هناك العديد من العناصر المهمة التي يجب مراعاتها عند التخطيط لفعالية ما من تحديد المكان إلى إنهاء المتحدثين ومحتوى جدول الأعمال،
وغالباً ما يغفل منظمو الحدث عن شريان الحياة للحدث وهو برنامج تسجيل زوار الفعاليات.
تسجيل زوار الفعاليات أحد أكثر مراحل التخطيط للفعالية استهلاكاً للوقت وتحتاج الى عمل دقيق، و إذا فشل المنظم في إيلاء اهتمام وثيق لتذاكر الحدث وتسجيله فقد يجد الحاضرين انطباع سيئ عن الحدث الخاص بك منذ البداية.
مميزات نظام تسجيل زوار الفعاليات في السعودية
تسجيل زوار الفعاليات هو نظام يستخدم لتسجيل وتتبع حضور الأشخاص في الفعاليات. و
فيما يلي بعض المميزات التي يجب أن يتوفر في نظام تسجيل زوار الفعاليات في السعودية:
- سهولة الاستخدام: يجب أن يكون النظام سهل الاستخدام لكلا المنظمين والزوار، مع واجهة بسيطة ومرنة.
- تسجيل سريع: يجب أن يكون بإمكان المشاركين تسجيل حضورهم بسرعة وبدقة عالية، سواء عبر قراءة رمز الاستجابة السريعة (QR code) أو بإدخال بياناتهم.
- دقة المعلومات: يجب أن يحتوي النظام على حقول مطلوبة لتسجيل معلومات دقيقة عن كل زائر، مثل اسمه، رقم هاتفه، عنوانه، وغيرها من التفاصيل المطلوبة.
- إشعارات فورية: يجب أن يتمكن النظام من إرسال إشعارات فورية للمشاركين بتأكيد تسجيل حضورهم، سواء عبر البريد الإلكتروني أو رسائل نصية.
- تتبع الحضور: يجب أن يوفر النظام ميزة تتبع حضور الزوار والمشاركين في الفعالية، مما يساعد في تحليل بيانات الحضور وقياس نجاح الفعالية.
- حفظ المعلومات بأمان: يجب أن يتم حفظ جميع المعلومات التي تم جمعها بشكل آمن وسري، مع اتخاذ التدابير اللازمة لحماية خصوصية المشاركين.
- تخصيص وتخصيص: يجب أن يسمح النظام للمشاركين بإضافة مزايا إضافية، مثل طباعة بطاقات دخول خاصة بهم أو إرفاق صور شخصية.
- تقارير وإحصائيات: يجب أن يقدم النظام تقارير وإحصائيات مفصلة عن الحضور والمشاركة في الفعالية.
- تكلفة البرنامج أو التطبيق. قد تتراوح من بضع مئات الريالات للحلول البسيطة إلى آلاف الريالات للحلول المتكاملة.
- تكلفة الأجهزة مثل آلات طباعة البطاقات وقراءات الباركود وشاشات اللمس. وقد تتراوح من 300 إلى 3000 ريال.
- تكلفة الصيانة والدعم الفني. يمكن أن تكون إما رسوم ثابتة سنوية أو رسوم اشتراك شهرية.
- تكلفة التركيب والتكييف، إذا اشتمل النظام على أجهزة أو معدات خاصة.
- تكلفة خدمات الاستضافة إذا كان البرنامج استضافته عبر الإنترنت.
وبشكل عام، فإن أنظمة تسجيل الزوار الأكثر تقدمًا وتعقيدًا ستكون أكثر تكلفة. ولكن يمكن الحصول على الحلول الأساسية مقابل أقل سعر.
اقرأ أيضًا حلول تقنية مبتكرة لتسجيل زوار الفعاليات
أهمية نظام تسجيل زوار في تنظيم جدول فعاليات قطاع المعارض والمؤتمرات
لطلب برنامج تسجيل زوار الفعاليات يمكنك الأتصال معنا في شركة وقت البيانات وطلب الخدمة من هنا
المصادر: rs4it.sa