نظام تسجيل الزوار هو نظام يستخدم لتسهيل تجربة الزائرين وتبسيطها في المؤسسات والشركات والمنشآت المختلفة، ويعمل على تحسين جودة الخدمات التي يتلقاها الزوار وتعزيز تجربتهم العامة.
يعتمد هذا النظام عادة على تكنولوجيا الحوسبة السحابية، والتي تسمح للمؤسسات بتخزين ومشاركة البيانات والمعلومات بسهولة وفعالية.
يتميز نظام إدارة الزوار بالسهولة والسرعة في الاستخدام، ويمكن للموظفين والزوار استخدامه بدون أي تدريب أو مهارات فنية سابقة.
كما يمكن تخصيصه وفقًا لاحتياجات المؤسسة أو الشركة المستخدمة، ويوفر النظام تقارير شاملة وتحليلات مفصلة عن زيارات الزوار وتفاعلاتهم مع المؤسسة.
سوف نتعرف في هذه المقالة على كيفية عمل نظام تسجيل الزوار، وكيف يعمل على تحسين تجربة المستخدم .
كيف يعمل نظام تسجيل الزوار على تحسين تجربة الزوار؟
- يقلل أوقات الانتظار من خلال التسجيل المسبق المبسط وتسجيل الدخول الآلي عبر كشك الخدمة الذاتية .
- جدولة الزوار ودعوتهم مباشرةً من تقويم Outlook لموظفيك .
- يعمل على تخصيص أسئلة الفحص وفقًا لاحتياجات الأمان الخاصة بك و اجعل تسجيل الوصول قصيرًا وبسيطًا أو اطلب موافقات وعمليات فحص إضافية
- أتمتة وفرض الامتثال لعمليات تكامل وصول الزائر والتسجيل عبر جميع المواقع .
بشكل عام يعمل نظام تسجيل الزوار على تحسين تجربة الزوار بشكل عام وتحسين عملية الإدارة والتنظيم في المؤسسات والشركات.
مما يساعد في تقديم خدمات أفضل للزوار وتحسين العلاقات بين المؤسسة والزوار.
مميزات نظام تسجيل الزوار من شركة وقت البيانات
شركة وقت البيانات من الشركات البرمجية الرائدة في السعودية تعمل على تقديم أفضل الخدمات و المنتجات للسوق السعودي.
ونظام تسجيل الزوار هو أحد الخدمات التي تقدمها و تعمل على تطويره بشكل مستمر ليناسب جميع المؤسسات والمنشآت، وجميع الفعاليات .
لنتعرف على مميزات نظام إدارة الزوار من وقت البيانات:
يدعم نظام تسجيل الزوار تجربة زائر كاملة
- التسجيل المسبق وتسجيل الوصول: دعوة الزوار وتسجيلهم والموافقة عليهم في بوابة الخدمة الذاتية وأتمتة تسجيلات وصول الزائرين عبر الأكشاك.
- قوائم المراقبة: تحقق من الزائرين مقابل قوائم المراقبة الداخلية وقم بالفصل مسبقًا.
- الإخطارات والتنبيهات: قم بإخطار المضيفين عند تسجيل الوصول ، والمغادرة ، والمزيد عبر رسالة نصية قصيرة SMS أو بريد إلكتروني.
- تدفقات عمل قابلة للتخصيص: تتطلب الفحوصات الصحية والبيانات المحددة من قبل المستخدم أثناء تسجيل الوصول.
- تكامل الوصول: تزويد الزائرين مباشرة بأنظمة التحكم في الوصول المادي للوصول المبسط.
- إدارة الدليل: استيراد معلومات المستخدم تلقائيًا وإعداد تسجيل الدخول الموحد باستخدام موفري الهوية مثلAzure AD و Okta.
- إعداد التقارير في الوقت الفعلي: تعرف على عدد الزوار الموجودين في المنشأة وقم بالإبلاغ عن تفاصيل الزيارة وأنشطة الاستضافة.
- مصمم الشارة الأصلي: تصميم وطباعة بطاقات هوية الزائر المحترفة والملصقات.
يدعم نظام إدارة الزوار الفحص الصحي للزوار والموظفين
استخدم نظام إدارة الزوار لإدارة سلامة مكان العمل للزوار والموظفين بشكل فعال أثناء الجائحة وما بعدها، قم بفحص الزائرين والموظفين بأسئلة صحية يومية، وقم بالإبلاغ عن إشغال المنشأة .
تعد الفحوصات الصحية من أفضل الممارسات الحديثة، ولكن هناك العديد من الممارسات الأخرى التي تم تناولها في هذه المقالة لتحسين تجربة الزائر بشكل عام .
التخطيط المسبق مع لوحات معلومات الزائر
تساعد لوحات المعلومات المضمنة المرافق والاستقبال وخطة الأمان في أوقات الانشغال التي تتطلب المزيد من الموظفين.
مثل المجموعات الكبيرة أو الضيوف المهمين، وتوفر رؤى مفيدة للتعامل بشكل صحيح مع احتياجات الأمن المادي المتغيرة.
