بسبب إقبال المراجعين والزوار خلال ساعات اليوم إلى المنشآت أصبحت عملية إدارة الزوار مهمة جداً، وتشكل تحدياً كبيراً للمنشآت، وأصبحت الحاجة إلى نظام إدارة الزوار للمنشآت ضرورياً.
حيث تعد عملية إدارة الزوار أمراً حيوياً لضمان مكان العمل آمن ومتوافق مع تقديم تجربة رائعة لكل شخص في الموقع.
ومع ذلك فإن العملية التقليدية لإدارة وتتبع الزائرين التي تعتمد على جمع بيانات الزوار وتخزينها يدوياً من خلال سجلات تسجيل دخول الزائر الورقية يمكن أن تعرض الشركات لخطر محتمل مع فقدان الكفاءة والإنتاجية .
هذا ما جعل المنشآت تهتم بعملية إدارة دخولهم و خروجهم و خاصة بسبب تزايد الاحتياج للاحتفاظ بسجلات وحركات الزوار والمراجعين والمحافظة على الصحة العامة.
ماهي أنظمة إدارة الزوار للمنشآت؟
أنظمة إدارة الزوار هي أدوات تساعد المؤسسات على إنشاء أو تنفيذ سياسات إدارة الزوار الخاصة بهم.
نظراً لأن الشركات تدرك قيمة إدارة الزوار، فإن العديد منهم يقومون بالترقية من ورقة تسجيل الدخول الورقية والقلم إلى نظام إدارة زوار رقمي يمكن أن يساعدهم في فعل الكثير.
حيث يعمل النظام على تسجيل كل المعلومات وجمع البيانات الشخصية لكل من يدخل إلى المبنى أو المتجر أو المنشأة الخاصة بك.
كذلك يسمح النظام بعملية التسجيل المسبق للزوار المتوقع وصولهم لتظهر لدى موظف الاستقبال أو البوابات .
وهكذا تكون السجلات كاملة لكل عمليات الدخول والزيارات حسب اسم الزائر أو حسب اسم الموظف المستضيف.
و إن نظام إدارة الزوار من وقت البيانات يعمل على جميع المتصفحات و الأجهزة اللوحية والكمبيوتر والجوال .
المميزات التي يقدمها نظام إدارة الزوار للمنشآت لضمان سرعة و دقة الإنجاز
هناك العديد من أنظمة الزوار في السوق ولكن المميزات والخدمات التي يقدمها نظام إدارة الزوار من وقت البيانات رائعة و مميزة وتخدم عملك.
نحن في وقت البيانات نقدم نظاماً متكاملاً لإدارة الزوار وإصداراً محسّناً إضافياً حسب طلبك، ويوفر تكوينات إضافية لمتطلبات الأمان المتزايدة.
بعض من مميزات برنامج إدارة الزوار للمنشآت Visitor Flow:
- نظام إدارة الزوار المحسن من وقت البيانات.
- التسجيل المسبق والتحقق من خلفية الزائرين المعتمدين مسبقاً مع إمكانات التدقيق.
- شهادة صحية للامتثال للوائح COVID.
- فحوصات الهوية التي تشمل فحوصات المواطنة والجنسية المعتمدة مسبقاً.
- نظام قابل للتطوير من مواقع فردية إلى إعدادات متعددة المواقع ومساحات مكتبية مشتركة.
- تطبيق تسجيل الوصول بالخدمة الذاتية عبر الجهاز اللوحي أو الكشك.
- رسائل بريد إلكتروني مخصصة لتأكيد الزائر توفر الوصول وتفاصيل تسجيل الوصول.
- إشعارات الوصول الفورية للزوار.
- مقاييس وبيانات إدارة الزائر الحية والدقيقة.
- التحكم في الوصول لتقييد الوصول إلى مناطق ومباني محددة.
- إدارة التحكم في الموقع.
أسباب استخدام برنامج إدارة الزوار للمنشآت
توجد مجموعة من الأسباب التي تجعلك تسارع في الاستثمار في نظام برنامج إدارة الزوار:
- تبسيط العمليات اليدوية المرهقة.
- خفض التكاليف.
- اكتساب رؤية أفضل لنشاط الزائرين.
- تلبية متطلبات السلامة.
- إدارة مواقع متعددة.
- سهولة وسرعة في الإنجاز.
- دعم فني متواصل على مدار الساعة.
اقرأ المزيد حول: مقدمة عن نظام الزوار للمنشآت
فوائد نظام إدارة الزوار للمنشآت الالكتروني Visitor Flow من شركة وقت البيانات
شركة وقت البيانات تقدم نظام إدارة الزوار للمنشآت Visitor Flow الذي يعمل على تتبع أنشطة الزائرين في الوقت الفعلي ويعمل على تعزيز أمان موظفيك و مرافقك ومنتجاتك .
