نظام الفاتورة الإلكترونية السعودية

وتشتمل متطلبات الفاتورة الإلكترونية على العناصر التالية:

• توفر نظام إلكتروني لإصدار وحفظ الفواتير.
• تحتوي الفاتورة الإلكترونية على معلومات محددة بموجب اللائحة.
• أن يكون لدى المكلف طريقة للتحقق من هوية العميل المستلم للخدمة أو المنتج.
• يجب على المكلف تخزين الفواتير الإلكترونية لمدة 5 سنوات.
• يجب على المكلف تقديم الفاتورة الإلكترونية للعميل المستلم للخدمة أو المنتج قبل تاريخ تقديم الإقرار الضريبي.

علاوة على ذلك، يجب على المكلفين تحديث بياناتهم المالية والضريبية في النظام الإلكتروني للهيئة، وإبلاغهم بأي تغييرات في بياناتهم في غضون 20 يومًا من تاريخ التغيير.

ويهدف نظام الفاتورة الإلكترونية في السعودية إلى تسهيل وتحسين عملية إصدار الفواتير وتقليل الأخطاء والغش في الإعلان الضريبي، بالإضافة إلى تحسين جودة البيانات المالية والضريبية وإجراءات التدقيق.

تعتبر الفاتورة الإلكترونية بديلاً رقميًا عن الفاتورة الورقية التقليدية، حيث تتم إدارتها وتخزينها بشكل إلكتروني في النظام الذي يستخدمه المستخدم.

وتتميز الفاتورة الإلكترونية بعدة مزايا، مثل تقليل التكلفة والوقت المستغرق في إصدارها وتسليمها، وتحسين الكفاءة والدقة في عملية إدارة الفواتير والتقارير المالية.

وقد تبنت العديد من الدول حول العالم نظام الفاتورة الإلكترونية، وتعتبر بعض الدول أجبرت على استخدامها في بعض القطاعات التجارية والصناعية، حيث يتم تنظيم استخدامها بموجب القوانين واللوائح الخاصة بالضرائب والمالية.

اقرأ أيضًا: أفضل نظام لإصدار الفواتير الإلكترونية للشركات الصغيرة

• تحديد المعلومات الضرورية: يتم تحديد معلومات الشركة المصدرة للفاتورة، ومعلومات العميل الذي يتم إصدار الفاتورة له، وتفاصيل البيع أو الخدمة المقدمة، مثل الكمية والسعر والضريبة.

• إنشاء الفاتورة: يتم إنشاء الفاتورة باستخدام برنامج خاص بذلك، والذي يقوم بإنشاء الفاتورة بشكل تلقائي بناءً على المعلومات المدخلة.
• توقيع الفاتورة الإلكترونية: يتم توقيع الفاتورة الإلكترونية بواسطة شهادة رقمية تثبت صحة المعلومات الموجودة في الفاتورة.
• إرسال الفاتورة: يتم إرسال الفاتورة الإلكترونية إلى العميل عبر البريد الإلكتروني أو عبر منصة إلكترونية خاصة بإصدار الفواتير.

يجب الإشارة إلى أن الفاتورة الإلكترونية تختلف عن الفاتورة الورقية التقليدية في أنها تحتاج إلى توفير شهادات رقمية وتحمل توقيعاً إلكترونيًا.

وللتأكد من صحة المعلومات الموجودة فيها، كما أنها غالبًا ما تتضمن تفاصيل أكثر وتحتوي على رمز الاستجابة السريعة QR code الذي يمكن مسحه للحصول على معلومات إضافية.

اقرأ أيضًا ماهي أنظمة الدفع الالكتروني POS؟

وفقًا لتفاصيل المبادرة، فإن الدعم المقدم للشركات يبلغ 50% من تكلفة تحويل نظام الفواتير إلى الفواتير الإلكترونية، مع حد أقصى للدعم يصل إلى 15,000 ريال سعودي للشركات الصغيرة والمتوسطة، وذلك للحد الأقصى لعدد 3 شهور من الفواتير.

ويجب الإشارة إلى أنه يتم تقديم الدعم المالي للشركات من خلال التعاون مع مزودي خدمات الفواتير الإلكترونية المعتمدين من قبل هيئة الزكاة والدخل، والتي يتم الإعلان عنها على الموقع الإلكتروني للهيئة.

