فوائد نظام إدارة الزوار

كيف يمكن للشركات الاستفادة من نظام إدارة الزوار؟ في هذا المقال، سنتعرف على فوائد نظام إدارة الزوار وكيف يمكن للشركات الاستفادة القصوى من هذا الحل.

ونعرض ثماني فوائد رئيسية يوفرها نظام إدارة الزوار، مما يسهم في تحسين تجربة الزوار ويوفر لمدراء الأماكن وموظفي الاستقبال الأدوات اللازمة لتسهيل عمليات إدارة الزوار دون إضافة أعباء إضافية.

سنلقي أيضًا نظرة على كيفية اختيار النظام المناسب الذي يتناسب مع احتياجات الشركة دون التأثير على سير العمل اليومي. تابع القراءة لتتعرف أكثر على عالم نظام إدارة الزوار وكيف يمكن للشركات تحقيق فعالية أكبر في استقبال زوارها.

فوائد نظام إدارة الزوار

ماهو نظام إدارة الزوار؟

نظام إدارة الزوار هو نظام يستخدم لإدارة وتتبع حركة الزوار في المنشآت والمؤسسات، ويعمل على تسجيل بيانات الزوار وفحص هويتهم وتحديد حضورهم ومغادرتهم بشكل آمن.

ويساعد على توفير الوقت والجهد وتقليل الخطأ في إدارة بيانات الزوار، ويساعد على الامتثال للائحة العامة لحماية البيانات، وتحسين سير العمل في المنشأة وتحسين تجربة الزوار وزيادة الأمان والسلامة داخل المنشأة.

8 فوائد يوفرها نظام إدارة الزوار

تبدأ معظم عمليات إدارة الزائرين بمهمة واحدة بسيطة و هي تحسين الانطباع الأول المهم للغاية، ومع ذلك في هذا العصر يوفر التنظيم بين الأشخاص والتكنولوجيا مزايا أقوى مما تعتقد ويقدم الفوائد التالية:

  • تخلص من العمليات اليدوية وتحسين الكفاءة الرقمية.
  • يدعم موظفي مكتب الاستقبال لديك لتقديم خدمة عملاء أفضل.
  • تسيير عمل قابل للتخصيص بالكامل والنظام مصمم للتخصيص.
  • تعزيز السلامة في مكان العمل.
  • رفاهية الموظف.
  • انطباع أول رائع للزوار.
  • تقليل التكاليف.
  • تساعدك على البقاء ملتزماً والتعامل مع بيانات الزائرين بشكل صحيح.

دعونا نشرح هذه الفوائد بالتفصيل.

8 فوائد يوفرها نظام إدارة الزوار

التخلص من العمليات اليدوية وتحسين الكفاءة الرقمية

هل سبق لك أن واجهت مشكلة عدم علم مكتب الاستقبال بتغييرات الاجتماع وقائمة الزوار المحدثة؟

تتغير آلاف الاجتماعات واللقاءات من حيث الحجم والتاريخ والوقت ،ومع ذلك يمكن في بعض الأحيان التغاضي عن المهام.

لكن قد يؤدي أي تغيير في أوقات الاجتماعات أو اللقاءات إلى عدم قدرة مكتب الاستقبال على التعرف على الزوار.

يعتمد مفهوم الكفاءة الرقمية على إزالة العمليات اليدوية وأجزاء سير العمل التي تتطلب لمسات متعددة.

دعم موظفي مكتب الاستقبال لتقديم خدمة عملاء أفضل

يمكن تحسين خدمة العملاء في المنشأة عن طريق توفير الدعم اللازم لموظفي مكتب الاستقبال، وذلك عن طريق:

  1. تحسين نظام الإدارة.
  2. توفير الأدوات المساعدة.
  3. تحسين التواصل البشري.
  4. توفير التدريب اللازم.
  5. تحسين الكفاءة والإنتاجية.

تصميم نظام سير العمل القابل للتخصيص بالكامل بحيث يتم تخصيصه حسب الطلب

سواء كنت تريد أن يكون نظام إدارة الزوار الخاص بك ذا علامة تجارية كاملة أو تريد تخصيص سير عملك لأنواع مختلفة من الزوار، يمكن لنظام إدارة الزوار المتكامل أن:

  • يتكامل مع نظام حجز غرفة الاجتماعات، والتحكم في الوصول إلى المبنى، وحل تحديد الطريق.
  • تحديد المعلومات التي تريد وضعها على الشاشة: حركة المرور الحالية، والخريطة الرسمية، والاستطلاع، وغير ذلك الكثير.
  • يحمل شعار شركتك أو التصميم  أو اللون أو المظهر الخاص بك.

مما يجعل عملية دخول الزائرين وجدولة غرفة الاجتماعات وتسجيل الزائرين عملية بسيطة و رائعة.

تعزيز السلامة في مكان العمل بايتخدام نظام إدارة الزوار

أكد سيمون فينتون جارفيس وآني هود في ندوة عبر الإنترنت بعنوان “العودة إلى مكان العمل مع حلول التكنولوجيا المتصلة” على الحاجة إلى توصيل الأمان في مكان العمل لإعادة الأشخاص.