كيفية تعزيز سلامة الموظفين من خلال إدارة الزوار
في بداية الوباء (كورونا) تم التحديث السريع لأنظمة إدارة الزائرين الخاصة من خلال سياسات الزائرين الجديدة وتدفقات العمل وفحوصات فحص الصحة ولوحات معلومات الامتثال، و أغلب الشركات أصبح فيها عمل مختلط عن بعد ومن المكتب .
نهج الأمن والسلامة في مكان العمل آخذ في التغيير
الآن أماكن العمل مختلفة يعمل المزيد من الموظفين عن بُعد أكثر من أي وقت مضى بينما عاد البعض إلى المكتب، ولقد ظهر تحول أساسي، ويتطلب مكان العمل الجديد الرشاقة والمرونة والأمان .
يتمثل أحد أكبر التحديات في بيئة العمل المختلطة في إدارة الوصول وأمان مكان العمل للجميع بشكل فعال، و تقع على عاتق الشركات مسؤولية كبيرة للحفاظ على سلامة الموظفين وضمان اتباع الإجراءات.
في الوقت نفسه يريد المسؤولون التنفيذيون التأكد من أن العمليات تظل متوافقة مع القواعد واللوائح المتغيرة بسرعة، وكل ذلك مع توفير جو ترحيبي وداعم.
تساعد أنظمة إدارة الزوار في الحفاظ على سلامة الموظفين
هناك نهج متقارب للأمن المادي والإلكتروني في كيفية التعامل مع الموظفين والزوار، ويمكن استخدام أنظمة إدارة الزوار المنتشرة بالفعل في أماكن العمل لدعمها.
لقد تم تكييف سياسات نظام إدارة الزوار لضمان سلامة الموظفين وأمن مكان العمل، وبأدنى جهد.
حيث قاموا بتقييد الزيارات إلى مواقع محددة، وتحديد الموظفين الذين لديهم تفويض لتقديم طلب زائر ، وتنفيذ مهام سير عمل الموافقة الإضافية.
اقرأ أيضاً نظام ادارة الزوار للفعاليات والمعارض والمؤتمرات.
فيما يلي أفضل ثلاث ممارسات يجب مراعاتها عند استخدام نظام إدارة الزوار، من أجل سلامة الموظفين وأمن مكان العمل:
- فحص الموظفين يومياً مع أسئلة العافية
تعد القدرة على إنشاء استبيانات مخصصة ميزة مهمة ضرورية للحفاظ على السلامة، وهي مدمجة في نظام إدارة الزوار.
سترغب في جمع أنواع المعلومات المتعلقة بالصحة، بما في ذلك التعرض لـ COVID-19، وهذا يساعد الشركات على البقاء في حالة امتثال للوائح مرنة وسريعة التغير.
من الضروري أن تتمتع بالمرونة الكاملة في تحديد المعايير التي يجب أن يستوفيها الموظفون قبل السماح لهم بالدخول إلى مكان العمل.
باستخدام نظام إدارة الزوار يمكن للموظفين إكمال الفحص مقدمًا أو عند وصولهم.
- نشر تسجيل الوصول بدون لمس باستخدام رموز QR
عند الانتهاء من أسئلة الفحص والعافية (وبافتراض الموافقة عليها) يحتاج الموظفون إلى تسجيل الوصول عند وصولهم إلى المكتب.
يسمح نظام إدارة الزوار للشركات بنشر نهج بدون لمس باستخدام رموز QR، وهو يشبه إلى حد كبير تسجيل وصول الزائر بدون لمس.
حيث يحتاج الموظف إلى تقديم رمز الاستجابة السريعة في كشك الاستقبال ومسحها ضوئيًا بكل بساطة.
- تقرير عن تحليلات الإشغال وتتبع جهات الاتصال
يعد إعداد التقارير من أفضل الممارسات الأساسية الأخرى من أجل عودة الموظفين بشكل آمن إلى العمل.
ويجب أن يوفر نظام إدارة الزوار القوي البيانات التي تساعدك على إدارة إشغال المبنى مع عرض كامل لمن هم في المكتب، ومدة الوقت، والقدرة الإجمالية من لحظة إلى أخرى.
تتعقب لوحة تحليلات مدير الزائر في نظام إدارة الزوار إشغال مكان العمل والقدرة الإجمالية.
يتكامل نظام إدارة الزوار مع العديد من أنظمة التحكم في الوصول المادي لتوفير مقاييس دخول وخروج موحدة وبيانات تتبع جهات الاتصال وتقارير لكل من الموظفين والزوار.
تساعد هذه الميزات في تصور الأوقات الأكثر ازدحامًا والإبلاغ عن البيانات اللازمة لتتبع جهات الاتصال وتلبية الامتثال للتدقيق في حالة الإصابة.
لقد وضحنا لك أهم المميزات لبرنامج إدارة الزوار، ولتعرف أكثر على برنامج إدارة الزوار للمنشآت، أو برنامج إدارة زوار المعارض والمؤتمرات يمكنك زيارة موقع شركة وقت البيانات .
وللحفاظ على أمن و سلامة شركتك و موظفيك سارع في الحصول على نظام تسجيل الزوار من شركة وقت البيانات
اقرأ أيضاً نظام إدارة الزوار .
لطلب الخدمة تواصل معنا
المصادر :