تصميم بادج بطريقة سهلة جدا ومع شريط ادوات متعدد الوظائف مع إمكانية تغيير خلفية البادج وإضافة مجموعه من الخطوط وتغيير حجم البادج وكل ذالك متوافق مع اجهزة الباركود.
- خدمة إرسال الرسائل للبريد الإلكتروني مع إرفاق ملف لمجموعة زوار حسب حدث محدد معين أو ورشه محددة.
- تعدد منح الصلاحيات للمستخدم فهي شاملة لكل واجهات النظام من صلاحية الحذف أو التعديل أو الإضافة أو المشاهدة لكل واجهه في النظام و تحديد أنواع التقارير التي يمكن مشاهدتها للمستخدم.
- تسجيل الزوار مع إمكانية التقاط صوره الزائر عن طريق Camera الجهاز وحفظها تلقائيا أو اختيار الصورة من الجهاز.
- صدير كل تقرير إلى ملف اكسل Excel مع المخططات الرسوم.
- إمكانية عمل النسخ الاحتياطي لقاعدة البيانات أو استيراد نسخه أخرى من خلال إعداد النظام.
- عرض التقارير بشكل مخطط رسومي ومع إمكانية التصدير إلى ملف إكسل كما يمكن مشاهده كل التقارير عن طريق أجهز الجوال (الهواتف الذكية).
- شاشة عرض عداد الزوار كل ورشة في الحدث.
- اصدار تقارير زوار الورش حسب الورشة أو حسب الحدث أو التاريخ المحدد مع عرض مخطط رسومي يوضح عدد ونسبه زوار الورش للحدث.
اقرأ أيضًا كل ماتريد معرفته عن نظام الزوار للمنشآت
الاتجاهات المستقبلية في تسجيل الزوار
تتجه أنظمة تسجيل الزوار نحو تطورات هامة تتماشى مع التقدم التكنولوجي وتحسين الكفاءة والأمان، ومن أبرز الاتجاهات المستقبلية في هذا المجال:
- التجارب الخالية من الاحتكاك واللمس: يتميز المستقبل بأنظمة تسجيل الزوار التي لا تتطلب أي اتصال جسدي، مثل استخدام تقنية التعرف على الوجه وبطاقات الهوية الرقمية، مما يقلل من مخاطر نقل العدوى ويزيد من سرعة التسجيل.
- التكامل مع الأنظمة الأمنية: يتم دمج أنظمة تسجيل الزوار مع تقنيات الأمان الأخرى، مثل كاميرات المراقبة وأنظمة الدخول الذكية، لتعزيز مستوى الأمان في المؤسسات
- تحليل البيانات الذكية: تستخدم الأنظمة المستقبلية لتحليل بيانات الزوار بشكل أكثر فعالية، مما يساعد في تحسين تجربة الزوار وتقديم تقارير دقيقة عن الحضور والتفاعل.
- استخدام الذكاء الاصطناعي: سيلعب الذكاء الاصطناعي دوراً أكبر في تحسين عمليات تسجيل الزوار، من خلال توقع احتياجات الزوار وتقديم تجارب مخصصة لكل فرد.
- تخصيص التجارب: تعمل الأنظمة على تقديم تجارب مخصصة للزوار، بناءً على تفضيلاتهم وسلوكياتهم السابقة، مما يزيد من رضا الزوار ويحسن من علاقات العملاء.
- الاستدامة والنظافة: تسعى الأنظمة الجديدة إلى أن تكون أكثر صديقة للبيئة عن طريق تقليل استخدام الورق والمخلفات، وأيضًا من خلال تحسين إجراءات النظافة والصحة في مواقع العمل.
هذه الاتجاهات تسعى إلى تحسين تجربة الزوار وجعل عملية التسجيل أكثر أمانًا وفعالية وكفاءة.
يعتبر برنامج تسجيل الزوار من شركة وقت البيانات حلاً مثالياً لتحسين إدارة زوار شركتك وتعزيز الأمان والكفاءة، مع واجهة مستخدم سهلة الاستخدام وميزات متقدمة، ستتمكن من تحسين تجربة الزوار وتسهيل العمليات اليومية.
ندعوكم لتجربة برنامجنا والاستفادة من مميزاته العديدة لتحسين سير العمل في مؤسستكم.
لا تترددوا في التواصل معنا لطلب عرض تجريبي مجاني أو للحصول على مزيد من المعلومات.
نحن هنا لدعمكم وتقديم الحلول التي تحتاجونها لضمان نجاح مؤسستكم.
اغتنموا الفرصة الآن وانضموا إلى قائمة عملائنا الراضين.
للبدء، يمكنكم زيارة موقعنا الإلكتروني أو الاتصال بفريق الدعم لدينا.
لطلب البرنامج يمكنكم التواصل معنا في شركة وقت البيانات وطلب الخدمة