اقرأ أيضًا نظام الكاشير وربطه مع الفاتورة الإلكترونية (فاتورة)

• توفير معلومات الشركة المصدرة للفاتورة، مثل الاسم التجاري، والعنوان، ورقم التسجيل الضريبي.
• توفير معلومات العميل المستلم للفاتورة، مثل الاسم، والعنوان، ورقم الهوية.
• وجود تفاصيل البيع أو الخدمة المقدمة، مثل الكمية، والسعر، والضريبة.
• وجود توقيع رقمي صالح وشهادة رقمية تثبت صحة المعلومات الموجودة في الفاتورة.
• الامتثال للتشريعات المعمول بها فيما يتعلق بالضرائب والمالية.

يجب التحقق دائماً من التشريعات المعمول بها في بلدك وفي صناعتك للتأكد من الامتثال لجميع الشروط المطلوبة لإصدار الفواتير الإلكترونية.

• التسجيل في منصة الفوترة الإلكترونية: يجب على الشركات التسجيل في إحدى المنصات الإلكترونية المعتمدة من قبل هيئة الزكاة والدخل، والتي تشمل بعض المنصات المحلية والعالمية مثل “فاتورتي” و “مرحباً”.

• إعداد نظام الفواتير الإلكترونية: يتم إعداد نظام الفواتير الإلكترونية من خلال تحديد المعلومات الضرورية للفوترة، مثل المعلومات الخاصة بالشركة والعميل، والمعلومات المتعلقة بالمبيعات أو الخدمات المقدمة.

• إصدار الفاتورة الإلكترونية: يتم إصدار الفاتورة الإلكترونية من خلال نظام الفواتير الإلكترونية، وتحتوي الفاتورة على جميع المعلومات الضرورية.
• توقيع الفاتورة الإلكترونية: يتم توقيع الفاتورة الإلكترونية بشهادة رقمية تثبت صحة المعلومات الموجودة في الفاتورة.
• إرسال الفاتورة الإلكترونية إلى العميل: يتم إرسال الفاتورة الإلكترونية إلى العميل عبر البريد الإلكتروني أو عبر منصة إلكترونية خاصة بإصدار الفواتير.
• متابعة الفواتير الإلكترونية: يجب على الشركات متابعة حالة الفواتير الإلكترونية المرسلة والمستلمة، والتحقق من قبول العميل للفاتورة ودفع المبلغ المستحق.

يجب الإشارة إلى أنه في السعودية، تتوفر خدمات تدريبية للشركات للتعرف على كيفية تطبيق الفوترة الإلكترونية، بالإضافة إلى اعتماد الهيئة لعدد من المزودين المعتمدين لخدمات الفواتير الإلكترونية.

اقرأ أيضًا: خدمة الفاتورة الالكترونية في جدة

• تحديد متطلبات الفوترة الإلكترونية: يجب على المنشأة تحديد المتطلبات الخاصة بنظام الفوترة الإلكترونية، مثل المعلومات المطلوبة لإصدار الفواتير وتصميم الفاتورة وطريقة إدخال البيانات.

• اختيار الحلول المناسبة: يجب على المنشأة اختيار الحلول المناسبة لتطبيق الفوترة الإلكترونية، والتي تشمل منصات الفوترة الإلكترونية وأنظمة الفوترة الإلكترونية المختلفة المتاحة في السوق.

• تحديد الجدول الزمني: يجب على المنشأة تحديد الجدول الزمني اللازم لتطبيق الفوترة الإلكترونية، وذلك بالتنسيق مع مزود الحلول المختار.
• إعداد النظام الخاص بالفوترة الإلكترونية: يتم في هذه المرحلة إعداد النظام الإلكتروني الذي يتم من خلاله إصدار الفواتير الإلكترونية، والتأكد من توافر جميع المعلومات اللازمة لإنشاء الفواتير.

•  التدريب والتعليم: يجب على المنشأة تدريب الموظفين على استخدام نظام الفوترة الإلكترونية والتأكد من فهمهم لكيفية إصدار الفواتير الإلكترونية وتحميلها وتوقيعها الإلكتروني.

• اختبار النظام: يتم في هذه المرحلة إجراء اختبارات للنظام الخاص بالفوترة الإلكترونية، وذلك للتأكد من أنه يعمل بشكل صحيح وفقًا للمتطلبات المحددة.
•  تطبيق الفوترة الإلكترونية: بعد الانتهاء من جميع المراحل السابقة، يمكن للمنشأة البدء في تطبيق الفوترة الإلكترونية وإرسال الفواتير الإلكترونية للعملاء.

يجب على المنشآت الالتزام بالمتطلبات والتوجيهات الصادرة عن الجهات المختصة في البلد الخاص بها، والتي تحدد الإجراءات اللازمة لتطبيق الفوترة الإلكترونية بطريقة صحيحة وفعالة.