لذلك سواء كانت منشأتك صغيرة أو كبيرة فنظام إدارة الزوار Visitor Flow يساعدك على المحافظة على تقدم العمليات ضمن منشأتك.
- تبسيط تسجيل الدخول: تم استبدل أوراق تسجيل الدخول الورقية بعمليات أكثر أمانًا وانسيابية.
- إدارة مكان العمل: مراقبة وإدارة تدفقات الأشخاص في مكان العمل وتتبع أنواع الزوار الذين يدخلون المباني الخاصة بك.
- الوقت والحضور: مراقبة الوقت والحضور بسهولة والحفاظ على تجربة إيجابية للعملاء.
- شارات هوية زائر: التعرف بسهولة على الضيوف باستخدام شارات هوية رقمية وقابلة للطباعة للزوار.
- إدارة مواقع متعددة: سواء إدارة مرنة للمكان أو مواقع انترنت متعددة.
- الامتثال: يضمن الامتثال من خلال عرض اتفاقيات عدم الإفشاء والإخلاء بالحريق.
اقرأ المزيد حول: فوائد نظام الزوار للمنشآت
كيف يمكن أن تساعد إدارة الزوار للمنشآت الرقمية منشأتك؟
اجعل الانطباع الأول أفضل
قم بالترقية من الورق والقلم الذي يمكن التنبؤ به وانتقل إلى النظام الرقمي مع تسجيل الدخول الذي يعمل على تحديث مكتبك الأمامي.
وأيضاً حافظ على الردهة خالية من الفوضى حيث تكون المكاتب أكثر جاذبية عندما تبدو الردهة في أفضل حالاتها.
دع برنامج إدارة الزوار يساعدك في إبقاء مكان الاستقبال خالياً من الأوراق والبريد والطرود.
تبسيط الأمن عبر مؤسستك
مكتب الاستقبال في مكان عملك هو خط الدفاع الأول ضد الدخلاء، حيث يحمي الأشخاص والممتلكات والأفكار ، حتى تتمكن من الترحيب بالناس في الموقع بثقة.
عليك أن تكون مستعد بشكل استباقي لكل زيارة، وأيضاً عليك الاحتفاظ تلقائياً بسجل زائر محدث مع استكمال معلومات الاتصال الخاصة بكل ضيف والمضيف وسبب الزيارة.
قم بدعوة الضيوف المصرح لهم فقط أبلغ عن الزائرين غير المرغوب فيهم مبكراً وقلل المسؤولية عن طريق مطالبة المسؤولين بالموافقة على الدعوات قبل إرسالها.
اطلب من الزائرين التوقيع على المستندات، وتحميل صورة من بطاقات الهوية الخاصة بهم للتحقق منها، واستكمال الاستبيانات قبل القدوم إلى الموقع.
تلبية متطلبات الامتثال في مكان العمل الخاص بك
تلبية احتياجات الامتثال المعقدة هناك الكثير للتركيز عليه عندما تعمل للبقاء ملتزماً.
تتبع إشغال مكان العمل بدقة
يمكنك التقاط جميع المعلومات التي تحتاجها وتخزينها بأمان لدعم الامتثال في كل موقع من مواقع العمل
الاحتفاظ بسجلات مفصلة للزوار
أثناء قيام الضيوف بتسجيل الدخول يتم تخزين معلوماتهم رقميًا في سجل في الوقت الفعلي للزائرين السابقين والحاليين والقادمين.
اقرأ ايضاً: افضل نظام ادارة الزوار في السعودية
احمِ معلومات الزائر
قم بحماية خصوصية الزائر من خلال السماح فقط للمسؤولين المعينين بعرض بيانات الزائر وإدارتها، كن على استعداد لعمليات التدقيق دون عناء.
اعرض سجلات الزوار على المستوى العالمي والموقع، وقم بتصدير التقارير تلقائيًا وفقًا لجدول زمني محدد.
اجعل يوم عملك أكثر كفاءة
يقوم نظام إدارة الزوار بأتمتة إدارة المكاتب اليومية ، حتى تتمكن من العمل على الأمور المهمة.
برنامج إدارة الزوار للمنشآت Visitor Flow من وقت البيانات مختلف لأنه:
- الأفضل: بصفته الرائد في إدارة الزائرين في المملكة العربية السعودية .
- مرن وقابل للتطوير: نظام إدارة الزوار من وقت البيانات ملتزم بتوفير الحلول التي تناسب مكان عملك، لذا سواء كان لديك مكتب واحد أو مؤسسة كبيرة ، فإن نظام إدارة الزوار يدعم احتياجاتك.
أفضل نظام إدارة الزوار للمنشآت Visitor Flow في الرياض
لطلب Visitor Flow تواصل معنا من هنا