تعد أتمتة عملية تسجيل وصول الزائرين بإجراءات دون لمس جزءاً من السلامة في مكان العمل التي تجعلك تتعامل مع السلامة بجدية.

قم بإزالة الازدحام في منطقة الاستقبال باستخدام التكنولوجيا لتسجيل الزوار والمقاولين وحتى الموظفين مسبقاً يتم تسجيلهم قبل الوصول إلى مكتبك

تسجيل وصول الزائر بدون لمس باستخدام مستشعرات الحركة وتنشيط الصوت وفحص درجة الحرارة ومسح رمز الاستجابة السريعة.

انقل دور فريق الاستقبال إلى جهاز التحكم عن بعد.

تم تصميم مصادقة الزائر مع نظام إدارة الزوار لمراقبة القائمة السوداء للزائرين والتقاط صور الزائرين والتحقق من هويتهم.

مع نظام إدارة الزوار ،سيكون لديك نظرة ثاقبة في الوقت الفعلي حول سلامة المبنى.

حيث تقوم الخيارات بتخصيص أو استيعاب أي سياسة أمان للشركة، بدءاً من ترقية البطاقة إلى السماح أيضًا بالتحكم في وصول الزائر.

يعرف مدير المرافق الآن من قام بتسجيل الوصول ويتحكم في دخول الزائر.

السبب الذي يجعلنا نقترح أن يتكامل نظام إدارة الزائرين مع التحكم في الوصول الخاص بك، هو أن المؤسسات تحتاج إلى منح أذونات مختلفة لمستويات مختلفة من دخول الزائرين

رفاهية الموظف

يمكن لتقنيات مثل نظام إدارة الزوار أن تفيد رفاهية موظفيك من خلال توفير مكان عمل أكثر أماناً.

ترى ريكو دنمارك فوائد زيادة سلامة الموظفين والزوار، وهذا التحدي أكثر أهمية الآن من أي وقت مضى. قدم ريكو تكنولوجيا السلامة في مكان العمل في مكتبهم بالدنمارك.

وقدم مايكل نيلسن الرائد في شركة Ricoh في الدنمارك، نظام جدولة مكان العمل الذي يدير المسافات الآمنة، وحجز مكان العمل، وتنظيم الإدارة باستخدام تطبيق بسيط (مكتبي، ومحمول، وممكّن عبر الويب).

انطباع أول رائع للزوار

الانطباع الأول مهم! هل أعجب زوار موقعك بزيارة مكتبك؟ و هل تريدهم أن ييقولوا “واو هذه الشركة مختلفة حقًا”؟

الميزة الأخرى لنظام إدارة الزوار هي إثارة إعجاب زوارك، وترك صورة رائعة للشركة أو أياً يكن مكان عملك، ولكن كيف؟

  • الدعوة
    يرسل نظام إدارة الزوار دعوة ذات علامة تجارية تخبر الزائر بالمكان الذي سيذهب إليه، ويعرض شعارك وعلامتك التجارية للحصول على مظهر احترافي، ورمز الاستجابة السريعة لمسحه ضوئياً عند وصول الدعوة.
    يمكن للزوار إضافة التفاصيل إلى التقويم الخاص بهم بنقرة واحدة ، وتفاصيل الاتصال بالمضيف في متناول اليد.
  • تسجيل الوصول السريع مع التسجيل المسبق
    يمكن لنظام إدارة الزوار التسجيل المسبق للزوار، والتواصل مع الزوار قبل دخولهم إلى مكتبك أو شركتك أو فندقك.
    باستخدام رسائل البريد الإلكتروني التلقائية التي تحتوي على توجيهات إلى المكتب وكود QR الذي سيسجل وصول الزائر في غضون ثلاث ثوانٍ.

تخفيض التكلفة

يختلف كل عمل في التوازن الذي يريد المدراء تحقيقه بين تجربة أفضل وإدارة زوار أكثر كفاءة وخفض التكاليف، ومع ذلك كما هو الحال مع العديد من الأشياء ،فإنه وبعد الوباء تحول التركيز ،وتسارع الطلب على خدمات الاستقبال الافتراضية.

سواء كانت التكلفة أو الأمان أو حقيقة أن معظم المهام يمكن أن تتم تلقائياً، فإن المدخرات كبيرة مع عائد نموذجي على الاستثمار الذي يمكن تحقيقه في أقل من عام واحد.

المساعدة على البقاء ملتزماً والتعامل مع بيانات الزائرين بشكل صحيح

تتطلب العملية اليدوية لجمع البيانات وإدارتها ومسحها تقنيات وخبرات قد تؤدي إلى نقطة واحدة من الفشل، ويعد اعتماد نظام إدارة زائر بسيط خياراً أكثر حكمة لإدارة بيانات الزائر بشكل قانوني والبقاء ملتزماً.

 

كل هذه الميزات وغيرها توفرها لك شركة وقت البيانات في السعودية في نظام إدارة الزوار الأفضل

لطلب النظام  من هنا

المصادر:

Ricoh

ريكو دنمارك